El gran volum de documentació en els arxius judicials


La documentació judicial està present en els arxius judicials, com és lògic, però també ho està en els arxius municipals, en els diocesans i en els nobiliaris o patrimonials i, com no, en els diferents arxius històrics que de forma regulada o extraordinària han acollit aquesta mena de documentació. En tots els casos conformen fons específics al ser la conseqüència d’una funció concreta, la d’impartir Justícia a través d’un òrgan constituït per exercir aquesta competència. Però és aquella docuemntació que es troba instal•lada en els arxius judicials la què és en aquest moment objecte de més preocupació per la seva conservació i el tractament adequat.

Amb la publicació del Reial Decret 937/2003, sobre la modernització dels arxius judicials semblava que es posava fil a l’agulla dels diferents problemes que presentaven els arxius judicials, però a punt d’arribar al desè aniversari de la seva publicació la veritat és que poques coses han millorat, i gosaria dir que fins i tot l’augment de litigiositat durant els darrers tres anys ha empitjorat la situació.

L’expedient judicial és la documentació que es genera la llarg d’un conflicte fins a la seva resolució, i si analitzem globalment aquest conjunt d’expedients obtindrem una visió acurada de la conflictivitat en un moment concret de la nostra societat.  Si el conflicte o desavinença es produeix en l’àmbit privat es substància per a  la jurisdicció civil; si és amb una administració ens trobarem en l’àmbit contenciós administratiu; si és en el camp laboral o la Seguretat Social la jurisdicció Social i per últim si el conflicte prové de contravenir una de les normes penals la jurisdicció en la què ens trobarem és la penal. De forma sintètica i simplificant molt aquests serien els àmbits en què la documentació judicial, com a concepte general, es produïda, després cada un d’ells té diferents matissos que com és natural reflecteixen els procediments que li són propis i per tant els expedients en els què es documenten.

Sembla mentida que un sistema judicial com el nostre que té majoritàriament com a característica l’oralitat del procediment pugui produir tanta i tanta documentació prèvia a l’acte de la vista, durant el propi acte i amb posterioritat a la sentència. Altra cosa que sembla impossible en procediments tant absolutament reglats com la majoria dels judicials, és que n’hi hagi tan poca normalització en els documents des del punt de vista de la diplomàtica i, sobre tot, que pugui existir tanta flexibilitat a l’hora de aplicar aquestes regulacions procedimentals. Trobem variacions d’un Jutjat a altre. de la mateixa classe i fins i tot del mateix partit judicial, en la nomenclatura dels tipus d’expedient, en com cal  numerar-los i quins són els documents (o elements) que conformen un expedient o l’ordre en què han de anar.

Per poder fer-se una idea del que suposa tot això hem de recordar que els expedients judicials poden tenir alguns milers de folis i que la conformació de l’expedient en diferents volums no és una de les pràctiques més esteses. En l’actualitat podem dir, que a la província de Lleida ens trobem davant d’una mitjana de creixement anual de 10 metres lineals per òrgan judicial. Cal afegir que es creen nous òrgans judicials que ocupen els escassos espais existents en els edificis judicials i que no es doten d’arxiu de gestió. En Lleida els últims quatre òrgans creats, no tenen aquest arxiu, la qual cosa produeix l’acumulació típica d’una oficina judicial.

 El problema greu és que si ve en el esmentat RD 937/2003 s’estableix un sistema d’arxiu que no sempre existeix, començant pel més bàsic l’arxiu de gestió, tampoc no existeix l’arxiu intermedi en la majoria dels territoris i les Juntes d’Esporgo, tal i com s’estableix en la normativa, avalua expedients no sèries i cal amb la proposta d’avaluació que tots coneixem adjuntar un inventari exhaustiu a nivell d’expedient amb 15 camps imprescindibles. Les xifres en Lleida mostren que en els òrgans judicials que tenen arxiu de gestió la seva ocupació és d’un 210% de mitjana (imagineu els que no ho tenen), per la qual cosa no ens poden sorprendre quan en la premsa apareixen dipòsits d’arxiu amb el terra folrat d’expedients.

És cert que ja fa un temps que s’estan introduint les TIC en les oficines judicials, qüestió que donaria per un altre article, però el volum de documentació en paper és tan gran que requereix d’una solució integral i ràpida. Els metres lineals són tants milers que plantejar la digitalització és demostrar que no se sap de que s’està parlant, el que requereix és un Sistema d’Informació integral que integri el tractament de la documentació en arxiu i que promogui un sistema d’avaluació ràpid i àgil que permeti desbloquejar el circuit natural del sistema d’arxius fins a l’Arxiu Històric i s’asseguri la preservació de la documentació essencial reconeixent-li així el seu caràcter de patrimoni històric.

 

Maria Jesús Llavero Porcel.  Llicenciada en Geografia i Història, i en Documentació. Master en Arxivística. És responsable de l’Arxiu Central de l’Audiència provincial i Jutjats de Lleida, i atén la coordinació dels arxius judicials de la província. És membre fundador del Grup d’Arxivers de Lleida i del Centre d’Estudis Comarcals del Segrià.

Advertisements

Deixa un comentari

Filed under Arxius, Gestió documental

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s