Lleida.net estrena el servei de factura certificada per sms i per correu electrònic.


 L’operadora Lleida.net estrena aquest servei que permet a les empreses i als autònoms enviar per sms i per correu electrònic les factures certificades. El cost de la gestió puja a 0.75 € en ambdues modalitats. La solució de la companyia lleidatana genera “un document amb valor jurídic que certifica de manera fefaent la tramesa, el contingut i la recepció de la factura” en el servidor de correu electrònic o en el telèfon mòbil del receptor. Lleida.net actúa com a “tercer de confiança, que certifica el contingut i la data d’emissió i entrega”.

Per més informació

Anuncis

Eth Libre Blanc deth Conselh Generau dera Val d’Aran (1632-1659) ja se pòt consultar on line


En hons documentau deth Conselh Generau dera Val d’Aran sonque se consèrven 3 libres d’actes des periòdes 1632-1659, 1772-1832 e 1832-1936. Era administracion dera maxima institucion aranesa ei reflectida enes escrits qu’arremassen aguesti libres.

Eth Conselh Generau sonque s’amassaue per ahèrs fòrça importants. Un cas concrèt abans se solucionaue enes conselhs de vila o enes conselhs de terçon e senon se trapaue solucion passaue a instància deth Conselh. Es amassades se hègen per: Jura deth governador reiau o deth jutge ordinari; visita tara Val d’Aran deth representant reiau; eleccion des oficis (sindic generau, conselhèrs, audidors de compdes); comptabilitat e ahèrs molt grèus tara Val. 

En es sègles XVII-XVIII es institucions politicoadministratives dera Val que regulaven es Ordinacions de 1616 de JuanFrancisco de Gracia continuen foncionant. Er 1 de gèr de 1716, Catalonha perdec es sòns drets, furs e institucions dempús dera Guèrra de Succession Espanhòla. Felip V dictèc eth Decrèt de Naua Planta iniciant ua epòca de centralisme. En Aran era institucion se conservèc, mès es competéncies sigueren cada còp mès redusides en benefici des representants reiaus, qu’a compdar de 1726 presidirien es sessions deth Conselh Generau. Damb era instauracion deth regim liberau en Estat espanhòu, a començaments deth sègle XIX, e era creacion des províncies, er an 1833, era Val d’Aran siguec incorporada ara província de Lhèida. Un an dempús, en 1834, ua Reiau Cedula dera reina governadora suprimic eth Conselh. A despiet dera abolicion d’aguesta institucion, es representants municipaus des pòbles dera Val, des der an 1877 regits per un Ayuntamiento, continuarien amassant-se periodicament en Vielha, mès aguestes amassades ja non aurien cap de poder efectiu.

 

Entre es ans 1994 e 1996, es libres sigueren restaurats per Josep Mª Palau Sallent de Barcelona. En 2009, era empresa Artyplan les digitalizèc laguens deth Plan de digitalizacion “Esteve Gilabert Bruniquer” promoigut pera Subdirecció General d’Arxius deth Departament de Cultura dera Generalitat de Catalunya.

Eth libre deth sègle XVII coneishut coma “Libre Blanc” ja se pòt consultar on line damb era opcion “Arxius en línea: Cercador de fons i documents” des Archius dera XAC. Lèu se poiràn consultar es des sègles XVIII e XIX.

Digitalització de premsa històrica a l’arxiu comarcal del Pallars Jussà


Un total de 6.435 digitalitzacions de 9 capçaleres de premsa històrica del Pallars Jussà datats entre 1884 i 1923

Durant el passat mes de desembre de 2011 i gener de 2012, l’Arxiu Comarcal del Pallars Jussà (ACPJ), aprofitant la generositat dels responsables del Col·legi Fills de la Sagrada Família de Barcelona, ha pogut digitalitzar un total de 6.435 imatges de 9 capçaleres de premsa històrica del Pallars Jussà. Comentar que no tots els diaris resten complets, hi ha llacunes i en un futur caldrà la col·laboració de tots, per poder anant digitalitzant la seva totalitat.

El Relámpago, 1906

La història de la conservació d’aquesta premsa històrica, es remunta al tancament del primer Col·legi dels Fills de la Sagrada Família al municipi de Tremp, fundat pel beat Pare Josep Manyanet. Al tancar-se el Col·legi de Tremp, i creat el de Barcelona, els seus responsables van veure ja la importància de conservar i salvaguardar els documents de premsa local que havien guardat, fins i tot la varen enquadernar.

Explicant el projecte que l’Arxiu Comarcal del Pallars Jussà pretenia fer al Pare Blanquet, ben aviat es va arribar a un acord per part del col·legi de deixar digitalitzar aquest fons de premsa històrica tant important per a la comarca. La idea de fer difusió per Internet, mitjançant l’eina XAC_Premsa del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, va fer veure al Pare Blanquet que l’objectiu d’aquesta digitalització fos facilitar la consulta d’aquesta premsa per part de tots els pallaresos i dels investigadors en general, amb una eina de treball que tantes garanties de recerca presta.

Els diaris digitalitzats han estat:

  • El Conqués, 1912-1923
  • El Eco del Pallars, 1886-1888
  • El Pallaresa, 1884
  • El Relámpago, 1906-1910
  • Fulla Dominical, 1917-1926
  • La Atalaya Leridana, 1909-1911
  • La Conca de Tremp, 1919-1922
  • La Veu de la Montanya, 1905
  • Luz, 1912

El Conqués, 1912

Pel que respecta a l’ACPJ, agrair enormement l’oportunitat que ens ha ofert el Col·legi Fills de la Sagrada Família de Barcelona, en especial a la tasca de mediació i el plaer que ha suposat conèixer al pare Blanquet, que sense dubte han obert la porta amb la seva predisposició, a futures col·laboracions amb l’ACPJ per part d’altres particulars per tal d’intentar completar el 100% de la premsa històrica de la nostra comarca.

Properament es presentarà el producte un cop les digitalitzacions s’hagin incorporat a l’eina XAC_Premsa.

 

Arxiu Comarcal del Pallars Jussà

Les noves normes ISO 30300 i 30301


La nova família de normes ISO 30300 (Organització Internacional de Normalització) se situen en un pla estratègic en la gestió de la informació i documentació. Aquestes han de permetre a les organitzacions, entre d’altres aspectes, una gestió de la seva informació i documentació de negoci més eficient, complir amb les regulacions legals i normatives del seu sector.

Si partim del punt que tota entitat ha de gestionar adequadament els documents que produeix com evidència dels seus processos i activitats, amb independència del seu suport o format, és obvi que s’ha d’establir un pla de gestió documental orientat a:

-Demostrar el cumpliment del marc legal i normatiu i facilitar el rendiment de comptes a les parts interessades.

-Millorar la l’eficàcia i l’eficiència de les activitats de l’organisme, incloïent l’optimització de les despeses operatives de creació i manteniment dels documents.

  • Facilitar la presa de decissions i la coherència de les operacions.
  • Proporcionar suport en possibles litigis aportant proves de les activitats desenvolupades.
  •  Mantenir la memòria corporativa de l’organització.

Un pla de gestió de documents es fonamenta sobre tres eixos principals:

  • La visió estratègica: Arrenglament de la gestió de documents amb els processos de negoci, els sistemes de gestió i els recursos de l’organització.
  • La visió operativa: Sistematizació dels processos i controls de gestió dels documents.
  • La visió tecnològica: Implementació i seguiment de les aplicacions de gestió de documents o evidències electròniques.

Dels tres eixos o línies d’actuació que ha d’incloure un pla de gestió de documents, ISO tan sols a desenvolupat, fins ara, la tasca de normalització en els àmbits operatiu i tecnològic. Així doncs, entre les normes ja publicades s’ha de destacar l’aparició l’any 2001 de la norma ISO 15489, marc de referència de les bones pràctiques per dissenyar i desenvolupar processos i controls de gestió de documents. Amb la publicació de les dues primeres normes de la familia ISO 30300 Sistemes de Gestió per a la Documentació s’ha iniciat el camí per fonamentar una línia d’actuació estratègica en l’àrea de la gestió documental.

ISO 30300: Informació i documentació. Sistemes de gestió per als documents. Fonaments i vocabulari.

(Information and documentation-Management systems for records-Fundamentals and vocabulary).

Es caracteritza per incidir en els requisits que ha de complir una àrea determinada de la gestió per garantir un funcionament orientat a la millora del sistema organitzatiu i inclou tota la terminologia necessària per facilitar el desenvolupament del sistema de gestió.

– Reconeix la gestió dels documents com una àrea a considerar en les estratègies orientades a la millora contínua de la gestió empresarial.

– Per primera vegada es normalitzen els requisits per implantar una línies d’actuació dirigides a la millora de la gestió de documents.

– Permet certificar un sistema de gestió per als documents, necessàri des de la publicació de la norma 15489.

ISO 30301: Informació i documentació. Sistemes de gestió per als documents. Requisits.

(Information and documentation-Management systems for records-Requeriments).

Especifica els requisits per establir, implementar, mantenir i millorar un sistema de gestió documental oferint metodologies que ajudin en la presa de decisions i assignant els recursos necessàris per assolir els objectius de l’ens. La implantació de la norma ISO 30301 és aconsellable quan els processos i controls de gestió documental formen part intrínseca dels processos de negoci de l’organització. Així doncs, aquesta norma pot resultar especialment útil per entitats que necessiten demostrar el compliment de requisits relacionats amb la creació i manteniment de documents fiables, autèntics, íntegres.

En definitiva, l’éxit de les entitats depén en gran mesura de la implentació i manteniment d’un sistema de gestió dissenyat per a la millora contínua del seu desenvolupament al temps que té en compte les necessitats de les parts interessades. 

La creació i gestió dels documents és part integral de les activitats, processos i sistemes dels ens, la gestió documental fa possible l’eficiència, el rendiment de comptes, la gestió dels riscs i la continuïtat del negoci. També permet a les organitzacions capitalitzar el valor dels seus recursos d’informació converint-los en actius, contribuint a la preservació de la memòria col•lectiva.

AENOR ha publicat, amb data 28 de desembre de 2011, les traduccions oficials d’aquestes normes de sistemes de gestió per a documents: UNE-ISO 30300:2011 i UNE-ISO 30301:2011, respectivament.

Si estas interessat en el tema pots consultar les entrades següents:

Web del Consell Internacional d’Arxius – ICA.

Web del Ministeri de Cultura, pàgina dedicada a: Las nuevas normas archivísticas.

BLOC ISO 30300 – PONGA A PRUEBA SU GESTIÓN DOCUMENTAL: les entrades dedicades a la ISO 30300 a la revista Focus i a la revista Calidad.

Bloc DIPLOMÀTICA.CAT, amb l’entrada dedicada a: Los tres contextos de la ISO 30300 i la titulada: 30300 Oportunidades.

Web de l’INNOVA DOC 2011.

Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Segona part


En aquesta segona part ens ocuparem de les característiques específiques dels fons d’empresa. Aquests fons s’han de sotmetre, com tots els fons d’organitzacions, al criteri del principi de procedència. La seva especificitat no deriva dels innombrables canvis que hi ha hagut històricament en les organitzacions (també existents en els departaments de l’Administració) sinó de les tipologies documentals.

 Aquestes tipologies documentals es poden contemplar des del criteri d’en Michel Roberge (documents de gestió, documents d’explotació) que ja fa uns anys va dissenyar, o bé des del criteri de la gestió empresarial (òrgans de presa de decisió, alta direcció, funció tècnica i funció administrativa). No existeix cap grup a Espanya d’arxivers d’empresa, per a la posada en comú de problemes o el disseny d’un programa de normalització. Tot i així hi hagut diferents iniciatives entre les que podem ressaltar les més properes com el grup de treball del Col·legi de Bibliotecaris i Documentalistes, o el que recentment s’ha creat en l’Associació d’Arxivers i Gestors Documentals de Catalunya. També s’han organitzat jornades i congressos en aquest sentit com el celebrat a la tardor del 2010 en Tarragona o el postgrau que s’ha iniciat aquest octubre en la Universitat de Barcelona.

 Quant a la conservació dels documents, els arxius d’empresa se solen situar en zones industrials amb un alt grau de degradació mediambiental i han d’afrontar els elevats costos que suposen els processos de desinfecció, conservació i restauració.

 Els arxius d’empresa són els que pateixen la destrucció no reglada de documents. A més de la destrucció per ignorància o falta de sensibilitat, comunes a altres arxius, s’afegeix l’efecte dels conflictes. Són molt pocs els arxius d’empresa que conserven documentació des del segle XIX. Històricament, el component social de la unitat de producció a Espanya ha viscut èpoques de forta proletarització que derivava en radicalismes i com a conseqüència en la destrucció dels fons documentals. Almenys en dos moments, podem constatar la destrucció d’arxius d’empresa en Espanya: amb la revolució de 1934 i amb la guerra civil de 1936.

 L’empresa és un entorn on no existeixen arxivers professionals. Un costum arrelat en l’empresa espanyola ha estat destinar al lloc d’arxiver a empleats interns amb un cert grau d’experiència en pràctiques administratives i formació cultural. Això ha provocat, amb la millor intenció, la posada en pràctica de solucions errònies o inadequades en l’organització arxivística dels fons. Per contra, ha estat l’única manera de conservar fons documentals que, d’altra forma, haurien estat destruïts. Són excepcionals les empreses que en la seva relació de llocs de treball inclouen el d’arxivers.

 El desenvolupament de la labor professional de l’arxiver d’empresa és una tasca solitària i  aïllada, donada la inexistència de grups de contacte on exposar problemes comuns. L’intercanvi d’experiències es limita al nivell dels contactes personals. Cal constatar que, tradicionalment, l’arxiver a Espanya només era considerat si era arxiver d’organisme públic i per oposició. Encara avui, aquesta desproporció es projecta en totes les associacions professionals. A més, ha d’afrontar la falta de consideració interna del servei d’arxiu quant a dotació humana i pressupostos, al creure des de l’empresa que no està implicat directament en la producció. No obstant això, és l’únic departament de l’empresa que aporta una perspectiva completa del sistema de producció i de tota   l’organització, i també, no ho podem oblidar, de la seva evolució històrica com empresa i de les seves relacions amb el seu entorn.

 Respecte al lloc de l’Arxiu dintre de l’organigrama, l’empresa pot considerar a l’Arxiu des de dos punts de vista: l’administratiu, com instrument de racionalització de la informació i de l’espai; i el cultural, com instrument de mecenatge cultural o “màrqueting amb causa”. Cada cop més es tendeix a dissenyar sistemes informatius amplis i globals, on és tendeix a incloure a l’Arxiu i a fer que aquests sistemes siguin estratègics. Altres serveis que s’inclouen són els centres de documentació, els serveis d’estudis, les fundacions, l’obra social etc. El perill és perdre l’especificitat en el conjunt de tota la informació tècnica especialitzada i de la ciència amplíssima de la Documentació.

 La revaloració del patrimoni industrial és un dels camins per aconseguir inserir la gestió documental en les empreses. En els últims anys, se succeeixen les aportacions i experiències per a mediatitzar el patrimoni industrial, entès com restes d’una cultura industrial. Com exemple d’això són les activitats desenvolupades per diversos grups. En aquest context, cal incloure la necessitat que el patrimoni documental sigui considerat patrimoni industrial, com testimoniatge d’una determinada organització de la societat. De la mà d’aquestes iniciatives, alguns arxius d’empresa s’estan recuperant, per a integrar-se en les rutes de turisme industrial i participar en activitats museístiques. Els esforços per a aquesta divulgació corresponen a l’arxiver d’empresa.

 La inexistència d’una legislació i normativa respecte als arxius d’empresa. Les lleis nacionals i autonòmiques en matèria d’arxius inclouen als arxius d’empresa en la categoria, més àmplia, d’arxius privats. A més, donada la gran varietat de tipus documentals de diversos àmbits (fiscal, laboral, mèdic, etc.), l’arxiver d’empresa ha d’acudir a normes molt diferents, alhora que ha de tenir una sòlida formació en legislació mercantil i fiscal.

 Les condicions d’accés les marca cada empresa sense atendre a criteris professionals ni objectius, on hi ha llacunes evidents segons els tipus documentals (expedients personals, documentació tècnica) provocant els dubtes de l’arxiver davant de determinades consultes. En aquest sentit, les empreses poden optar per articular una normativa d’accés  que reculli les excepcions en compliment de la llei, quedant així preservat el dret de l’empresa sobre la documentació privada (accés lliure amb autorització prèvia) o poden optar per un bloqueig total a la investigació.

La inexistència d’un sistema d’arxius en les empreses és un fet que dificulta l’accés de l’arxiver i la constatació de la situació en la que es troba la documentació d’aquests fons. En general, sol haver una manca de coordinació entre els arxius de les oficines, l’arxiu central i l’arxiu històric. L’empresa respecte a l’arxiu sol considerar que la seva funció finalitza quan es preserva la memòria corporativa, però la producció documental segueix realitzant-se i tot forma part del mateix procés. En els arxius d’oficina, se solen posar en pràctica solucions avantguardistes d’emmagatzematge d’imatges i work-flow, però totalment descoordinades d’allò que hauria de ser el sistema d’arxius i per tant sense criteris arxivístics. Ha de ser tasca de l’arxiver la implantació d’una política de transferències regulars de documentació des de les oficines, com primer pas per a un funcionament en xarxa. Però per al manteniment d’un arxiu intermedi es necessita espai i personal i això és encara una aposta que no totes les empreses estan disposades assumir.

Arxius d’empresa: els arxius oblidats? Primera part

Blog, Facebook i ara Twitter


Fa temps que el Grup d’Arxivers de Lleida es va incorporar al món de la web 2.0 i de les xarxes socials, primer amb el blog i un temps després obrint un perfil al Facebook . Ara ens em introduit en el món del microblogging de twitter.

Des de que varem inicial el nostre projecte de ser una finestra dels arxius lleidatans hem buscat la manera de diversificar com podem estar connectats amb tots aquells que estan interessats amb la nostra tasca, millorar la comunicació del grup i facilitar l’intercanvi d’informació i coneixement entre els arxivers de les Terres de Ponent i de tot arreu.

Si voleu descobrir el nostre Twitter i fer-vos seguidors ens podeu buscar pel nostre nom d’usuari: @arxiverslleida

Ens retrobem a la xarxa!

https://twitter.com/arxiverslleida

Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Primera part


Fins fa poc per l’Arxivística els arxius d’empresa formaven part dels arxius patrimonials en el conjunt de fons dels diferents arxius històrics. No és fins els últims temps en els que els arxius administratius, centrals i intermedis han aconseguit ocupar el lloc que els hi correspon en el sistema d’arxius.

Actualment han afegit a la seva imatge tradicional d’arxiu històric, la de ser un instrument important en la gestió dels documents i de la informació dins de la pròpia entitat. És una eina important per a la gestió de la informació interna i externa de l’empresa o organisme, i sobre tot és l’àrea de l’empresa capaç de gestionar el coneixement que es genera en la resta.

L’arxiu d’empresa comparteix amb la resta d’arxius les raons de la seva existència i les funcions, però és en el si de l’empresa on la bona gestió documental suposa una ajuda important en la presa de decisions ja que posa en disposició immediatament els documents principals, aquells que recullen els drets i les obligacions de l’organització.

Si mirem a d’altres països veiem que hi ha tres grans tipus d’arxius d’empreses:

1.- Arxius creats i mantinguts per les empreses que el generen, siguin publiques o privades, en uns casos com arxius històrics dipositaris de la memòria de l’organització i en altres com a un component més del seu Sistema  de Gestió Documental, participant així en els actius de l’empresa, aportant benefici i valor afegit (investigació, màrqueting, gestió documental, gestió de la informació, generació de coneixement).

 2.- Arxius inclosos com a fons documentals en els centres públics a nivell local, regional i nacional que han estat incorporats mitjançant la compra, el llegat, la donació, el dipòsit, etc. Són fons documentals tancats bé perquè les empreses  que els generaren ja no existeixen o bé han patit una transformació tal en el seu àmbit de negoci que ens permet considerar tancat una secció del fons i el seu interès cultural i testimonial és evident.

3.- Arxius gestionats per empreses alienes proveïdores d’aquests serveis. L’arxiu passa a ser el reflex de l’òrgan productor assumint la seva complexitat.

 Els arxius d’empresa tenen una sèrie de característiques pròpies que els diferencien dels de les administracions públiques:

1.- L’estructura empresarial, que és diferent en cada país, en el nostre més de la meitat no tenen cap assalariat i només un 2% te un número igual o superior a 20 empleats. Un terç es dedica a activitats comercials i casi la meitat a serveis, repartint-se la resta entre la indústria i la construcció.

El món empresarial en Espanya es caracteritza per la seva inestabilitat amb una ratio del 10% de disolució anual amb la conseqüent desaparició de la seva documentació.

 2.- La normativa que les regula en tots els seus àmbits de negoci, en la seva producció documental, sobre el caràcter de patrimoni històric dels fons generats, i la pròpia normativa interna de la que es doten per la seva gestió.

 3.- La singularitat de cada una de les empreses i per tant dels seus arxius, la qual cosa ha contribuit a la seva marginalitat. Cada empresa és única per la seva història, la seva organització interna, les seves funcions i les activitats que els hi són pròpies. Gran part de la seva complexitat prové de la mateixa naturalesa de l’empresa com a subjecte històric, subjecte econòmic i subjecte social, una espècie de microcosmos en que es produeixen més interrelacions que en les administracions i més complexes.

Les funcions de l’arxiu d’empresa són probatòries, però, sobre tot, informatives i en la majoria dels casos estratègiques ja que contribueixem a la presa de decisions, predominant  la rendibilitat sobre altra qualsevol consideració.

L’arxiu d’empresa no ha estat protegit per cap legislació específica que determini la seva creació i manteniment. Les disposicions en matèria d’arxius d’empreses es troben implícites a les normes generals que hi ha sobre arxius i patrimoni documental.

I són un element més, junt amb la biblioteca i el centre de documentació dins del Sistema d’informació en qualsevol organització. L’arxiu és una de les divisions logístiques que té com a tasca essencial el proporcionar serveis imprescindibles per la consecució dels objectius estructurals i estratègics de l’empresa.

Això no respon a la realitat de la majoria de les empreses del nostre País, ja que generalment l’arxiu no és considerat una font d’informació estratègica i per tant no es dota de recursos humans ni de recusos materials suficients. El sistema de gestió de la informació no es dissenya com estratègic o simplement no es dissenya, no es dota d’infraestructura suficient a l’arxiu i per tant existeixen problemes endèmics d’espai que provoca la destrucció indiscriminada de documentació al no existir una planificació de l’avaluació i la selecció documental.

Coia Escoda (Escoda, 1995) ens assenyala com a elements externs que podrien potenciar la implantació de la gestió documental en les empreses i la conservació dels seus fons, per una banda el pes de la història total, la influència de les noves tecnologies pel tractament de les dades quantificables econòmiques o estadístiques en les futures investigacions. Tanmateix no hauria de ser l’interés de l’investigador el que marqués la implantació de sistemes de gestió de la informació en les empreses i de retruc de la gestió i tractament arxivístic.

Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Segona part