Les noves normes ISO 30300 i 30301


La nova família de normes ISO 30300 (Organització Internacional de Normalització) se situen en un pla estratègic en la gestió de la informació i documentació. Aquestes han de permetre a les organitzacions, entre d’altres aspectes, una gestió de la seva informació i documentació de negoci més eficient, complir amb les regulacions legals i normatives del seu sector.

Si partim del punt que tota entitat ha de gestionar adequadament els documents que produeix com evidència dels seus processos i activitats, amb independència del seu suport o format, és obvi que s’ha d’establir un pla de gestió documental orientat a:

-Demostrar el cumpliment del marc legal i normatiu i facilitar el rendiment de comptes a les parts interessades.

-Millorar la l’eficàcia i l’eficiència de les activitats de l’organisme, incloïent l’optimització de les despeses operatives de creació i manteniment dels documents.

  • Facilitar la presa de decissions i la coherència de les operacions.
  • Proporcionar suport en possibles litigis aportant proves de les activitats desenvolupades.
  •  Mantenir la memòria corporativa de l’organització.

Un pla de gestió de documents es fonamenta sobre tres eixos principals:

  • La visió estratègica: Arrenglament de la gestió de documents amb els processos de negoci, els sistemes de gestió i els recursos de l’organització.
  • La visió operativa: Sistematizació dels processos i controls de gestió dels documents.
  • La visió tecnològica: Implementació i seguiment de les aplicacions de gestió de documents o evidències electròniques.

Dels tres eixos o línies d’actuació que ha d’incloure un pla de gestió de documents, ISO tan sols a desenvolupat, fins ara, la tasca de normalització en els àmbits operatiu i tecnològic. Així doncs, entre les normes ja publicades s’ha de destacar l’aparició l’any 2001 de la norma ISO 15489, marc de referència de les bones pràctiques per dissenyar i desenvolupar processos i controls de gestió de documents. Amb la publicació de les dues primeres normes de la familia ISO 30300 Sistemes de Gestió per a la Documentació s’ha iniciat el camí per fonamentar una línia d’actuació estratègica en l’àrea de la gestió documental.

ISO 30300: Informació i documentació. Sistemes de gestió per als documents. Fonaments i vocabulari.

(Information and documentation-Management systems for records-Fundamentals and vocabulary).

Es caracteritza per incidir en els requisits que ha de complir una àrea determinada de la gestió per garantir un funcionament orientat a la millora del sistema organitzatiu i inclou tota la terminologia necessària per facilitar el desenvolupament del sistema de gestió.

– Reconeix la gestió dels documents com una àrea a considerar en les estratègies orientades a la millora contínua de la gestió empresarial.

– Per primera vegada es normalitzen els requisits per implantar una línies d’actuació dirigides a la millora de la gestió de documents.

– Permet certificar un sistema de gestió per als documents, necessàri des de la publicació de la norma 15489.

ISO 30301: Informació i documentació. Sistemes de gestió per als documents. Requisits.

(Information and documentation-Management systems for records-Requeriments).

Especifica els requisits per establir, implementar, mantenir i millorar un sistema de gestió documental oferint metodologies que ajudin en la presa de decisions i assignant els recursos necessàris per assolir els objectius de l’ens. La implantació de la norma ISO 30301 és aconsellable quan els processos i controls de gestió documental formen part intrínseca dels processos de negoci de l’organització. Així doncs, aquesta norma pot resultar especialment útil per entitats que necessiten demostrar el compliment de requisits relacionats amb la creació i manteniment de documents fiables, autèntics, íntegres.

En definitiva, l’éxit de les entitats depén en gran mesura de la implentació i manteniment d’un sistema de gestió dissenyat per a la millora contínua del seu desenvolupament al temps que té en compte les necessitats de les parts interessades. 

La creació i gestió dels documents és part integral de les activitats, processos i sistemes dels ens, la gestió documental fa possible l’eficiència, el rendiment de comptes, la gestió dels riscs i la continuïtat del negoci. També permet a les organitzacions capitalitzar el valor dels seus recursos d’informació converint-los en actius, contribuint a la preservació de la memòria col•lectiva.

AENOR ha publicat, amb data 28 de desembre de 2011, les traduccions oficials d’aquestes normes de sistemes de gestió per a documents: UNE-ISO 30300:2011 i UNE-ISO 30301:2011, respectivament.

Si estas interessat en el tema pots consultar les entrades següents:

Web del Consell Internacional d’Arxius – ICA.

Web del Ministeri de Cultura, pàgina dedicada a: Las nuevas normas archivísticas.

BLOC ISO 30300 – PONGA A PRUEBA SU GESTIÓN DOCUMENTAL: les entrades dedicades a la ISO 30300 a la revista Focus i a la revista Calidad.

Bloc DIPLOMÀTICA.CAT, amb l’entrada dedicada a: Los tres contextos de la ISO 30300 i la titulada: 30300 Oportunidades.

Web de l’INNOVA DOC 2011.

Advertisements

Deixa un comentari

Filed under Arxius, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Legislació

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s