Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Segona part


En aquesta segona part ens ocuparem de les característiques específiques dels fons d’empresa. Aquests fons s’han de sotmetre, com tots els fons d’organitzacions, al criteri del principi de procedència. La seva especificitat no deriva dels innombrables canvis que hi ha hagut històricament en les organitzacions (també existents en els departaments de l’Administració) sinó de les tipologies documentals.

 Aquestes tipologies documentals es poden contemplar des del criteri d’en Michel Roberge (documents de gestió, documents d’explotació) que ja fa uns anys va dissenyar, o bé des del criteri de la gestió empresarial (òrgans de presa de decisió, alta direcció, funció tècnica i funció administrativa). No existeix cap grup a Espanya d’arxivers d’empresa, per a la posada en comú de problemes o el disseny d’un programa de normalització. Tot i així hi hagut diferents iniciatives entre les que podem ressaltar les més properes com el grup de treball del Col·legi de Bibliotecaris i Documentalistes, o el que recentment s’ha creat en l’Associació d’Arxivers i Gestors Documentals de Catalunya. També s’han organitzat jornades i congressos en aquest sentit com el celebrat a la tardor del 2010 en Tarragona o el postgrau que s’ha iniciat aquest octubre en la Universitat de Barcelona.

 Quant a la conservació dels documents, els arxius d’empresa se solen situar en zones industrials amb un alt grau de degradació mediambiental i han d’afrontar els elevats costos que suposen els processos de desinfecció, conservació i restauració.

 Els arxius d’empresa són els que pateixen la destrucció no reglada de documents. A més de la destrucció per ignorància o falta de sensibilitat, comunes a altres arxius, s’afegeix l’efecte dels conflictes. Són molt pocs els arxius d’empresa que conserven documentació des del segle XIX. Històricament, el component social de la unitat de producció a Espanya ha viscut èpoques de forta proletarització que derivava en radicalismes i com a conseqüència en la destrucció dels fons documentals. Almenys en dos moments, podem constatar la destrucció d’arxius d’empresa en Espanya: amb la revolució de 1934 i amb la guerra civil de 1936.

 L’empresa és un entorn on no existeixen arxivers professionals. Un costum arrelat en l’empresa espanyola ha estat destinar al lloc d’arxiver a empleats interns amb un cert grau d’experiència en pràctiques administratives i formació cultural. Això ha provocat, amb la millor intenció, la posada en pràctica de solucions errònies o inadequades en l’organització arxivística dels fons. Per contra, ha estat l’única manera de conservar fons documentals que, d’altra forma, haurien estat destruïts. Són excepcionals les empreses que en la seva relació de llocs de treball inclouen el d’arxivers.

 El desenvolupament de la labor professional de l’arxiver d’empresa és una tasca solitària i  aïllada, donada la inexistència de grups de contacte on exposar problemes comuns. L’intercanvi d’experiències es limita al nivell dels contactes personals. Cal constatar que, tradicionalment, l’arxiver a Espanya només era considerat si era arxiver d’organisme públic i per oposició. Encara avui, aquesta desproporció es projecta en totes les associacions professionals. A més, ha d’afrontar la falta de consideració interna del servei d’arxiu quant a dotació humana i pressupostos, al creure des de l’empresa que no està implicat directament en la producció. No obstant això, és l’únic departament de l’empresa que aporta una perspectiva completa del sistema de producció i de tota   l’organització, i també, no ho podem oblidar, de la seva evolució històrica com empresa i de les seves relacions amb el seu entorn.

 Respecte al lloc de l’Arxiu dintre de l’organigrama, l’empresa pot considerar a l’Arxiu des de dos punts de vista: l’administratiu, com instrument de racionalització de la informació i de l’espai; i el cultural, com instrument de mecenatge cultural o “màrqueting amb causa”. Cada cop més es tendeix a dissenyar sistemes informatius amplis i globals, on és tendeix a incloure a l’Arxiu i a fer que aquests sistemes siguin estratègics. Altres serveis que s’inclouen són els centres de documentació, els serveis d’estudis, les fundacions, l’obra social etc. El perill és perdre l’especificitat en el conjunt de tota la informació tècnica especialitzada i de la ciència amplíssima de la Documentació.

 La revaloració del patrimoni industrial és un dels camins per aconseguir inserir la gestió documental en les empreses. En els últims anys, se succeeixen les aportacions i experiències per a mediatitzar el patrimoni industrial, entès com restes d’una cultura industrial. Com exemple d’això són les activitats desenvolupades per diversos grups. En aquest context, cal incloure la necessitat que el patrimoni documental sigui considerat patrimoni industrial, com testimoniatge d’una determinada organització de la societat. De la mà d’aquestes iniciatives, alguns arxius d’empresa s’estan recuperant, per a integrar-se en les rutes de turisme industrial i participar en activitats museístiques. Els esforços per a aquesta divulgació corresponen a l’arxiver d’empresa.

 La inexistència d’una legislació i normativa respecte als arxius d’empresa. Les lleis nacionals i autonòmiques en matèria d’arxius inclouen als arxius d’empresa en la categoria, més àmplia, d’arxius privats. A més, donada la gran varietat de tipus documentals de diversos àmbits (fiscal, laboral, mèdic, etc.), l’arxiver d’empresa ha d’acudir a normes molt diferents, alhora que ha de tenir una sòlida formació en legislació mercantil i fiscal.

 Les condicions d’accés les marca cada empresa sense atendre a criteris professionals ni objectius, on hi ha llacunes evidents segons els tipus documentals (expedients personals, documentació tècnica) provocant els dubtes de l’arxiver davant de determinades consultes. En aquest sentit, les empreses poden optar per articular una normativa d’accés  que reculli les excepcions en compliment de la llei, quedant així preservat el dret de l’empresa sobre la documentació privada (accés lliure amb autorització prèvia) o poden optar per un bloqueig total a la investigació.

La inexistència d’un sistema d’arxius en les empreses és un fet que dificulta l’accés de l’arxiver i la constatació de la situació en la que es troba la documentació d’aquests fons. En general, sol haver una manca de coordinació entre els arxius de les oficines, l’arxiu central i l’arxiu històric. L’empresa respecte a l’arxiu sol considerar que la seva funció finalitza quan es preserva la memòria corporativa, però la producció documental segueix realitzant-se i tot forma part del mateix procés. En els arxius d’oficina, se solen posar en pràctica solucions avantguardistes d’emmagatzematge d’imatges i work-flow, però totalment descoordinades d’allò que hauria de ser el sistema d’arxius i per tant sense criteris arxivístics. Ha de ser tasca de l’arxiver la implantació d’una política de transferències regulars de documentació des de les oficines, com primer pas per a un funcionament en xarxa. Però per al manteniment d’un arxiu intermedi es necessita espai i personal i això és encara una aposta que no totes les empreses estan disposades assumir.

Arxius d’empresa: els arxius oblidats? Primera part

Anuncis

Deixa un comentari

Filed under Arxius, Arxivers/eres

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s