El pla de seguretat de l’arxiu (I)


Quan ens trobem davant del repte de redactar el pla de seguretat del nostre arxiu hem de tenir present que aquest s’ha d’adaptar a les seves necessitats específiques, i que serà un pla individualitzat per a cada institució. Així doncs, per a la seva elaboració, tan sols es poden donar unes pautes generals orientatives que caldrà interpretar, desenvolupar o concretar convenientment segons les característiques de cada una de les institucions.

Tot pla de seguretat d’arxiu ha de garantir la seguretat de les persones, tant dels treballadors com dels usuaris, i de la documentació que custodia. Per altra banda, s’ha d’aplicar una política de prevenció i de protecció després d’haver analitzat i avaluat els riscos potencials. Així com, contenir una planificació i coordinació de la vigilància i generar un pla d’emergència i evacuació –breu i amb consignes d’actuació molt clares-, que ha de conèixer i assajar tot el personal de l’arxiu. Finalment, ha d’establir els mecanismes adequats per evitar la relaxació progressiva de la seguretat.

Aquests objectius s’assoleixen partint d’un anàlisi de les característiques individuals de cada institució i de les activitats que s’hi porten a terme. Cal tenir molt clars quins són els factors de risc i adoptar la política de prevenció més apropiada per a cada situació.

Amb l’objectiu de minimitzar els danys s’han d’organitzar mecanismes d’intervenció des del moment de la seva detecció fins al de la intervenció. Cal tenir en compte que la intervenció és el darrer anell de la cadena de seguretat i que aquesta ha de ser ràpida i eficaç.

Un arxiu, una biblioteca, un museu són espais en què la seguretat és vital, tant per a les persones com per al patrimoni. Tot el personal ha d’estar implicat en la prevenció de Riscos Laborals per poder respondre correctament davant dels riscos s’ha d’estar ben informat i haver rebut la correcta formació preventiva general i la formació preventiva específica per a cada lloc de treball.

El pla de seguretat s’ha de revisar periòdicament, s’ha d’actualitzar i s’ha d’adaptar a les necessitats canviats de l’arxiu.

Jonás Suárez i Mònica Sesma
Arxiu Municipal de Lleida
Anuncis

Deixa un comentari

Filed under Arxius, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s