Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Segona part

En aquesta segona part ens ocuparem de les característiques específiques dels fons d’empresa. Aquests fons s’han de sotmetre, com tots els fons d’organitzacions, al criteri del principi de procedència. La seva especificitat no deriva dels innombrables canvis que hi ha hagut històricament en les organitzacions (també existents en els departaments de l’Administració) sinó de les tipologies documentals.

 Aquestes tipologies documentals es poden contemplar des del criteri d’en Michel Roberge (documents de gestió, documents d’explotació) que ja fa uns anys va dissenyar, o bé des del criteri de la gestió empresarial (òrgans de presa de decisió, alta direcció, funció tècnica i funció administrativa). No existeix cap grup a Espanya d’arxivers d’empresa, per a la posada en comú de problemes o el disseny d’un programa de normalització. Tot i així hi hagut diferents iniciatives entre les que podem ressaltar les més properes com el grup de treball del Col·legi de Bibliotecaris i Documentalistes, o el que recentment s’ha creat en l’Associació d’Arxivers i Gestors Documentals de Catalunya. També s’han organitzat jornades i congressos en aquest sentit com el celebrat a la tardor del 2010 en Tarragona o el postgrau que s’ha iniciat aquest octubre en la Universitat de Barcelona.

 Quant a la conservació dels documents, els arxius d’empresa se solen situar en zones industrials amb un alt grau de degradació mediambiental i han d’afrontar els elevats costos que suposen els processos de desinfecció, conservació i restauració.

 Els arxius d’empresa són els que pateixen la destrucció no reglada de documents. A més de la destrucció per ignorància o falta de sensibilitat, comunes a altres arxius, s’afegeix l’efecte dels conflictes. Són molt pocs els arxius d’empresa que conserven documentació des del segle XIX. Històricament, el component social de la unitat de producció a Espanya ha viscut èpoques de forta proletarització que derivava en radicalismes i com a conseqüència en la destrucció dels fons documentals. Almenys en dos moments, podem constatar la destrucció d’arxius d’empresa en Espanya: amb la revolució de 1934 i amb la guerra civil de 1936.

 L’empresa és un entorn on no existeixen arxivers professionals. Un costum arrelat en l’empresa espanyola ha estat destinar al lloc d’arxiver a empleats interns amb un cert grau d’experiència en pràctiques administratives i formació cultural. Això ha provocat, amb la millor intenció, la posada en pràctica de solucions errònies o inadequades en l’organització arxivística dels fons. Per contra, ha estat l’única manera de conservar fons documentals que, d’altra forma, haurien estat destruïts. Són excepcionals les empreses que en la seva relació de llocs de treball inclouen el d’arxivers.

 El desenvolupament de la labor professional de l’arxiver d’empresa és una tasca solitària i  aïllada, donada la inexistència de grups de contacte on exposar problemes comuns. L’intercanvi d’experiències es limita al nivell dels contactes personals. Cal constatar que, tradicionalment, l’arxiver a Espanya només era considerat si era arxiver d’organisme públic i per oposició. Encara avui, aquesta desproporció es projecta en totes les associacions professionals. A més, ha d’afrontar la falta de consideració interna del servei d’arxiu quant a dotació humana i pressupostos, al creure des de l’empresa que no està implicat directament en la producció. No obstant això, és l’únic departament de l’empresa que aporta una perspectiva completa del sistema de producció i de tota   l’organització, i també, no ho podem oblidar, de la seva evolució històrica com empresa i de les seves relacions amb el seu entorn.

 Respecte al lloc de l’Arxiu dintre de l’organigrama, l’empresa pot considerar a l’Arxiu des de dos punts de vista: l’administratiu, com instrument de racionalització de la informació i de l’espai; i el cultural, com instrument de mecenatge cultural o “màrqueting amb causa”. Cada cop més es tendeix a dissenyar sistemes informatius amplis i globals, on és tendeix a incloure a l’Arxiu i a fer que aquests sistemes siguin estratègics. Altres serveis que s’inclouen són els centres de documentació, els serveis d’estudis, les fundacions, l’obra social etc. El perill és perdre l’especificitat en el conjunt de tota la informació tècnica especialitzada i de la ciència amplíssima de la Documentació.

 La revaloració del patrimoni industrial és un dels camins per aconseguir inserir la gestió documental en les empreses. En els últims anys, se succeeixen les aportacions i experiències per a mediatitzar el patrimoni industrial, entès com restes d’una cultura industrial. Com exemple d’això són les activitats desenvolupades per diversos grups. En aquest context, cal incloure la necessitat que el patrimoni documental sigui considerat patrimoni industrial, com testimoniatge d’una determinada organització de la societat. De la mà d’aquestes iniciatives, alguns arxius d’empresa s’estan recuperant, per a integrar-se en les rutes de turisme industrial i participar en activitats museístiques. Els esforços per a aquesta divulgació corresponen a l’arxiver d’empresa.

 La inexistència d’una legislació i normativa respecte als arxius d’empresa. Les lleis nacionals i autonòmiques en matèria d’arxius inclouen als arxius d’empresa en la categoria, més àmplia, d’arxius privats. A més, donada la gran varietat de tipus documentals de diversos àmbits (fiscal, laboral, mèdic, etc.), l’arxiver d’empresa ha d’acudir a normes molt diferents, alhora que ha de tenir una sòlida formació en legislació mercantil i fiscal.

 Les condicions d’accés les marca cada empresa sense atendre a criteris professionals ni objectius, on hi ha llacunes evidents segons els tipus documentals (expedients personals, documentació tècnica) provocant els dubtes de l’arxiver davant de determinades consultes. En aquest sentit, les empreses poden optar per articular una normativa d’accés  que reculli les excepcions en compliment de la llei, quedant així preservat el dret de l’empresa sobre la documentació privada (accés lliure amb autorització prèvia) o poden optar per un bloqueig total a la investigació.

La inexistència d’un sistema d’arxius en les empreses és un fet que dificulta l’accés de l’arxiver i la constatació de la situació en la que es troba la documentació d’aquests fons. En general, sol haver una manca de coordinació entre els arxius de les oficines, l’arxiu central i l’arxiu històric. L’empresa respecte a l’arxiu sol considerar que la seva funció finalitza quan es preserva la memòria corporativa, però la producció documental segueix realitzant-se i tot forma part del mateix procés. En els arxius d’oficina, se solen posar en pràctica solucions avantguardistes d’emmagatzematge d’imatges i work-flow, però totalment descoordinades d’allò que hauria de ser el sistema d’arxius i per tant sense criteris arxivístics. Ha de ser tasca de l’arxiver la implantació d’una política de transferències regulars de documentació des de les oficines, com primer pas per a un funcionament en xarxa. Però per al manteniment d’un arxiu intermedi es necessita espai i personal i això és encara una aposta que no totes les empreses estan disposades assumir.

Arxius d’empresa: els arxius oblidats? Primera part

Blog, Facebook i ara Twitter

Fa temps que el Grup d’Arxivers de Lleida es va incorporar al món de la web 2.0 i de les xarxes socials, primer amb el blog i un temps després obrint un perfil al Facebook . Ara ens em introduit en el món del microblogging de twitter.

Des de que varem inicial el nostre projecte de ser una finestra dels arxius lleidatans hem buscat la manera de diversificar com podem estar connectats amb tots aquells que estan interessats amb la nostra tasca, millorar la comunicació del grup i facilitar l’intercanvi d’informació i coneixement entre els arxivers de les Terres de Ponent i de tot arreu.

Si voleu descobrir el nostre Twitter i fer-vos seguidors ens podeu buscar pel nostre nom d’usuari: @arxiverslleida

Ens retrobem a la xarxa!

https://twitter.com/arxiverslleida

Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Primera part

Fins fa poc per l’Arxivística els arxius d’empresa formaven part dels arxius patrimonials en el conjunt de fons dels diferents arxius històrics. No és fins els últims temps en els que els arxius administratius, centrals i intermedis han aconseguit ocupar el lloc que els hi correspon en el sistema d’arxius.

Actualment han afegit a la seva imatge tradicional d’arxiu històric, la de ser un instrument important en la gestió dels documents i de la informació dins de la pròpia entitat. És una eina important per a la gestió de la informació interna i externa de l’empresa o organisme, i sobre tot és l’àrea de l’empresa capaç de gestionar el coneixement que es genera en la resta.

L’arxiu d’empresa comparteix amb la resta d’arxius les raons de la seva existència i les funcions, però és en el si de l’empresa on la bona gestió documental suposa una ajuda important en la presa de decisions ja que posa en disposició immediatament els documents principals, aquells que recullen els drets i les obligacions de l’organització.

Si mirem a d’altres països veiem que hi ha tres grans tipus d’arxius d’empreses:

1.- Arxius creats i mantinguts per les empreses que el generen, siguin publiques o privades, en uns casos com arxius històrics dipositaris de la memòria de l’organització i en altres com a un component més del seu Sistema  de Gestió Documental, participant així en els actius de l’empresa, aportant benefici i valor afegit (investigació, màrqueting, gestió documental, gestió de la informació, generació de coneixement).

 2.- Arxius inclosos com a fons documentals en els centres públics a nivell local, regional i nacional que han estat incorporats mitjançant la compra, el llegat, la donació, el dipòsit, etc. Són fons documentals tancats bé perquè les empreses  que els generaren ja no existeixen o bé han patit una transformació tal en el seu àmbit de negoci que ens permet considerar tancat una secció del fons i el seu interès cultural i testimonial és evident.

3.- Arxius gestionats per empreses alienes proveïdores d’aquests serveis. L’arxiu passa a ser el reflex de l’òrgan productor assumint la seva complexitat.

 Els arxius d’empresa tenen una sèrie de característiques pròpies que els diferencien dels de les administracions públiques:

1.- L’estructura empresarial, que és diferent en cada país, en el nostre més de la meitat no tenen cap assalariat i només un 2% te un número igual o superior a 20 empleats. Un terç es dedica a activitats comercials i casi la meitat a serveis, repartint-se la resta entre la indústria i la construcció.

El món empresarial en Espanya es caracteritza per la seva inestabilitat amb una ratio del 10% de disolució anual amb la conseqüent desaparició de la seva documentació.

 2.- La normativa que les regula en tots els seus àmbits de negoci, en la seva producció documental, sobre el caràcter de patrimoni històric dels fons generats, i la pròpia normativa interna de la que es doten per la seva gestió.

 3.- La singularitat de cada una de les empreses i per tant dels seus arxius, la qual cosa ha contribuit a la seva marginalitat. Cada empresa és única per la seva història, la seva organització interna, les seves funcions i les activitats que els hi són pròpies. Gran part de la seva complexitat prové de la mateixa naturalesa de l’empresa com a subjecte històric, subjecte econòmic i subjecte social, una espècie de microcosmos en que es produeixen més interrelacions que en les administracions i més complexes.

Les funcions de l’arxiu d’empresa són probatòries, però, sobre tot, informatives i en la majoria dels casos estratègiques ja que contribueixem a la presa de decisions, predominant  la rendibilitat sobre altra qualsevol consideració.

L’arxiu d’empresa no ha estat protegit per cap legislació específica que determini la seva creació i manteniment. Les disposicions en matèria d’arxius d’empreses es troben implícites a les normes generals que hi ha sobre arxius i patrimoni documental.

I són un element més, junt amb la biblioteca i el centre de documentació dins del Sistema d’informació en qualsevol organització. L’arxiu és una de les divisions logístiques que té com a tasca essencial el proporcionar serveis imprescindibles per la consecució dels objectius estructurals i estratègics de l’empresa.

Això no respon a la realitat de la majoria de les empreses del nostre País, ja que generalment l’arxiu no és considerat una font d’informació estratègica i per tant no es dota de recursos humans ni de recusos materials suficients. El sistema de gestió de la informació no es dissenya com estratègic o simplement no es dissenya, no es dota d’infraestructura suficient a l’arxiu i per tant existeixen problemes endèmics d’espai que provoca la destrucció indiscriminada de documentació al no existir una planificació de l’avaluació i la selecció documental.

Coia Escoda (Escoda, 1995) ens assenyala com a elements externs que podrien potenciar la implantació de la gestió documental en les empreses i la conservació dels seus fons, per una banda el pes de la història total, la influència de les noves tecnologies pel tractament de les dades quantificables econòmiques o estadístiques en les futures investigacions. Tanmateix no hauria de ser l’interés de l’investigador el que marqués la implantació de sistemes de gestió de la informació en les empreses i de retruc de la gestió i tractament arxivístic.

Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Segona part

L’Arxiu Comarcal de la Noguera, darreres activitats

Tal i com ja fèiem referència en algunes entrades publicades, l’activitat en el món dels arxius no para, i hem tornat a  sortir a la premsa.

Aquest cop el diari Segre del dimarts 31 de gener de 2012 recull el procés de digitalització que la Societat Genealògica de Utah (EEUU), entitat vinculada a l’església dels mormons, que ha estat duent a terme els darrers mesos a l’arxiu comarcal de la Noguera.

A més a més, aquest mateix arxiu també ha estat notícia per la digitalització i la posada en línia de més de 2300 cartells publicitaris que conserva en el seu fons, anuncis i altres materials gràfics impresos.

Per més informació, a continuació podeu llegir l’article complet:

El Quadre de Classificació, la columna vertebral dels arxius

De tant en quan és interessant mirar enrere i fer una ullada al marc teòric en què es basa la nostra feina. Sobretot en moments de canvi com els que estem vivint, i el repte que suposa la implantació de l’administració electrònica. La publicació de la norma ISO 30300, dirigida a unificar els fonaments i el vocabulari en tota la gestió de documents i l’ISO 30301, complementària de l’anterior, i pensada per regular específicament els sistemes de gestió de registres i aconseguir una organització comuna a l’hora de crear, emmagatzemar, protegir i destruir qualsevol nou registre d’informació. Aquesta nova realitat junt amb les dues noves normes remouen els fonaments de la disciplina arxivística.

És obvi que ens trobem davant d’una etapa de canvi i d’adaptació, i malgrat haver de mirar endavant, no hem de perdre la perspectiva, recuperar els principis bàsics de l’arxivística i remarcar la importància dels quadres de classificació. Per definició els Quadres de Classificació són els instruments que ens permeten descriure totes i cadascuna de les sèries documentals que generen els ens i permeten establir un control unitari de tota la documentació. A l’hora de crear-ne un, hem d’esbrinar:

1.- Les funcions que existeixen en l’organització i com aquestes es representen en els documents. Aquesta informació ens proporcionarà les tipologies documentals, taxonomies, sèries,…

2.- Quines són les competències de l’organització i qui les executa.

El resultat obtingut per aquests punts, assolits mitjançant entrevistes, l’estudi directe dels documents, l’estudi de la bibliografia i de la legislació, ens dóna quins documents tenim i de qui depenen. Serà aquest el moment en què aplicarem els principis bàsics de l’arxivística: el principi de procedència i el de respecte a l’ordre original. El principi de procedència ens indica que un és responsable de conservar els documents que produeix, però no ho és de la majoria de documents que rep en l’exercici de les pròpies funcions. Sembla mentida, però el fet que una organització reflexioni sobre quins són els documents de la seva competència, evita l’eliminació de molts documents útils i es genera més espai, sempre necessari. L’aplicació del principi de respecte a l’ordre original és també un exercici força pràctic, perquè ens permet conèixer quins són els expedients, tràmits, que es troben fragmentats en les organitzacions i per què.

Un cop establert aquest marc, cal conèixer doncs on es conserven els documents per poder ser recuperats amb la major agilitat possible. Hem de ser conscients que resulta un error confiar en les bases de dades com a única solució per garantir la correcta localització de la documentació. Són necessàries altres eines, com ara els mapes de les instal·lacions, que ens defineixen els entorns físics i electrònics als quals estan vinculats les sèries documentals. Per acabar, i pel seu caràcter sovint definitiu, ens trobem davant de la valoració documental. Si les sèries estan ben descrites, podem arribar a indicar, amb anterioritat, quant de temps han de ser conservats els documents i si aquests són susceptibles de ser o no ser eliminats, segons els terminis establerts per les taules d’avaluació documental.

Per una altra banda, els quadres de classificació han de ser completats per les pautes d’accés a la documentació, els fluxos de treball, l’autogestió dels documents de descripció,… En definitiva, es converteixen en eines que s’adapten a la realitat de les funcions de cada entitat, i permeten millorar la gestió de la corresponent documentació.