El Quadre de Classificació, la columna vertebral dels arxius


De tant en quan és interessant mirar enrere i fer una ullada al marc teòric en què es basa la nostra feina. Sobretot en moments de canvi com els que estem vivint, i el repte que suposa la implantació de l’administració electrònica. La publicació de la norma ISO 30300, dirigida a unificar els fonaments i el vocabulari en tota la gestió de documents i l’ISO 30301, complementària de l’anterior, i pensada per regular específicament els sistemes de gestió de registres i aconseguir una organització comuna a l’hora de crear, emmagatzemar, protegir i destruir qualsevol nou registre d’informació. Aquesta nova realitat junt amb les dues noves normes remouen els fonaments de la disciplina arxivística.

És obvi que ens trobem davant d’una etapa de canvi i d’adaptació, i malgrat haver de mirar endavant, no hem de perdre la perspectiva, recuperar els principis bàsics de l’arxivística i remarcar la importància dels quadres de classificació. Per definició els Quadres de Classificació són els instruments que ens permeten descriure totes i cadascuna de les sèries documentals que generen els ens i permeten establir un control unitari de tota la documentació. A l’hora de crear-ne un, hem d’esbrinar:

1.- Les funcions que existeixen en l’organització i com aquestes es representen en els documents. Aquesta informació ens proporcionarà les tipologies documentals, taxonomies, sèries,…

2.- Quines són les competències de l’organització i qui les executa.

El resultat obtingut per aquests punts, assolits mitjançant entrevistes, l’estudi directe dels documents, l’estudi de la bibliografia i de la legislació, ens dóna quins documents tenim i de qui depenen. Serà aquest el moment en què aplicarem els principis bàsics de l’arxivística: el principi de procedència i el de respecte a l’ordre original. El principi de procedència ens indica que un és responsable de conservar els documents que produeix, però no ho és de la majoria de documents que rep en l’exercici de les pròpies funcions. Sembla mentida, però el fet que una organització reflexioni sobre quins són els documents de la seva competència, evita l’eliminació de molts documents útils i es genera més espai, sempre necessari. L’aplicació del principi de respecte a l’ordre original és també un exercici força pràctic, perquè ens permet conèixer quins són els expedients, tràmits, que es troben fragmentats en les organitzacions i per què.

Un cop establert aquest marc, cal conèixer doncs on es conserven els documents per poder ser recuperats amb la major agilitat possible. Hem de ser conscients que resulta un error confiar en les bases de dades com a única solució per garantir la correcta localització de la documentació. Són necessàries altres eines, com ara els mapes de les instal·lacions, que ens defineixen els entorns físics i electrònics als quals estan vinculats les sèries documentals. Per acabar, i pel seu caràcter sovint definitiu, ens trobem davant de la valoració documental. Si les sèries estan ben descrites, podem arribar a indicar, amb anterioritat, quant de temps han de ser conservats els documents i si aquests són susceptibles de ser o no ser eliminats, segons els terminis establerts per les taules d’avaluació documental.

Per una altra banda, els quadres de classificació han de ser completats per les pautes d’accés a la documentació, els fluxos de treball, l’autogestió dels documents de descripció,… En definitiva, es converteixen en eines que s’adapten a la realitat de les funcions de cada entitat, i permeten millorar la gestió de la corresponent documentació.

Advertisements

Deixa un comentari

Filed under Arxius, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s