L’eliminació dels documents a l’arxiu central administratiu de la Delegació del Govern a Lleida.


La Documentació de la Generalitat està subjecta a uns períodes d’utilització segons el procediment administratiu, de consulta, de permanència a les  unitats i serveis i, com a conseqüència, també a uns terminis de conservació o d’eliminació, segons el seu valor permanent o temporal.
El Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents,  preveu entre altres aspectes, els mecanismes d’avaluació documental i estableix les bases per elaborar  els calendaris de conservació dels documents.
L’aplicació de la selecció i eliminació de la documentació a l’Arxiu Central Administratiu de la Delegació del Govern a Lleida s’expressa en uns mecanismes de control que garanteixen la destrucció dels documents sobrers i la conservació d’aquells que tenen un valor testimonial per a la recerca i per a la història. Amb aquesta finalitat s’han establert tres categories de documents que es podran eliminar  i que tenen com a objectiu, d’una banda, alliberar els documents  caducats de les unitats i, de l’altra, evitar la transferència d’aquesta documentació a l’Arxiu. Com a norma general, per procedir a la destrucció de documentació s’ha de seguir la normativa vigent i s’utilitza el formulari d’autorització per a destrucció de documents i les instruccions contingudes a la circular d’eliminació de l’Arxiu Central.

G0147 N- ELIMINACIÓ 2012

G0147 N- ELIMINACIÓ 2012

1. Documents que s’han d’eliminar tan bon punt s’hagin utilitzat.

Es podran eliminar després de la seva utilització per a la gestió i la consulta als diferents òrgans administratius, els següents documents:
1.1. Les còpies i els duplicats de documents originals que estiguin perfectament localitzats i en bon estat de conservació.
1.2. Les notes interiors, quan no són de tràmit i no contenen cap actuació inclosa en un procediment administratiu.
1.3. Els missatges electrònics que expressen una comunicació no inclosa en cap procediment, l’equivalent a una comunicació telefònica o els correus de tramesa amb documentació adjunta, el valor dels quals no sigui permanent, a diferència del document associat, que pot fer referència a un procediment.
1.4. Les versions anteriors de documents originals o definitius, així com els esborranys que s’hagin utilitzat en la seva elaboració.
1.5. La propaganda i els documents informatius o impresos diversos d’activitats d’entitats externes, la utilitat dels quals sigui purament informativa i de referència.
1.6. El dossier de premsa , amb l’única excepció d’aquelles notícies publicades sobre la Generalitat, que es conserven al Gabinet del Delegat del Govern.
1.7. Els catàlegs i les publicacions comercials.
1.8. Els documents impresos i les publicacions institucionals de la Generalitat(memòries, vídeos, etc.) que siguin duplicats o sobrers.
1.9. Els faxs, sempre que es conservin els originals del document o que no estiguin inclosos en cap procediment administratiu establert.
1.10. Les notes i els esborranys diversos de documents originals que estiguin en perfecte estat de conservació i localitzats.

2. Documents que es poden eliminar en substitució de la versió actualitzada.

Hi ha una sèrie de documents que, en ser substituïts per un nou exemplar, es poden eliminar, llevat del document principal emès per la unitat d’origen, que l’haurà de conservar com a testimoniatge de les seves funcions:
2.1. Les còpies dels acords de les Comissions i Consells de la Generalitat l’original del qual restarà a l’acta corresponent de l’òrgan emissor, llevat de la còpia que sigui necessària per a la gestió dels diferents procediments a les unitats i serveis.
2.2. Les comunicacions i les còpies de les resolucions dels òrgans de govern de la Generalitat referents als nomenaments i als cessaments de càrrecs, llevat de la còpia original, que es conservarà a l’expedient de personal, i la còpia personal de l’afectat.
2.3. Les instruccions i les circulars de la Generalitat que es trameti per mitjà electrònic a diverses unitats  administratives, llevat de l’exemplar principal de l’òrgan emissor, que el conservarà en suport electrònic i en suport paper.
2.4. Els documents fruit de l’elaboració de la Memòria dels Departaments de la Generalitat, així com els documents fruit de l’elaboració  les memòries dels  Serveis Territorials, atès que el seu contingut es publica anualment.

3. Documents que s’han d’eliminar d’acord amb el calendari de conservació.

La Comissió Nacional d’Avaluació, Accés i Tria Documental (CNAATD) de la Generalitat de Catalunya aprova les taules d’avaluació documental, les quals determinen el període de conservació de les sèries documentals de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, l’Administració local i les universitats públiques. Per tant, d’acord amb les taules d’avaluació documental  es podrà procedir a l’eliminació controlada de la documentació en els terminis previstos en les distintes Ordres publicades al Diari Oficial de la Generalitat.
La documentació amb un termini de destrucció igual o inferior als cinc anys no ingressa ja a l’Arxiu Central i són les unitats administratives les encarregades de la seva destrucció. Ara bé, qualsevol eliminació és sempre comunicada a l’Arxiu Central, atès que és qui controla els terminis de destrucció dels documents i registre totes les  dades. Al mateix temps, l’Arxiu Central aplica sistemàticament les taules d’avaluació per procedir a la destrucció dels documents caducats  ubicats en els seus propis dipòsits.
El volum de documentació destruïda, d’acord amb les taules d’avaluació publicades per la Generalitat de Catalunya en els 16 anys de funcionament de l’Arxiu Central és  de 2529, 23 ml i s’han aplicat un total  de 90 taules d’avaluació.

4. Conclusió.

Una de les fites més importants assolides al llarg d’aquests anys de funcionament de l’ Arxiu Central de la Delegació del Govern, és que  en aquests moments no es destrueix documentació  en els arxius  de gestió de les unitats administratives dels distints Serveis Territorials de la Generalitat al marge de les disposicions dictades per la CNAATD.
La valoració global de la experiència portada a terme a l’Arxiu Central en l’aplicació de les taules d’avaluació documental és molt positiva, atès l’important volum de documentació eliminada o transferida a l’Arxiu Històric (625 ml), en el cas de documentació de conservació permanent.
Ara bé, cal insistir en la necessitat de potenciar i continuar avançant en els treballs l’avaluació documental ja que si es paralitza el calendari de conservació dels documents, el sistema de gestió deixarà de funcionar en un termini relativament curt. Finalment cal abordar sense més demora el fet de  com incideixen les noves tecnologies en l’avaluació de la documentació. Ja ha arribat el moment de replantejar qüestions entorn a la formulació de les noves series documentals sorgides com a conseqüència  de la implantació de dites tecnologies. Cal considerar  la necessitat d’avaluar dades a més de sèries i documents.
És un fet remarcable que el desenvolupament de les garanties jurídiques sobre la validesa dels documents electrònics obre les portes a noves formes de gestionar la informació i els documents i, conseqüentment, també d’efectuar l’avaluació i selecció documental.

M. Carme Capdevila i Guarro
Responsable de l’Arxiu Central de la Delegació del Govern a Lleida
Anuncis

1 comentari

Filed under Arxius, Avaluació i tria, Grup d'Arxivers de Lleida

One response to “L’eliminació dels documents a l’arxiu central administratiu de la Delegació del Govern a Lleida.

  1. Molt bon tema aquest, es una eina molt útil per evitar amuntegar documentació que “no serveixi”, ara em ve a la memòria aquelles persones, precursores nostres, que llençàven o tapiaven dins les parets d’esglésies talles romàniques de Marededéus o Cristos perquè n’hi havia moltes i no tenien cap valor, en aquells temps…. es clar.
    Qui ens diu que, per exemple, dos-tres segles mes endavant algú pogui pensar el mateix de nosaltres al llençar ara el que per a nosaltres no serveix?… pot ser que segles a venir el que llencem ara pogui ser valuòs per ells?
    Son reflexions que m’agrada fer per posar-me a la pell dels nostres avantpassats i dels nostres futurs arxivers 🙂

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s