Tota coincidència amb la realitat és pura fantasia… O no?


Cada cop és més habitual que els arxius històrics exerceixin també d’arxius administratius intermedis, assumint transferències periòdiques de documentació la ubicació natural de la qual seria un hipotètic arxiu intermedi, i consegüentment les tasques pròpies d’aquesta fase del sistema d’arxius. Aquesta és una situació de facto que respon a diferents circumstàncies, entre altres la inexistència o debilitat del Sistema d’Informació, sobre tot en la part d’aplicació integral del subsistema de Gestió Documental. Aquestes mancances reforcen la no implementació de calendaris de transferències o la seva inaplicabilitat, també tenen efecte la poca incidència en la gestió documental des de la generació dels documents en les oficines i abans en el disseny dels documents i els circuits.

Fem un repàs del cicle vital de la documentació. Sabem que en la fase activa, els expedients romanen en l’oficina (entorn de treball) mentre estan en tràmit i al finalitzar-lo passen a l’arxiu d’oficina/ de gestió on s’estarà un termini de temps proporcional als terminis de recursos, caducitat i arxiu definitiu de l’expedient. Com més curts siguin els temps de tramitació més ràpidament passarà a la consideració de documentació inactiva. Això ve marcat per les valoracions dels processos i de les sèries.

document-control

La fase següent, semiactiva, i que la conformen documentació que fa ja un temps que ha conclòs la seva tramitació, té poca consulta, tot i que encara pot tenir vius els valors administratius, jurídics o econòmics per la qual cosa es poden reincorpora de nou a la fase documental anterior. La instal·lació natural d’aquesta documentació seria l’Arxiu Central de l’entitat, aplicant el calendari de transferències, que recolliria el que s’anomena transferències ordinàries. A banda, hi ha les transferències extraordinàries, és a dir, la remissió eventual de documents des de l’arxiu d’oficina, motivada per circumstàncies que impedeixin la seva organització, custòdia, conservació, control o servei. Es tracta de casos excepcionals, i que només es durà a terme després de consultar i acordar-lo amb l’Arxiu Central. Els dos tipus de transferència es documenten convenientment.

Finalment, una vegada que ha prescrit el valor administratiu dels documents, és possible que aquests posseeixin altres valors (històrics, testimonials…) que plantegen la necessitat de la seva conservació permanent, només en aquest cas haurien de ser transferits a l’Arxiu Central de l’entitat. També s’hauria de donar quan una unitat productora desapareix de l’organigrama institucional sense que les seves funcions siguin assumides per una altra, aleshores tota la documentació produïda fins a la seva extinció serà transferida a l’Arxiu Central de l’Entitat, sigui quina sigui la seva antiguitat.

Tot aquest circuit acaba en els arxius històrics on haurien de transferir-se, segons la Llei d’Arxius, la documentació després d’haver estat avaluada, és a dir, aquella que ha estat objecte de propostes d’avaluació a les respectives comissions avaluadores i que han rebut una resolució que fixa el seu valor o valors, els terminis de disposició i el de permanència.

tira estressada

 

 

D’aquesta manera sembla fàcil mantenir un funcionament eficaç i eficient dels diferents sistemes d’arxius, siguin públics o privats. Caldria aplicar en tot el procés els principis i les eines de la gestió documental, afegint les infraestructures i les plantilles adequades, tot això hauria de seguir una planificació prèvia, realista i que inclogui avaluacions periòdiques que permetin el redisseny àgil del projecte per tal d’adaptar-lo a les novetats i a les situacions sobrevingudes.

En lloc d’això la realitat més estesa és que la gestió documental queda relegada al final del cicle documental, sense capacitat (o amb poca capacitat) d’incidir en els processos. En canvi, o com a conseqüència, el que trobem és que la documentació es troba instal·lada segons necessitats o decisions peregrines o personals, que no tenen en compte el cicle de vida dels documents sinó l’espai que queda a l’oficina (o al servidor) amb difícil aplicació dels calendaris de transferències i amb poques propostes d’avaluació en relació al número de les tipologies documentals existents i menys resolucions (tendència que està millorant últimament). Així hi ha expedients de l’arxiu de gestió dins de l’oficina i/o en l’arxiu central i es pretenen transferències als històrics de conjunts documentals que no han complit el termini i/o no han estat avaluats.legajos

 

En aquest context les transferències són una activitat important, tant les periòdiques com les extraordinàries; les primeres perquè  la seva programació es reflecteix en calendaris que permeten crear una dinàmica de bones pràctiques i planificar una bona part de les activitats arxivístiques; les segones a pesar del seu caràcter excepcionals han de respondre a criteris objectius. Tan unes com les altres cal documentar-les tant el procediment com la documentació que es transfereix i cal fer-ho de forma que mentre no s’incorpori a l’inventari de l’arxiu de corresponent es tingui el control suficient sobre el contingut. Són les transferències les que ens permeten que el cicle de vida dels documents concordi amb el sistema d’arxius.

Diapositiva1

 

 

 

 

Anna Esteve. Arxiu Diocesà de Lleida
Maria Jesús Llavero. Arxiu Central de l’Audiència i Jutjats de Lleida

 

Deixa un comentari

Filed under Arxius, Gestió documental

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s