L’Ajuntament de Girona organitzarà la conferència anual del Consell Internacional d’Arxius l’octubre del 2014


El congrés es convocarà sota el tema “Arxius i indústries culturals i creatives”

L’Ajuntament de Girona, a través del seu Arxiu Municipal, acollirà i organitzarà la propera conferència anual del Consell Internacional d’Arxius (ICA-Annual Conference), que tindrà lloc l’octubre del 2014, tal com va aprovar l’Assemblea General del Consell Internacional d’Arxius, reunida el passat divendres 24 d’agost a la ciutat australiana de Brisbane. D’aquesta manera, la Conferència Europea d’Arxius (ECA), la celebració de la qual ja estava prevista per part de l’Ajuntament, es veu ampliada amb aquest congrés d’abast mundial. L’octubre del 2014, doncs, Girona acollirà la unió dels dos congressos d’arxius més rellevants a nivell internacional.

El congrés proposarà els millors especialistes mundials per debatre entorn del tema “Arxius i indústries culturals i creatives”, amb el necessari objectiu de repensar, de manera innovadora, el paper dels arxius en el context de la societat de la informació i el coneixement.

És conegut que els arxius són centres de preservació i recerca. Avui, però, cal incorporar-hi nous conceptes vinculats a l’experimentació tecnològica, la innovació i les noves pràctiques. Això, sens dubte, contribuirà a donar nous valors a la diversitat de documents (textuals, gràfics, cartogràfics, fotogràfics i audiovisuals) custodiats en els arxius públics i privats i a evidenciar-ne la transcendència en els àmbits organitzatius, culturals i de construcció de la memòria col·lectiva.

La conferència proposarà tres mirades que permetran conèixer i avançar en l’àmbit de la proposta que en aquests moments s’està desenvolupant: 1. Una mirada sobre els continguts, és a dir, sobre els mateixos arxius com a grans dipòsits de la memòria col·lectiva; 2. Una mirada sobre les indústries culturals i creatives (que incorpora també els transportadors digitals dels continguts), i 3. Una mirada sobre les necessitats de la ciutadania com a receptora final dels continguts.

Coincidint amb el Congrés, estan previstes també nombroses reunions dels òrgans de govern, branques i seccions del Consell Internacional d’Arxius (ICA). L’ICA és un organisme internacional, vinculat a la UNESCO, creat el 1968, i que agrupa més de 1.500 membres procedents de 195 països diferents.

L’eliminació dels documents a l’arxiu central administratiu de la Delegació del Govern a Lleida.


La Documentació de la Generalitat està subjecta a uns períodes d’utilització segons el procediment administratiu, de consulta, de permanència a les  unitats i serveis i, com a conseqüència, també a uns terminis de conservació o d’eliminació, segons el seu valor permanent o temporal.
El Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents,  preveu entre altres aspectes, els mecanismes d’avaluació documental i estableix les bases per elaborar  els calendaris de conservació dels documents.
L’aplicació de la selecció i eliminació de la documentació a l’Arxiu Central Administratiu de la Delegació del Govern a Lleida s’expressa en uns mecanismes de control que garanteixen la destrucció dels documents sobrers i la conservació d’aquells que tenen un valor testimonial per a la recerca i per a la història. Amb aquesta finalitat s’han establert tres categories de documents que es podran eliminar  i que tenen com a objectiu, d’una banda, alliberar els documents  caducats de les unitats i, de l’altra, evitar la transferència d’aquesta documentació a l’Arxiu. Com a norma general, per procedir a la destrucció de documentació s’ha de seguir la normativa vigent i s’utilitza el formulari d’autorització per a destrucció de documents i les instruccions contingudes a la circular d’eliminació de l’Arxiu Central.

G0147 N- ELIMINACIÓ 2012

G0147 N- ELIMINACIÓ 2012

1. Documents que s’han d’eliminar tan bon punt s’hagin utilitzat.

Es podran eliminar després de la seva utilització per a la gestió i la consulta als diferents òrgans administratius, els següents documents:
1.1. Les còpies i els duplicats de documents originals que estiguin perfectament localitzats i en bon estat de conservació.
1.2. Les notes interiors, quan no són de tràmit i no contenen cap actuació inclosa en un procediment administratiu.
1.3. Els missatges electrònics que expressen una comunicació no inclosa en cap procediment, l’equivalent a una comunicació telefònica o els correus de tramesa amb documentació adjunta, el valor dels quals no sigui permanent, a diferència del document associat, que pot fer referència a un procediment.
1.4. Les versions anteriors de documents originals o definitius, així com els esborranys que s’hagin utilitzat en la seva elaboració.
1.5. La propaganda i els documents informatius o impresos diversos d’activitats d’entitats externes, la utilitat dels quals sigui purament informativa i de referència.
1.6. El dossier de premsa , amb l’única excepció d’aquelles notícies publicades sobre la Generalitat, que es conserven al Gabinet del Delegat del Govern.
1.7. Els catàlegs i les publicacions comercials.
1.8. Els documents impresos i les publicacions institucionals de la Generalitat(memòries, vídeos, etc.) que siguin duplicats o sobrers.
1.9. Els faxs, sempre que es conservin els originals del document o que no estiguin inclosos en cap procediment administratiu establert.
1.10. Les notes i els esborranys diversos de documents originals que estiguin en perfecte estat de conservació i localitzats.

2. Documents que es poden eliminar en substitució de la versió actualitzada.

Hi ha una sèrie de documents que, en ser substituïts per un nou exemplar, es poden eliminar, llevat del document principal emès per la unitat d’origen, que l’haurà de conservar com a testimoniatge de les seves funcions:
2.1. Les còpies dels acords de les Comissions i Consells de la Generalitat l’original del qual restarà a l’acta corresponent de l’òrgan emissor, llevat de la còpia que sigui necessària per a la gestió dels diferents procediments a les unitats i serveis.
2.2. Les comunicacions i les còpies de les resolucions dels òrgans de govern de la Generalitat referents als nomenaments i als cessaments de càrrecs, llevat de la còpia original, que es conservarà a l’expedient de personal, i la còpia personal de l’afectat.
2.3. Les instruccions i les circulars de la Generalitat que es trameti per mitjà electrònic a diverses unitats  administratives, llevat de l’exemplar principal de l’òrgan emissor, que el conservarà en suport electrònic i en suport paper.
2.4. Els documents fruit de l’elaboració de la Memòria dels Departaments de la Generalitat, així com els documents fruit de l’elaboració  les memòries dels  Serveis Territorials, atès que el seu contingut es publica anualment.

3. Documents que s’han d’eliminar d’acord amb el calendari de conservació.

La Comissió Nacional d’Avaluació, Accés i Tria Documental (CNAATD) de la Generalitat de Catalunya aprova les taules d’avaluació documental, les quals determinen el període de conservació de les sèries documentals de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, l’Administració local i les universitats públiques. Per tant, d’acord amb les taules d’avaluació documental  es podrà procedir a l’eliminació controlada de la documentació en els terminis previstos en les distintes Ordres publicades al Diari Oficial de la Generalitat.
La documentació amb un termini de destrucció igual o inferior als cinc anys no ingressa ja a l’Arxiu Central i són les unitats administratives les encarregades de la seva destrucció. Ara bé, qualsevol eliminació és sempre comunicada a l’Arxiu Central, atès que és qui controla els terminis de destrucció dels documents i registre totes les  dades. Al mateix temps, l’Arxiu Central aplica sistemàticament les taules d’avaluació per procedir a la destrucció dels documents caducats  ubicats en els seus propis dipòsits.
El volum de documentació destruïda, d’acord amb les taules d’avaluació publicades per la Generalitat de Catalunya en els 16 anys de funcionament de l’Arxiu Central és  de 2529, 23 ml i s’han aplicat un total  de 90 taules d’avaluació.

4. Conclusió.

Una de les fites més importants assolides al llarg d’aquests anys de funcionament de l’ Arxiu Central de la Delegació del Govern, és que  en aquests moments no es destrueix documentació  en els arxius  de gestió de les unitats administratives dels distints Serveis Territorials de la Generalitat al marge de les disposicions dictades per la CNAATD.
La valoració global de la experiència portada a terme a l’Arxiu Central en l’aplicació de les taules d’avaluació documental és molt positiva, atès l’important volum de documentació eliminada o transferida a l’Arxiu Històric (625 ml), en el cas de documentació de conservació permanent.
Ara bé, cal insistir en la necessitat de potenciar i continuar avançant en els treballs l’avaluació documental ja que si es paralitza el calendari de conservació dels documents, el sistema de gestió deixarà de funcionar en un termini relativament curt. Finalment cal abordar sense més demora el fet de  com incideixen les noves tecnologies en l’avaluació de la documentació. Ja ha arribat el moment de replantejar qüestions entorn a la formulació de les noves series documentals sorgides com a conseqüència  de la implantació de dites tecnologies. Cal considerar  la necessitat d’avaluar dades a més de sèries i documents.
És un fet remarcable que el desenvolupament de les garanties jurídiques sobre la validesa dels documents electrònics obre les portes a noves formes de gestionar la informació i els documents i, conseqüentment, també d’efectuar l’avaluació i selecció documental.

M. Carme Capdevila i Guarro
Responsable de l’Arxiu Central de la Delegació del Govern a Lleida

Què podem trobar a l’Arxiu Gavín?


Una de les col·leccions documentals que conserva l’Arxiu Gavín és la de les Estampes commemoratives. Aquestes són un tipus de document que anuncia i/o recorda algun fet destacable ja sigui vinculat a una persona, una entitat, una població, etc.

A l’Arxiu Gavín n’hi trobareu una col·lecció de més de 10.000 exemplars, que van des d’inicis del segle XIX fins a l’actualitat. Aquesta és una col·lecció que continua creixent gràcies a les donacions de persones desinteressades. De fet, probablement no hi ha altra forma d’aconseguir-les ja que és un document de publicació limitada al que no se li ha donat molta importància com a document històric. A l’Arxiu Gavín del Monestir de les Avellanes n’hi podeu trobar i estan a la vostra disposició.

El contingut d’aquetes estampes sol ser religiós, recordant una primera missa, la restauració d’una església, aniversari de vots o professió religiosa, etc. Però també n’hi ha de caràcter cultural i civil, com la inauguració d’algun monument, o l’aniversari d’algun fet destacable.

Recentment les hem classificat i ordenat i properament serà una de les col·leccions que tractarem per què sigui accessible en línia.

Què podem trapar en Archiu Generau d’Aran?


Entenem per colleccion eth conjunt o es conjunts de documents entre es quaus non i a cap de tipe de ligam o relacion organica. Ath darrèr d’ua colleccion i aurà practicament tostemps era accion d’un colleccionista, d’ua persona fisica, entitat o institucion qu’a format era colleccion, amassant-la e, tot soent, classificant-la, en foncion des interèssi e critèris plan diuèrsi.

Conselh Generau dera Val d'Aran

Sagèth deth rei Carles II (1700)

Ei important d’auer en compde qu’aguest grop ei reservat as colleccions en sentit mès estricte. Aquiu non entraràn es colleccions de pergamins d’un hons municipau, ne es fotografies d’un hons municipau, personau o institucionau. Ne es que configuren un archiu d’autor.

S’includiràn en aguest grop aqueri documents desparionats que pòden arribar en Archiu. Es diuèrses colleccions d’aguesti documents desparionats an d’èster acorropades en aguesti apartats: Documents en pergamin; sagèths; manuscrits e documents; gravats; fotografies; pannèus e cartografia e plans.

Colleccion Comunautat Eclesiastica de Nòsta Senhora de Cap d'Aran

Venta d’ues tèrres en Tredòs. 1600

Ena Colleccion de pergamins der Archiu i trapam 74 pergamins dera Comunautat Eclesiastica de Nòsta Senhora de Cap d’Aran de Tredòs. Era documentacion siguec depausada peth senhor Àngel Paba. Conten quate privilègis reiaus autrejats ara Comunautat Eclesiastica de Nòsta Senhora de Cap d’Aran entre es sègles XIV e XVI. Atau madeish conten es documents publics hèti pes notaris adscrits ad aguesta madeisha Comunautat. Subergés era colleccion des notaris Bertran de Miguel (1551-1595) e Guilhèm Palomer (1611-1650). Es documents son censaus, fondacions de misses, crompa-vendes, dòts, senténcies… Es censaus s’autregen ara madeisha Comunautat o a diuèrsi Confraries, com era de Sant Sebastian, Sant Sabi o Sant Estèue.

Era Colleccion de manuscrits e documents der Archiu ei formada per 42 unitats datades entre 1626 e 2010. En era i podem trapar es libres d’acòrds deth Conselh de terçon de Lairissa (1662-1844); eth document de nomentament de Juli Soler Santaló coma hilh dera Val d’Aran (1907) o eth huelheton deth Concors literari Setmana Aranesa (1925). Era sua procedéncia ei diuèrsa, es documents an arribat a trauès d’institucions publiques o privades o de particulars.

Manuel Solé de Bossòst, fotograf

Servici de corrèus Val d’Aran-Lhèida

Era Colleccion de fotografies der Archiu ei formada per 759 positius fotografics de diuèrsi autors, des quaus remercam as Frères Labouche de Toulouse, a Manuel Solé de Bossòst e a A. Zerkowitz de Barcelona. Era màger part d’aguesti positius son postaus que capten era Val d’Aran a començaments deth sègle XX. Aguestes imatges an arribat per donacion o per crompa. Ena Colleccion de sagèths der Archiu, i podem trapar eth sagèth en cera ròia deth rei Carles II (1700). Ena Colleccion de pannèus se i pòden trapar 164 unitats de tipologia diuèrsa datadi entre es ans 1977 e 2009. Ena Colleccion de cartografia e plans subergés eth plan dera Val d’Aran hèt per engenhaire José Reig en 1894.

Pinterest: una eina per difondre els fons arxivístics.


És una xarxa social relativament nova que va començar a funcionar entre el 2010 i el 2011. Es diu que és una xarxa social d’interessos i no de persones perquè el que permet és seguir conjunts d’imatges més que no pas a l’usuari que les ha seleccionat. De fet, la paraula Pinterest està composta de dos elements pin + interest que vindrien a voler dir “enganxa els teus interessos”.

Filosofia Pinterest

Pinterest ens permet organitzar i compartir imatges i vídeos de manera que es troba a mig camí entre Delicious i els organitzadors d’imatges més utilitzats: Picasa i Flickr. Amb Delicious comparteix el concepte de gestió d’adreces d’interès. Pinterest permet emmagatzemar i, alhora, visualitzar imatges que han estat localitzades a Internet. La manera que s’organitzen no és amb etiquetes sinó afegint-les als nostres taulers temàtics d’interessos.

Si bé Pinterest ens permet “pinejar” imatges pròpies, no pot ser considerat com un repositori de la manera que podem entendre Flickr, no pas per una qüestió de capacitat d’emmagatzematge sinó de concepte (un exemple d’ús de Flickr, els National Archives UK).

A Flickr cal que siguem propietaris de les imatges que hi pengem i en canvi a Pinterest hi conflueixen dues possibilitats de gestionar continguts: d’una banda aquells que ja són a la xarxa i de l’altra continguts propis. Aquesta combinació permet generar taulers d’interessos de gran qualitat i elaborar discursos visuals molt personalitzats.

Si voleu conèixer els detalls de funcionament de Pinterest, us recomanem el següent tutorial.

Pinterest en l’àmbit cultural.

Com en tota xarxa social és necessari planificar l’estratègia a seguir, això ha de permetre’ns tenir una línia de publicació concreta i adient amb el tipus d’ens cultural off-line que està utilitzant Pinterest. I per poder començar a planificar aquí teniu unes quantes qüestions i reflexions que poden servir d’ajut:

  • Cal tenir clar quins són els nostres interessos/temes a l’entorn dels quals giraran els taulers que crearem.
  • Alhora de fer un tauler cal tenir en compte que ha de transmetre un missatge visual que pot ser induït en el comentari que acompanya cada pin.
  • En el moment que es decideix portar a terme un nou tauler, cal tenir clar quines seran les imatges que considerem mínimes per iniciar-lo i transmetre el nostre missatge visual. Sempre serà més interessant si comencem amb imatges pròpies.
  • Si es van nodrint periòdicament els taulers amb més pins seran més dinàmics i continuaran essent interessants per aquells que ens segueixen.
  • Els taulers permeten la convivència entre continguts que ja són a Internet i continguts propis. Aportar continguts propis és molt important per no ser només aparadors d’allò que ja circula per Internet però “pinejar” elements d’altres usuaris també enriqueix els nostres continguts.
  • Com en tota xarxa social interactuar forma part del motiu de ser-hi, aquí ho farem fent “repins”, assenyalant imatges amb “m’agrada” i seguint els taulers que considerem interessants.
  • Crear taulers col·laboratius és una bona manera d’interactuar i permet abordar un mateix interès des de diferents perspectives. Un bon exemple el tenim en l’experiència del Museu Ideal de Catalunya on els usuaris hi han aportat aquelles peces (=pins) que han considerat més rellevants.

Els arxius com un interès de Pinterest

Amb la voluntat d’explorar les possibilitats d’aquesta nova xarxa social es va crear un tauler a Pinterest. Sota el títol Arxius-Archivos-Archives pretenia recollir aquelles imatges que els arxius publicaven per celebrar el Dia Internacional dels Arxius. El resultat ofereix un discurs visual que mostra pergamins, papers, fotografies, plaques de vidre, els diferents suports que podem trobar en els arxius.

Més enllà de la data de celebració del Dia Internacional dels Arxius s’ha continuat afegint pins al tauler. S’hi ha recollit les imatges de documentació, fotografies i altres objectes que els arxius han anat deixant a Internet.

Si us sembla una iniciativa prou interessant com per participar-hi i teniu compte a Pinterest, deixeu un comentari en aquest post o en qualsevol dels pins del tauler.

Noemí Riudor i Garcia
http://pinterest.com/abecedari/arxius-archivos-archives/
http://www.delicious.com/abecedari/pinterest
http://opcit-ibid.blogspot.com.es/