Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Primera part


Fins fa poc per l’Arxivística els arxius d’empresa formaven part dels arxius patrimonials en el conjunt de fons dels diferents arxius històrics. No és fins els últims temps en els que els arxius administratius, centrals i intermedis han aconseguit ocupar el lloc que els hi correspon en el sistema d’arxius.

Actualment han afegit a la seva imatge tradicional d’arxiu històric, la de ser un instrument important en la gestió dels documents i de la informació dins de la pròpia entitat. És una eina important per a la gestió de la informació interna i externa de l’empresa o organisme, i sobre tot és l’àrea de l’empresa capaç de gestionar el coneixement que es genera en la resta.

L’arxiu d’empresa comparteix amb la resta d’arxius les raons de la seva existència i les funcions, però és en el si de l’empresa on la bona gestió documental suposa una ajuda important en la presa de decisions ja que posa en disposició immediatament els documents principals, aquells que recullen els drets i les obligacions de l’organització.

Si mirem a d’altres països veiem que hi ha tres grans tipus d’arxius d’empreses:

1.- Arxius creats i mantinguts per les empreses que el generen, siguin publiques o privades, en uns casos com arxius històrics dipositaris de la memòria de l’organització i en altres com a un component més del seu Sistema  de Gestió Documental, participant així en els actius de l’empresa, aportant benefici i valor afegit (investigació, màrqueting, gestió documental, gestió de la informació, generació de coneixement).

 2.- Arxius inclosos com a fons documentals en els centres públics a nivell local, regional i nacional que han estat incorporats mitjançant la compra, el llegat, la donació, el dipòsit, etc. Són fons documentals tancats bé perquè les empreses  que els generaren ja no existeixen o bé han patit una transformació tal en el seu àmbit de negoci que ens permet considerar tancat una secció del fons i el seu interès cultural i testimonial és evident.

3.- Arxius gestionats per empreses alienes proveïdores d’aquests serveis. L’arxiu passa a ser el reflex de l’òrgan productor assumint la seva complexitat.

 Els arxius d’empresa tenen una sèrie de característiques pròpies que els diferencien dels de les administracions públiques:

1.- L’estructura empresarial, que és diferent en cada país, en el nostre més de la meitat no tenen cap assalariat i només un 2% te un número igual o superior a 20 empleats. Un terç es dedica a activitats comercials i casi la meitat a serveis, repartint-se la resta entre la indústria i la construcció.

El món empresarial en Espanya es caracteritza per la seva inestabilitat amb una ratio del 10% de disolució anual amb la conseqüent desaparició de la seva documentació.

 2.- La normativa que les regula en tots els seus àmbits de negoci, en la seva producció documental, sobre el caràcter de patrimoni històric dels fons generats, i la pròpia normativa interna de la que es doten per la seva gestió.

 3.- La singularitat de cada una de les empreses i per tant dels seus arxius, la qual cosa ha contribuit a la seva marginalitat. Cada empresa és única per la seva història, la seva organització interna, les seves funcions i les activitats que els hi són pròpies. Gran part de la seva complexitat prové de la mateixa naturalesa de l’empresa com a subjecte històric, subjecte econòmic i subjecte social, una espècie de microcosmos en que es produeixen més interrelacions que en les administracions i més complexes.

Les funcions de l’arxiu d’empresa són probatòries, però, sobre tot, informatives i en la majoria dels casos estratègiques ja que contribueixem a la presa de decisions, predominant  la rendibilitat sobre altra qualsevol consideració.

L’arxiu d’empresa no ha estat protegit per cap legislació específica que determini la seva creació i manteniment. Les disposicions en matèria d’arxius d’empreses es troben implícites a les normes generals que hi ha sobre arxius i patrimoni documental.

I són un element més, junt amb la biblioteca i el centre de documentació dins del Sistema d’informació en qualsevol organització. L’arxiu és una de les divisions logístiques que té com a tasca essencial el proporcionar serveis imprescindibles per la consecució dels objectius estructurals i estratègics de l’empresa.

Això no respon a la realitat de la majoria de les empreses del nostre País, ja que generalment l’arxiu no és considerat una font d’informació estratègica i per tant no es dota de recursos humans ni de recusos materials suficients. El sistema de gestió de la informació no es dissenya com estratègic o simplement no es dissenya, no es dota d’infraestructura suficient a l’arxiu i per tant existeixen problemes endèmics d’espai que provoca la destrucció indiscriminada de documentació al no existir una planificació de l’avaluació i la selecció documental.

Coia Escoda (Escoda, 1995) ens assenyala com a elements externs que podrien potenciar la implantació de la gestió documental en les empreses i la conservació dels seus fons, per una banda el pes de la història total, la influència de les noves tecnologies pel tractament de les dades quantificables econòmiques o estadístiques en les futures investigacions. Tanmateix no hauria de ser l’interés de l’investigador el que marqués la implantació de sistemes de gestió de la informació en les empreses i de retruc de la gestió i tractament arxivístic.

Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Segona part

Advertisements

5 comentaris

Filed under Arxius, Gestió documental

5 responses to “Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Primera part

  1. Enhorabona, trobo que es un post sintètic i clarivident. Les coses clares. D’on surten les estadístiques que mencioneu a l’apartat de característiques pròpies?

  2. Les estadístiques surten d’un article sobre el tema de fa algun temps, que ara mateix no tinc aquí, i com la meva memòria és més aviat poca, aquesta nit ho penjo.

  3. Tal com he promés… les estadístiques surten d’un article de Diego Navarro Bonilla: “Los archivos de empresa:aproximación a la normativa jurídica reguladora de la producción documental en las empresas españolas” de 1998, una “mica” llunyà en el temps, però molt interessant com altres posteriors sobre el mateix tema o sobre la gestió del coneixement.

    • En aquest sentit seria positiu “actualitzar” les dades i a més davant la profunda transformació que s’està produint a nivell privat. Amb dades actualitzades podríem fer previsions a curt i mitjà termini que fessin més vàlides les propostes de l’article. Crec que és important. De totes maneres molt bona feina!

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s