Tota coincidència amb la realitat és pura fantasia… O no?


Cada cop és més habitual que els arxius històrics exerceixin també d’arxius administratius intermedis, assumint transferències periòdiques de documentació la ubicació natural de la qual seria un hipotètic arxiu intermedi, i consegüentment les tasques pròpies d’aquesta fase del sistema d’arxius. Aquesta és una situació de facto que respon a diferents circumstàncies, entre altres la inexistència o debilitat del Sistema d’Informació, sobre tot en la part d’aplicació integral del subsistema de Gestió Documental. Aquestes mancances reforcen la no implementació de calendaris de transferències o la seva inaplicabilitat, també tenen efecte la poca incidència en la gestió documental des de la generació dels documents en les oficines i abans en el disseny dels documents i els circuits.

Fem un repàs del cicle vital de la documentació. Sabem que en la fase activa, els expedients romanen en l’oficina (entorn de treball) mentre estan en tràmit i al finalitzar-lo passen a l’arxiu d’oficina/ de gestió on s’estarà un termini de temps proporcional als terminis de recursos, caducitat i arxiu definitiu de l’expedient. Com més curts siguin els temps de tramitació més ràpidament passarà a la consideració de documentació inactiva. Això ve marcat per les valoracions dels processos i de les sèries.

document-control

La fase següent, semiactiva, i que la conformen documentació que fa ja un temps que ha conclòs la seva tramitació, té poca consulta, tot i que encara pot tenir vius els valors administratius, jurídics o econòmics per la qual cosa es poden reincorpora de nou a la fase documental anterior. La instal·lació natural d’aquesta documentació seria l’Arxiu Central de l’entitat, aplicant el calendari de transferències, que recolliria el que s’anomena transferències ordinàries. A banda, hi ha les transferències extraordinàries, és a dir, la remissió eventual de documents des de l’arxiu d’oficina, motivada per circumstàncies que impedeixin la seva organització, custòdia, conservació, control o servei. Es tracta de casos excepcionals, i que només es durà a terme després de consultar i acordar-lo amb l’Arxiu Central. Els dos tipus de transferència es documenten convenientment.

Finalment, una vegada que ha prescrit el valor administratiu dels documents, és possible que aquests posseeixin altres valors (històrics, testimonials…) que plantegen la necessitat de la seva conservació permanent, només en aquest cas haurien de ser transferits a l’Arxiu Central de l’entitat. També s’hauria de donar quan una unitat productora desapareix de l’organigrama institucional sense que les seves funcions siguin assumides per una altra, aleshores tota la documentació produïda fins a la seva extinció serà transferida a l’Arxiu Central de l’Entitat, sigui quina sigui la seva antiguitat.

Tot aquest circuit acaba en els arxius històrics on haurien de transferir-se, segons la Llei d’Arxius, la documentació després d’haver estat avaluada, és a dir, aquella que ha estat objecte de propostes d’avaluació a les respectives comissions avaluadores i que han rebut una resolució que fixa el seu valor o valors, els terminis de disposició i el de permanència.

tira estressada

 

 

D’aquesta manera sembla fàcil mantenir un funcionament eficaç i eficient dels diferents sistemes d’arxius, siguin públics o privats. Caldria aplicar en tot el procés els principis i les eines de la gestió documental, afegint les infraestructures i les plantilles adequades, tot això hauria de seguir una planificació prèvia, realista i que inclogui avaluacions periòdiques que permetin el redisseny àgil del projecte per tal d’adaptar-lo a les novetats i a les situacions sobrevingudes.

En lloc d’això la realitat més estesa és que la gestió documental queda relegada al final del cicle documental, sense capacitat (o amb poca capacitat) d’incidir en els processos. En canvi, o com a conseqüència, el que trobem és que la documentació es troba instal·lada segons necessitats o decisions peregrines o personals, que no tenen en compte el cicle de vida dels documents sinó l’espai que queda a l’oficina (o al servidor) amb difícil aplicació dels calendaris de transferències i amb poques propostes d’avaluació en relació al número de les tipologies documentals existents i menys resolucions (tendència que està millorant últimament). Així hi ha expedients de l’arxiu de gestió dins de l’oficina i/o en l’arxiu central i es pretenen transferències als històrics de conjunts documentals que no han complit el termini i/o no han estat avaluats.legajos

 

En aquest context les transferències són una activitat important, tant les periòdiques com les extraordinàries; les primeres perquè  la seva programació es reflecteix en calendaris que permeten crear una dinàmica de bones pràctiques i planificar una bona part de les activitats arxivístiques; les segones a pesar del seu caràcter excepcionals han de respondre a criteris objectius. Tan unes com les altres cal documentar-les tant el procediment com la documentació que es transfereix i cal fer-ho de forma que mentre no s’incorpori a l’inventari de l’arxiu de corresponent es tingui el control suficient sobre el contingut. Són les transferències les que ens permeten que el cicle de vida dels documents concordi amb el sistema d’arxius.

Diapositiva1

 

 

 

 

Anna Esteve. Arxiu Diocesà de Lleida
Maria Jesús Llavero. Arxiu Central de l’Audiència i Jutjats de Lleida

 

Anuncis

Er Archiu Generau d’Aran commemòre eth Tricentenari damb nauetats ena web e naui programes de ràdio


TricentenariEr Archiu Generau d’Aran commemòre eth Tricentenari damb era publicacion ena web dera Cronologia des hèts succedits ena Val d’Aran ath torn dera Guèrra de Succession Espanhòla e eth regnat de Felip V (1700-1746). Un trabalh hèt per Elisa Ros, istoriadora e tecnica de patrimòni deth Conselh Generau d’Aran e Maria Pau Gómez, directora der Archiu Generau d’Aran.

Atau madeish en apartat “Els documents escollits” dera web s’an publicat 4 documents que viren ath torn des hèts nomentadi. Eth prumèr, ua carta der archiduc Carles III, datada en 1707; eth dusau, ua carta de Felip V, datada en 1707; eth tresau, era libreta deth sindicat de Sanci Aunòs de Miguel, sindic generau dera Val d’Aran en periòde 1710-1712 e eth darrèr document, eth Memòriau des maus hèti en Garòs pes tropes borboniques en 1711.Memorial Garòs 1711

Era difusion continuarà enes programes de ràdio que cada deluns aufrís er Archiu a trauès deth programa ‘Aran, Meddia Aranés’, a on se parlarà des hèts, des documents e des notícies d’aguest periòde istoric. Es biografies de Carles d’Àustria e de Felip V inicieren es emissions en mes de març, que continueren damb un programa dedicat ara invasion dera Val d’Aran per part des tropes borboniques er an 1711.

En mes d’abriu s’a parlat d’un document qu’informe des maus que patic eth lòc de Garòs er an 1711 dauant dera entrada des tropes de Felip V, en tot èster generau de dites tropes eth Marqués d’Arpajon. Eth document se conten en hons patrimoniau des d’Eira e des de Barbèr de Garòs. S’a explicat era biografia de Sanci Aunòs de Miguel des de Joanchiquet de Vilamòs. Aunòs aucuparà eth cargue de Sindic Generau e serà part important enes eveniments politics d’aquera epòca.

20140311_181851En mes de mai, es emissions an tractat eth Decret de Naua Planta (1716). Cau rebrembar que, maugrat dit decret, era Val d’Aran continuarà, gràcies a ua Reiau Cedula autrejada per Felip V, damb eth sòn govèrn particular.

En mes de junh, coneisheram era figura de Francisco Cau de Benós, baron de Les e governador dera Val d’Aran peth nomenament dirècte deth rei, a trauès deth sòn testament datat en 1719.

Era programacion especiau acabarà damb un repàs de toti es privilègis autrejats per Felip V ara Val d’Aran, des quaus destaque era exempcion der us deth papèr sagerat qu’encara consèrve aué en dia era Val.

 

Es programes se pòden escotar en diferit pera tota Catalunya, ena web de Catalunya Informació de Catalunya Ràdio en sòn apartat “Programes” sintonizant eth programa ”Aran, Meddia Aranés” e eth dia d’emission qu’ei eth deluns. http://www.catradio.cat/programa/892/Aran-meddia-aranes

Maria Pau Gómez Ferrer
Archiu Generau d’Aran

Insectes bibliòfags: peixet de plata o corc?


La conservadora i restauradora Berta Blasi va escriure fa uns díes al seu bloc un interessant article sobre insectes bibliòfags. Aquests animals s’alimenten del suport paper i destrueixen no solament el paper sinó les pells de les enquadernacions i les seves coles.
Hi ha un tipus de deterioració que podem identificar molt clarament i és la que produeix el peixet de plata quan s’elimenta. La majoria de les col·leccions són devorades per espècies de diferents ordres i famílies d’insectes xilòfags però mentre uns fan galeries el peixet de plata devora en superfície.

El peixet de plata

Conegut científicament com a Lepisma Saccharina, és un insecte petit platejat en forma de gota amb unes antenes davant i una cua llarga. Es reprodueixen en condicions de 25 a 30ºC i poden viuen de mitja entre dos i tres anys. Tant les nimfes com els adults s’alimenten de midons i de les dextrines dels adhesius que trobem en el paper o en les coles per enquadernar.

peixet_de_plata_lepisma_saccharina

La deterioració que deixa en el paper quan s’alimenta és molt particular ja que va cruspint en superfície. Va bé imaginar-se el peixet de plata com a una polidora de terres, va fent passades en superfície fins que finalment acaba fent un forat al paper. Pot ser que aquest forat no arribi a produir-se mai, però és molt útil agafar el paper afectat i mirar-lo a contrallum on s’apreciarà claríssimament el recorregut que ha anat fent al llarg del seu àpat.deterioracio_lepisma

El corc
Així com hem dit que el peixet de plata deixava un rastre molt particular en els papers i podia identificar-se clarament, el cas de la resta de xilòfags és molt més complex.
El corc comú, dels mobles o Anobium punctatum no és l’únic bibliòfag: també trobem habitualment l’escarabat de les catifes, el corc del pa, el corc del fesol, etc., però potser seria un dels més freqüents.pic_2

Ataquen el patrimoni sobretot quan es troben en fase larvària i la característica principal és que excaven galeries. Són molt perjudicials per als fons bibliogràfics i documentals ja que no fan un lleig a res (devoren tot suport cel·lulòsic: pergamins, lligalls de documents i rarament tèxtils vegetals) i afecten moltes pàgines al mateix temps que, per tant, fa perdre un gran volum d’informació. Són difícils de detectar si no portem un bon control dels fons perquè no acostumen a sortir de les galeries fins que no estan en fase adulta. Per distingir-los dels peixets de plata ens ajudarà pensar en els corcs com a una tuneladora, es mengen els llibres creant túnels en totes direccions i pel camí deixen excrements que tenen una aparença similar al fang.

galeries_corcs_documents

El text s’ha extret íntegrament de la web de la Berta Blasi

L’Arxiu Municipal de Lleida digitalitza el Diario de Lérida dels anys 1976-1978


L’arxiu municipal de Lleida, amb l’objectiu de difondre i posar a l’abast de l’usuari els fons hemerogràfics que conserva, posa en linea 14.395 pàgines més, del Diario de Lérida des del mes de maig de 1976 al mes d’agost de 1978.

Capçalera del Diario de Lérida del 17 de desembre de 1976

Capçalera del Diario de Lérida del 17 de desembre de 1976

Actualment el Diario de Lérida es pot consultar on line des de l’inici de 1966, juntament amb tretze capçaleres més a través de la pàgina web de l’arxiu.

El primer número del Diario de Lérida va veure la llum l’1 d’octubre de l’any 1860, com a diari de tendència liberal en contraposició a l’Aquí Estoy de caire més republicà. Pocs mesos més tard, al febrer de 1861, deixà d’editar-se sorgint altre cop, amb la mateixa capçalera i significació vint-i-cinc anys més tard, al 1885. Després d’un període d’incertesa, a principis de l’any 1896 el Diario de Lérida definitivament es consolidà com exemple de premsa de tendència i orientació catòlica que tan sols es deixà de publicar en els parèntesis de la dictadura de Primo de Ribera, la República i durant bona part del franquisme. L’any 1990 se’n renovà la capçalera catalanitzant-se i donant pas al Diari de Lleida. Finalment, el 31 de desembre de 1992 arribà als quioscos per darrera vegada cedint els seu lloc en la premsa lleidatana al nou Nou Diari.

Bibliografia:

Publicacions periòdiques de Lleida (1854-2001). Col·lecció Guillem Botet, n. 4, Ajuntament de Lleida, Lleida, 2003

 
 
 Elena González Coso
Cap de l’Arxiu Municipal de Lleida

Transparència, publicitat i accés?


Fa 6 mesos que es va publicar la Llei 19/2013, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. En la disposició final novena, es preveia l’entrada en vigor de forma immediata del Títol II, el referit al Bon Govern, ajornant fins a un any des de la publicació l’aplicació del Títol Preliminar, el Títol I i el Títol III. És a dir, estem a 6 mesos de l’entrada en vigor del Títol referit a la “transparència de l’activitat pública”.

2725936856_477c2a7b45_z

Des de la banda dels professionals de la gestió de la informació i la documentació s’han succeït una sèrie d’articles d’anàlisi i/o opinió en relació amb el projecte de Llei, fent aportacions que pretenien millorar un articulat que presentava moltes mancances. Un cop aprovat el text definitiu, el que s’han publicat, sobre tot, són anàlisis jurídics de professionals del dret, però sobre tot s’han programat conferències i cursos, tan des de les administracions com des de les diferents associacions professionals.

La Llei 19/2013 aporta els conceptes de transparència, publicitat activa i dret d’accés, com a elements importants en la pràctica del bon govern. Podríem pensar que la transparència engloba els altres dos conceptes i fins i tot el de publicitat seguida de qualsevol qualificatiu. La transparència no és únicament una pràctica administrativa sinó una forma d’entendre la relació entre els ciutadans i l’Administració pública. En un règim de transparència, la publicitat és la norma en tots els procediments durant tot el procés, això facilita l’accés a la informació en qualsevol moment i si han d’existir excepcions ho són de forma puntual i amb terminis concrets i coneguts. Cap d’aquests punts queden garantits, a pesar del que s’esmenta en el punt I del Preàmbul respecte a l’accés, com es pot parlar de garantia quan el silenci es qualifica de negatiu i no es preveu cap tipus de control o sanció pel cas d’aquest silenci, permetent que el silenci sigui la pràctica habitual i per tant dilatant el dret d’accés, entorpint la publicitat passiva i consegüentment la transparència.

Aquesta Llei passa a formar part d’un corpus legal que té a veure amb la publicitat i lliure accés a la informació pública que s’inicia en l’art. 105b) de la Constitució Espanyola i que va tenir una primera regulació en la Llei 30/92, de 26 de novembre. Posteriorment, de forma sectorial, es va afegir la Llei 27/2006, de 18 de juliol, sobre accés a la documentació relacionada amb el medi ambient i la Llei 37/2007, de 16 de novembre, sobre la reutilització de la informació del sector públic i la 11/2007, de 22 de juny, de l’accés electrònic dels ciutadans als Serveis Públics. Un conjunt normatiu que té en l‘Esquema Nacional d’Interoperabilitat una eina bàsica per fer-la possible i en la Llei Orgànica de Protecció de Dades de caràcter personal part dels límits legals de l’accés i la publicitat de la informació pública.

dia-dos-deficientes-fc3adsicosA pesar de la producció legislativa la millora en l’accés no ha estat perceptible. Aquesta millora perquè sigui real ha d’estar relacionada amb la simplificació i redisseny dels processos administratius, amb la necessària connexió de les diferents administracions públiques i també amb la incorporació real de les tecnologies de la informació tant en els nivells de generació de documentació com en la interacció amb els ciutadans, arribant a la preservació i per tant fent real la possibilitat de reutilització, d’accés i de tot tipus de publicitat. És per això que és molt difícil fer una planificació adequada d’un Sistema d’Informació d’aquest abast prescindir d’una part dels professionals que han de fer-lo possible.

Cal dir que la Llei 19/2013 universalitza l’accés -aquesta és la gran novetat-, en el subjecte del dret -qualsevol ciutadà- i en l’objecte -qualsevol document estigui o no finalitzat el procediment-, tot i que com ja he dit la garantia que es pugui exercir no està realment garantida. També estableix de forma explicita la publicitat activa fent un llistat de temes que han de ser objecte d’aquest tipus de publicitat. En la nostra opinió la distinció entre la publicitat activa i passiva treu credibilitat a la voluntat de transparència.

El cas és que queden 6 mesos per a l’aplicació del Títol II d’aquesta Llei que respon a una demanda social de transparència i de moment sembla que s’estan centrant els treballs en webs de transparència que donen accés a informació més o menys estàtica que en la majoria dels casos ofereixen uns itineraris de cerca concrets i una reutilització de la informació mínima. Quant a la publicitat activa sembla que la única preocupació del ciutadà és la informació econòmica i la que es refereix als organigrames, funcions i àmbits competencials, però no sembla que la transparència i l’accés lliure que preconitza la Llei que ens ocupa pugui ser una realitat el 10 de desembre pròxim. Haurem d’estar a l’aguait.

Mostra del Romànic de la Noguera. Una exposició de l’Arxiu Gavín


Cartell Exposició "Mostra del Romànic de la Noguera"

L’Arxiu Gavín ha inaugurat aquesta setmana l’exposició “Mostra del romànic de la Noguera” al Monestir de les Avellanes, coincidint amb el 5è aniversari del trasllat de l’Arxiu Gavín al Monestir. La mostra està formada per una selecció fotogràfica de trenta-cinc esglésies, capelles, monestirs i ermites romàniques de la Noguera.

Els objectius de l’exposició són donar a conèixer el patrimoni religiós d’estil romànic existent a la comarca i difondre el patrimoni documental i fotogràfic que preserva aquest Centre de Documentació de Cultura Popular i Religiosa de Catalunya, l’Arxiu Gavín.

La Noguera conserva 176 esglésies romàniques, de les quals 7 han estat descobertes per l’Arxiu Gavín. A més a la comarca hi ha la Baronia de Rialb que és el municipi que concentra més romànic de Catalunya.

La mostra, estarà exposada fins el 30 de maig a la Sala Capitular del Monestir de les Avellanes. Passat aquest període iniciarà un recorregut itinerant.

Presentació de ‘Llibres de bans de Tàrrega. Segle XIV’ de Josep Xavier Muntané i Santiveri


Avui, 8 de maig, es presenta el número vuit de la Col·lecció Ardèvol de l’Arxiu Comarcal de l’Urgell (ACUR).

petitaEl ‘Llibre de bans de Tàrrega. Segle XIV’ ens aporta un recull riquíssim de dades sobre els hàbits i la vida quotidiana de la Tàrrega d’aquell període. No es tracta,  però, de la història a què ens tenen acostumats les cròniques medievals, els registres notarials, la burocràcia administrativa. És la història dels petits, la que es troba aquí. Aquestes faltes, algunes d’elles escrites com un relat breu, salven aquests moments de la vida de la gent normal, en aparença intranscendents, de l’oblit.

La sèrie de llibres de multes de l’Arxiu és excepcional, tant pel nombre d’unitats conservades com per la raresa d’aquest gènere de llibres.

Dijous 8 de maig
19.30 hores
Arxiu Comarcal de l’Urgell
Carrer de les Sitges, 4 (Tàrrega)
Entrada lliure