El cens d’arxius, una eina creada per custodiar el patrimoni documental català


Cens d'Arxius

Tríptic informatiu del Cens d’Arxius

 El Cens d’Arxius ha de permetre conèixer l’estat de conservació, completesa i la localització sobre el territori del patrimoni documental. És a dir, ha de ser un important instrument per a la protecció, la conservació, el coneixement i l’estudi del patrimoni documental català. L’objectiu últim del cens serà, per tant, ja no tan sols conèixer el patrimoni documental sinó establir programes d’ajut i col·laboració que garanteixen la conservació d’aquests béns.

 A grans trets, els documents que conformen el patrimoni documental són:

  1. Els documents produïts o rebuts per la Generalitat, pels ens locals i per les entitats autònomes, les empreses públiques i les altres entitats que en depenen.
  2. En el cas dels documents privats dependrà de la seva antiguitat, quaranta o cent anys depenent de si es tracta de persones jurídiques o físiques.
  3. Documents conservats en arxius de titularitat pública.
  4. Documents dels òrgans de l’Administració de l’Estat, notaries, registres públics, òrgans de l’Administració de justícia i de la Comunitat Europea radicats a Catalunya.
  5. Els documents no compresos en els apartats anteriors integrats per resolució del conseller/a de Cultura, amb l’informe previ del Consell Nacional d’Arxius, atesos els seus valors històrics i culturals.

 Per exemple, seran unitats censals entitats culturals, associacions en el seu sentit més ampli (culturals, organització veïnal, esportives, educatives, econòmiques, de fauna i flora, militars…), entitats tradicionals religioses o laiques, empreses de tot tipus, arxius que formin o no part de la Xarxa d’Arxius de la Generalitat de Catalunya (XAC)…

Metodologia de treball

La Subdirecció General d’Arxius i Gestió Documental (SGAiGD) planifica i coordina el Cens d’Arxius al conjunt del territori i elabora els instruments i documents que s’han d’utilitzar. Al 2007 es va endegar el projecte i, actualment, s’estan portant a terme campanyes puntuals i periòdiques.

 L’elaboració material del Cens d’Arxius s’organitza comarcalment i es dirigeix des de l’arxiu comarcal o històric corresponent.

El personal tècnic de l’arxiu porta a terme les següents tasques:

  1. Confecciona llistats de les possibles unitats censals posant-se en contacte amb els corresponents departaments de la Generalitat com de l’Estat espanyol.
  2. Estableix contacte amb l’entitat amb la finalitat d’acordar una visita. Val a dir, que tot sovint les dades de contacte estan desactualitzades, en aquests casos, caldrà buscar-les.
  3. En la visita a la unitat censal el tècnic/a omple el formulari elaborat per SGAiGD i posteriorment els hi fa arribar per tal de descarregar-ne la informació a una base de dades general. El formulari recull informació entorn la unitat censada i dades de la documentació.

Un cas pràctic: El Cens d’Arxius a la comarca del Segrià.

L’Arxiu Històric de Lleida s’encarrega de la comarca del Segrià. Al 2011 ja va fer una primera aproximació però des del juny d’aquest any i fins al desembre s’està portant a terme un nova campanya.

 De l’experiència, tot i que encara molt novell, se n’extreu una conclusió clara: el cens és eminentment transversal, que en definitiva, és un dels objectius bàsics i fundacionals dels arxius.

 Una de les mancances estructurals que cal vèncer –i s’està fent- és la d’apropar l’arxiu a la ciutadania. Massa sovint desconeix les funcions i serveis que ofereix. A més, el tècnic d’arxiu es posa en contacte amb persones que estan al capdavant o estan en contacte directe amb la documentació d’un gran i heterogeni grup d’entitats. Així, és una molt bona oportunitat per explicar-los-hi les nocions bàsiques de les tècniques d’arxiu: què s’ha de guardar, com i els instruments necessaris per la seva recuperació. Cal transmetre la importància d’una adequada gestió de la documentació, atès que, en definitiva, és part de la història de la institució.

En segon lloc, l’elaboració del cens permet establir sinèrgies entre els departaments de la Generalitat i l’arxiu. Per elaborar els llistats d’entitats, empreses… cal accedir a les bases de dades dels diferents organismes que les regulen les quals, tot sovint, estan desactualitzades. El tècnic d’arxiu constata a peu de carrer la vitalitat de les diferents entitats. Així, caldria treballar en paral·lel amb els diferents departaments de la Generalitat atès que el benefici seria mutu. Elles podrien facilitar dades de contacte i des de el servei d’arxius facilitar-los-hi el feedback de l’entitat.

Per últim, i a nivell molt personal, caldria dotar de més flexibilitat el formulari atès que no s’adiu a la heterogeneïtat del patrimoni documental català.

 

 

 

Advertisements

Deixa un comentari

Filed under Arxiu Històric Provincial, Arxius, Opinió, Patrimoni documental català

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s