Còpies de mail

Parlar de fer còpies no és ser original però us evitarà futurs ensurts i maldecaps si feu cas a les recomacions que us donaré i que mai em cansaré de repetir en aquesta secció que en la idea primigènia era de bricolatge informàtic serveix sobretot per fer més fàcils i segures les vostres relacions amb la informàtica.

Ara feia molts dies que no parlava d’un tema que he intentat que sigui molt important per a vosaltres, les còpies, perquè no es tracta de tenir còpies per si de ca un dia … si no que hem de tenir còpies pel dia que, perquè segur que un dia les necessitarem. Recordeu el programa de setembre de 2014  a on parlava de les còpies del mòbil, i els programes del 15 novembre del 2013 i del 22 de setembre de 2013 a on parlava de les còpies de seguretat i els plans de contingència, i recordeu la importància de les còpies de les fotos, que he parlat a bastament i que segur que ja teniu ben resolt, així que som-hi.

Avui el tema està més dedicat a les empreses, però fins i tot a tots nosaltres ens interessa no perdre el contingut dels mails que poden tenir declaracions d’amor, cartes familiars, i un grapat de coses que ens sabria greu perdre

Com funciona el mail

Des de fa anys que es diu que el mail està mort, que és una aplicació que no té futur, però en l’àmbit empresarial és l’aplicació més important d’Internet. L’email és avui un sistema descentralitzat sota una plataforma oberta, no propietària de ningú, potser se li podria argumentar que té molts anys a sobre i que s’intenta que faci coses que no havien estat pensades pel mail. El mail, avui, és un newsfeed, un alimentador de notícies, de newsletter, alertes per mail, etc. El mail és el nostre passaport i qui ens identifica a Internet quan volem fer coses serioses. Si voleu obrir un compte bancari, necessitareu confirmar-ho per mail, si obriu un compte a Amazon, confirmeu-ho per mail, el mail va ser el sistema primari de comunicació social, era el sistema d’enviar un missatge  algú, punt. El mail era el servei de transport de paquets digitals, abans del Dropbox i Google-Drive, el mail era la manera d’enviar documents digitals. Encara ara, aquests sistemes t’avisen per mail de l’arxiu digital que t’han enviat. El mail era el sistema inicial de treball col·laboratiu. I, avui, que és l’època de la mobilitat, el mail es llegeix molt bé al mòbil, molt millor que alguns webs o anuncis creats amb layouts il·legibles.

Gairebé tots els nostres mails funcionen amb el sistema IMAP, que vol dir que els nostres mails estan guardats al servidor de correu que ens dóna el servei, no estan al nostre ordinador, que en pot tenir una còpia, o no, segons estigui configurat el nostre programa de mail, així que si esborrem un mail o una carpeta de mails en el nostre programa els mails s’esborren ràpidament del servidor i no hi ha forma de recuperar-los, per això i per seguretat, ara us explicaré sistemes de còpia.

Obligacions legals

A Espanya encara no hi ha lleis que obliguin a tenir còpies a les empreses dels mails enviats i rebuts, però, per citar un exemple, les empreses que treballen amb la SEC, brokers, dealers, etc, han de mantenir còpia de la informació electrònica, que inclou els emails, de 3 a 6 anys.

Però no estar obligats legalment no vol dir que tenir una còpia no ens serveixi davant riscos legals en general i ens permet fer servir els correus com a prova a procediments judicials

Programes de còpia

La còpia dels mails no es pot fer simplement copiant els arxius que tenim al disc dur, perquè, segons com estigui configurat el mail, no tindrem tots els recursos o bé ens costarà tornar a la situació anterior al desastre. El que nosaltres volem d’un programa de còpia de mail és que faci còpia dels mails, evidentment, però també que ens permeti consultar els mails copiats.

El sistema més senzill és fer la còpia dels mails directament al servidor, però si el nostre proveïdor no ho pot fer o bé estem treballant amb Gmail o Outlook, l’antic Hotmail, hem de tenir alternatives:

Si treballem amb Gmail, podem anar all nostre compte de Gmail, seleccionar ‘compte’ i quan surtin totes les opcions, seleccionar ‘baixeu les dades’ i podreu tenir una còpia de tots els vostres mails, de fet tindreu opcions per copiar un grapat de dades que Google té de vosaltres.

La còpia no és immediata, es posa en marxa als servidors de Google i quan està acabada us envien un mail amb el link per poder baixar-vos el zip amb la còpia.

Aquest sistema, com podeu veure, no és automàtic, cada vegada que vulgueu una còpia heu d’iniciar el procés i, com sempre, les possibilitats d’oblidar-vos són altes, heu de buscar un sistema automàtic.

Un dels millors i més original sistema que he vist per arxivar els mails és el del programa ‘Email Archiver’ (24,99$ a la AppStore) per a Mac, que no guarda exactament una còpia dels mails, sinó que converteix un per un tots els mails a format PDF i els deixa perfectament ordenats al nostre disc dur. El funcionament és molt simple, poses en marxa el programa i llestos.

Un sistema més ‘normal’ és MailSteward que fa el que normalment fan els programes de backup que és guardar el mail en una base de dades, en tres versions, Lite (24,95$), Standard (49,95$) i Pro (99,95$), i de tots tres teniu versions de demo per arxivar fins a 15,000 mails i provar el funcionament. Per a mi, la gran diferència de la versió Pro és que inclou un sistema per activar l’arxiu automàtic del mail sense necessitat d’utilitats del Mac com Autmator o Cron.

Per a usuaris Windows la millor solució és MailStore Server (a partir de 295€ ), és una eina integral que, a nivell empresa, es connecta al servidor de mail i fa còpia de tots els mails de tots els empleats de l’empresa. Pot fer-la de servidor Exchange, de les apps de Google o d equalsevol servidor Imap o Pop3. Tots els mails queden arxivats i, si heu activat la funció de retenció legal, ni tan sol l’administrador pot esborrar un mail.

Per fer còpies individuals, tenen la versió Home que fa còpies del teu mail de forma individual i és gratuït.

Un sistema simple per usuaris de Outlook és MessageSave (49,95$) i el podeu provar gratis per 30 dies.

 Una vegada copiats els mails, recordeu de posar la còpia a un altre ordinador perquè si perdeu el disc dur a on teniu l’original i la còpia us quedareu sense res.

Evidentment guardo els articles en lloc segur, aquest bloc n’és un exemple , podreu accedir-hi sempre i jo per actualitzar-lo també, el meu gestor de contrasenyes m’ajuda a poder acomplir sempre amb les meves responsabilitats.

Publicació extreta del bloc Pensalla.cat: En Joan Jofra t’ho resol. Un entrada de Joan Jofra