Los Archivos Judiciales, un presente con mucho futuro


Podría explicar aquí el funcionamiento de la Nueva Oficina Judicial (NOJ) y como afecta al sistema de archivos judiciales, pero apenas tiene implantación en la provincia de Lleida. Incluso podría hablar sobre el Expediente Judicial Electrónico, pero solo algunos módulos se han puesto en marcha con un desigual éxito y con un sonoro fracaso en relación a la digitalización. Así que paso a explicar la realidad que hoy por hoy vive el sistema de archivos judiciales en esta provincia y, por extensión, en la mayor parte de Catalunya. Una realidad basada mayoritariamente en el soporte papel y un ámbito cronológico que de forma general abarca desde los años 60 del siglo pasado hasta la actualidad, aunque en algunas ocasiones se puede remontar hasta la década de los 80 del siglo XIX, dependiendo del fondo.

Por tratarse de una Administración especial, de la que se tiene poco conocimiento sobre su organización y documentación, he incluido una sucinta introducción y un punto que plantea el contexto orgánico y territorial de los archivos judiciales en Catalunya. También he creído interesante hacer un breve análisis del contexto informativo y del documental con el que trabajamos, para ayudar a la comprensión de ese entorno que de forma periódica nos ofrece imágenes de espacios con documentación amontonada y que tienen la virtud de escandalizarnos una y otra vez. Por último enumero algunas de las dificultades que se presentan para una gestión documental ágil y eficiente, y añado algunas consideraciones sobre el acceso. Todo ello sin ninguna intención de profundizar, tan solo pretendo ofrecer una visión panorámica y necesariamente rápida del sistema de archivos judiciales que yo contribuyo a gestionar.

Breve introducción a l’Administración de Justicia

La Administración de Justicia está al servicio al Poder Judicial, aunque orgánicamente no se incluye en su ámbito, cosa que representa una primera disfunción tratándose de uno de los poderes del Estado. Eso supone que la organización de la Administración que le da servicio, sus dependencias orgánicas y funcionales no se definen desde su órgano de gobierno, el Consejo del Poder Judicial, que sólo ejerce su competencia de gobierno sobre la organización y funciones de jueces y magistrados. Otra disfunción que representa una de las diferencias importantes con los otros dos poderes es la falta de autonomía presupuestaria.

Hasta este momento, cada órgano judicial (juzgado u oficina judicial) tiene al frente un letrado, o letrada, de la Administración de Justicia que depende funcional y orgánicamente del Ministerio de Justicia. Entre sus principales competencias están el ejercicio de la fe judicial, el control e impulso de la tramitación judicial y la gestión de la oficina en lo que se refiere a organización del trabajo y funciones del personal a su cargo. Este personal, en las comunidades autónomas que tienen transferidas las competencias en materia de Administración de Justicia, depende de la Administración autonómica correspondiente en cuestiones de gestión de personal. No es así en las comunidades que no han asumido estas competencias, donde dependen del Ministerio de Justicia. Se suman, pues, un buen montón de dificultades en el funcionamiento de esta Administración que impiden una gestión homogénea y normalizada, sin liderazgos válidos y sólidos que permitan la aplicación de los cambios necesarios al nivel de la oficina.

El diseño y dirección de las políticas que deben aplicarse en cualquier caso han de estar participadas en más o menos proporción por el Ministerio de Justicia, el Departamento o Consejería correspondiente en cada comunidad autónoma que detente las competencias y el Consejo General del Poder Judicial. Si esta parte parece complicada, no lo parece tanto al descender en la evaluación de la aplicación a nivel de oficina de la pretendida normalización de los procesos de trabajo y de los procedimientos que se llevan a cabo.

Toda esta explicación no es gratuita, ya que afecta, y mucho, a la gestión de la documentación, al diseño de los procesos y al establecimiento e implementación de un Sistema de Gestión Documental y, mucho más a un EDRMS eficiente y eficaz, interconectado que posibilite la compartición de información en la Administración de Justicia y con otras administraciones públicas, lo que permitiría la integración en la Administración electrónica y participar de las características de una Administración abierta, accesible y transparente.

Aún existe otra dificultad para la aplicación de los diferentes proyectos, la dispersión territorial. Es cierto que no es el único servicio público que tiene una gran implantación territorial, en la educación y la sanidad es aún mayor. También es indudable que en el momento de nivel tecnológico actual, parece una puntualización sobrera, ya que las TIC, si son capaces de salvar alguna cosa, es la distancia, pero para ello debe contarse con unas infraestructuras de calidad y de las inversiones necesarias en mantenimiento, puesta al día y formación, y hasta ahora no ha sido el caso de la Administración de Justicia.

Contexto orgánico y territorial a Catalunya

En el caso de Catalunya, es el Departament de Justícia el que gestiona las competencias relacionadas con esta Administración en Catalunya y con su modernización, dentro de un marco competencial más amplio que viene definido en: [1]

Decret 200/2010, de 27 de desembre, de creació, denominació i determinació de l’àmbit de competència dels departaments de l’Administració de la Generalitat de Catalunya. (DOGC núm. 5785).

Decret 194/2013, de 9 de juliol, de reestructuració del Departament de Justícia. (DOGC núm. 6415).

La estructura orgánica que se repite en cada comunidad autonómica es la siguiente:

 

 

Quadro 1 extraído de la web del Departament de Justícia.

Todos ellos son diferentes tipos de órganos judiciales con una implantación territorial concreta:

  • Ámbito Comunidad autónoma: Tribunal superior de Justicia, órgano único en cada comunidad autónoma con diferentes salas según se puede ver en el cuadro.
  • Ámbito provincial: Audiencia provincial, órgano único en cada provincia articulada en diferentes secciones. Juzgados penales, juzgados sociales, juzgados contenciosos administrativos, puede haber más de uno por provincia y se diferencian por el número cardinal que sigue al nombre de su tipología.[2]
  • Ámbito del partido judicial: juzgados de primera instancia e instrucción, juzgados de primera instancia, juzgados de instrucción. En cada partido judicial existe una oficina de Registro Civil y una oficina de Decanato.[3]
  • Ámbito municipal: juzgados de paz

Cada uno de estos tipos de órganos configuran un fondo documental independiente y algunos de ellas son gestores responsables de otros fondos, en este momento cerrados, que han heredado por transformación de los órganos judiciales o por supresión de alguno. La responsabilidad sobre esta documentación, durante todo el ciclo documental, es siempre del letrado del juzgado correspondiente. Existen algunos subfondos, como los que generan la Oficina del Registro Civil o la Oficina del Decanato en cada partido judicial y fondos que pertenecen a órganos no judiciales como los electorales que generan las juntas territoriales.

Archivos Centrales Judiciales

La existencia de la Xarxa d’Arxius Judicials de Catalunya, es anterior al RD 937/2003 de modernización de los archivos judiciales, entra en funcionamiento de forma plena a partir del otoño del 2000 cuando, a partir de un primer núcleo de archivos servidos por archiveros (básicamente audiencias provinciales y Tribunal Superior de Justicia) se toma la decisión de crear en un primer momento un archivo central servido por archivero en cada uno de los edificios con más de 10 órganos existentes en Catalunya.

El Archivo Central de la Audiencia provincial de Lleida, pertenece a aquel primer grupo y a partir del año 2000 pasó a ser el Archivo Central también de los juzgados del partido judicial de Lleida ciudad. Al mismo tiempo, dependiendo de ese Archivo Central, se ponía en marcha un sistema de “coordinación” de archivos judiciales en el ámbito territorial, que en el caso de Lleida abarca toda la provincia, un total de 7 partidos judiciales.

En este momento en la provincia de Lleida se da servicio a 47 unidades, no sólo oficinas judiciales, sino también oficinas de Fiscalía, de Registro Civil, Instituto de Medicina Legal de Catalunya en la provincia (IMLC), a la Oficina del Secretario Coordinador de la provincia, a la Junta Electoral Provincial y a las juntas electorales de zona (una por cada partido judicial, excepto Solsona). El sistema de archivos de la provincia lo conforman el Archivo Central de la Audiencia provincial y juzgados de Lleida (ACJLLD), el Depósito Central de Cervera (DCCRV) y el Depósito Central de la Seu d’Urgell (DCSEU), durante el mes de abril ha entrado en funcionamiento el Depósito Central de Balaguer.

Todo este sistema gestiona unos 3000 metros en archivos y depósitos centrales, con ingresos anuales de unos 300 metros en transferencias ordinarias. Los archivos de gestión aún custodian más de 4000 metros y la plantilla responsable asignada al servicio de archivos en la provincia de Lleida la forman dos funcionarios técnicos archiveros, otros dos en contrato y un auxiliar de la Administración de Justicia.

 

 

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En aquellos partidos judiciales en los que no existe ni Depósito ni Archivo Central, el servicio se presta desde Lleida y se centra en la gestión del espacio, controlando los archivos de gestión que son siempre insuficientes e inadecuados; se promueve la instalación adecuada de la documentación y la utilización de las herramientas informáticas que ayudan a las oficinas a la buena gestión y al rápido acceso. También desde Lleida nos ocupamos de promover las transferencias a los archivos históricos correspondientes o a los Depósitos centrales asignados.

Una vez ingresada la documentación en el Archivo o Depósito Central correspondiente, el circuito y su funcionamiento es como el de cualquier otro archivo central:

 

 

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Análisis del Contexto informativo

En el entorno de la Administración de Justicia, los procedimientos son claros y regulados por sendas leyes procedimentales en todas las jurisdicciones[4], completadas por regulaciones que recogen leyes específicas en los casos en que son necesarias. Además de tener un director experto procesal, el letrado o letrada de la Administración de Justicia, que debe cuidar tanto del impulso como de la vigilancia de la buena tramitación en todos los aspectos del proceso. Esto ayuda a la creación de documentos eminentemente estructurados que de forma general se recogen en expedientes y que se ocupan es su mayor parte en documentar el procedimiento judicial.

También buena parte de la información que se utiliza en la tramitación es de tipo estructurado y formal, sobre todo aquella que se refiere a los datos básicos del expediente y de las partes que operan en él. Actualmente, además, ya mucha de la información que se refiere a la ejecución de sentencia forma parte de bases de datos. Sin embargo no toda la información que circula, se recoge y documenta durante el proceso es estructurada, de hecho en la tramitación hay mucha información que si bien es formal no se documenta de forma estructurada y por tanto es difícil incorporarla a un sistema tecnológico tal cual se crea o se recoge, sin un tratamiento previo.

Podemos entender el procedimiento judicial como el proceso de recabar información, estructurada o no, para que el juez que debe dictar sentencia pueda llegar al conocimiento que le permita la aplicación adecuada de la ley, todo ello siguiendo un flujo documental (procedimiento) determinado por el tipo de jurisdicción y de trámite e incorporando actos de comunicación y escritos a y de las partes procesales i terceros implicados. Se documenta siguiendo la normativa procesal correspondiente, incluyendo todos los elementos documentales que les dan formalismo y seguridad jurídica al documento en sí y a su conjunto en el contexto del trámite seguido y que conforman el expediente judicial, que por otra parte es la tipología documental principal en esta Administración.

En la conformación del expediente judicial participan diferentes operadores jurídicos, otras administraciones, peritos, ciudadanos y todos ellos pueden aportar o recibir información, estructurada o no, fijada en documentos en diferentes soportes, con diferentes códigos y sistemas de lectura o visualización. Todo ello provoca dificultades para el diseño de un SGD en un entorno basado mayoritariamente en el papel, pero que debe tener en cuenta todos los soportes y los formatos posibles. Todo esto puede provocar problemas añadidos en la interoperabilidad de los diferentes sistemas de las administraciones que deben interactuar y como no en la protección de datos personales, que en el caso de los expedientes judiciales son en la mayor parte de los casos de alta protección.

Análisis del contexto documental

Todos tenemos la imagen de los montones de expedientes que se acumulan en mesas y armarios de las oficinas judiciales y que invaden espacios imposibles. Expedientes que ofrecen carpetas o guardas en mal estado e incapaces de cumplir su función por la cantidad de hojas que los forman. Por esa razón es necesario conocer qué documentos conforman los expedientes judiciales y cuál es su función en el procedimiento para poder valorar y discernir entre los cientos de folios de un expediente concreto cuáles son esenciales y cuáles son copias o simplemente debidos a una mala praxis procedimental.

Para proceder a la identificación nos basaremos en la normativa procedimental y demás legislación que informan las diferentes jurisdicciones y los tipos de procedimientos que incluyen. También nos basaremos en la consulta y análisis de los expedientes físicos, para poder examinar las costumbres procesales en las oficinas.

Los expedientes judiciales incluyen documentos que se generan en la oficina judicial donde se tramitan y otros que se aportan desde fuera de la Administración de Justicia. Entre estos últimos se pueden distinguir entre los que aportan directamente los ciudadanos –propios o de otras administraciones y organismos-, los aportados por los operadores jurídicos externos –abogados, procuradores, peritos y forenses- y aquellos que provienen directamente de otras administraciones –Hacienda, Administración penitenciaria, Administración Local, Administración Sanitaria, Fuerzas de Seguridad, Dirección General de Registros y del Notariado, etc.- incluso puede llegar de otros países a través del Ministerio de Exteriores i la Sala de Gobierno del Tribunal Superior Judicial (TSJ).

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Esquema de elaboración propia de la integración de documentos en el proceso judicial

Los documentos generados en las oficinas judiciales, los podemos distinguir según su función en el procedimiento:

  • Documentos de comunicación
  • Documentos de documentación
  • Documentos de resolución
    • Resolución no jurisdiccional
    • Resolución jurisdiccionales

Atendiendo a la fase del procedimiento en el que se encuentra:

  • Documentos de instrucción
  • Documentos de fase de Juicio Oral
  • Documentos de ejecución

Atendiendo al responsable de su elaboración:

  • Documentos responsabilidad de los letrados de la Administración de Justicia
  • Documentos responsabilidad de los jueces o magistrados
  • Documentos responsabilidad de operadores jurídicos
  • Documentos responsabilidad de las administraciones y organismos colaboradores.

Obstáculos para una gestión documental eficiente

Los plazos son elementos intrínsecos en los procesos de tramitación, pero en Justicia siempre han sido largos y difíciles de planificar en la mayoría de las jurisdicciones con interrupciones continuas que los reinician. El expediente judicial con resolución no finaliza hasta que al menos todo lo que marca la resolución haya sido realizado (cumplimiento de cárcel, pago de indemnizaciones, deudas a acreedores). Son procesos largos y en muchas ocasiones necesitan de un control periódico del cumplimiento lo que impide que el expediente salga de la oficina o del archivo de gestión según la tipología del expediente. Esta circunstancia eterniza los expedientes en las oficinas y contribuyen a que expedientes no archivados definitivamente se instalen en los archivos de gestión y se transfieran a los archivos centrales sin cumplimentar el trámite de archivo, al cabo de los años son reclamados para continuar la tramitación.

El volumen de incoación también supone un obstáculo. Parece que con una buena planificación se podría prever el crecimiento, pero no siempre es fácil. Los juzgados son un reflejo de la sociedad a la que sirven y circunstancias como la crisis económica puede suponer un aumento del 200% de un año en relación al anterior por los impagos, las quiebras de empresas, los despidos…, es solo un ejemplo. Sin embargo no todo expediente que se incoa llega a la fase de juicio oral y a que se dicte sentencia. Es decir, un buen número de los expedientes incoados se archivan sin resolución, de forma provisional (que suele ser eterno) o definitivo.

Uno de los mayores obstáculos es la práctica en la tramitación. Las grapas, anotaciones, clips, cintas de celo y precinto, son práctica habitual, como en la mayoría de las administraciones. La diferencia es que los expedientes judiciales deben “coserse” en cumplimiento de la normativa procedimental. Sin embargo, son las copias las que realmente representan un problema importante tanto para la gestión del espacio como la gestión documental. El soporte mayoritario sigue siendo el papel y las copias conforman buena parte de los expedientes. No solo las de trámite, sino de sentencias, documentación y escritos aportados, etc. Varias veces i a lo largo de todo el procedimiento.

El papel no es, ni ha sido nunca, el único soporte para el expediente judicial, los diferentes soportes (fotográficos, magnéticos, ópticos, etc.) se han incorporado como pruebas documentales, sobretodo aportadas por las partes en litigio o por las fuerzas de seguridad. Esto supone una dificultad añadida tanto a la gestión como a la instalación.

El problema mayor es la falta de espacio, de instalaciones adecuadas y profesionales para que la gestión documental sea la que uno de los poderes del Estado debería tener y ofrecer al ciudadano.

Consideraciones finales

Como ya sabéis la documentación judicial incluye buena parte de los datos personales que son de alta protección, filiación, información médica, económica, incluso de creencias e ideología; además le afecta de lleno las restricciones del derecho al honor, la intimidad personal y familiar, y todas las excepciones por persecución de delitos e incluso en algún caso se podría aplicar la seguridad nacional. Como ya he comentado más arriba los plazos de trámite son largos y los de vigencia, más largos aún. No existe legislación clara que permita establecer unas tablas de disposición y los procesos de evaluación que se han iniciado en los últimos años han tenido el objetivo prioritario de destruir no de establecer los plazos de conservación y acceso.

El hecho que la persona que es letrada de la Administración de Justicia ostente la responsabilidad documental de todo lo que se ha generado en la oficina que gestiona, exige obtener su consentimiento para cualquier acceso. El Decreto 937/2003 prevé la figura del Secretario archivero, que solucionaría la necesidad de dirigirse a cada letrado o letrada del órgano gestor de la documentación, pero es otra de las cosas que de momento solo está sobre el papel. El acceso ha de ser solicitado para cada expediente y motivado. Solo los libros de registro y de resoluciones son de consulta, pero también deben solicitarse de forma motivada.

Por otro lado las herramientas informáticas utilizadas para la gestión documental en todo el sistema de archivos tienen como objetivo el control de la documentación y el acceso rápido a los expedientes, pero no están diseñados para su utilización como fuente de información o instrumento de búsqueda para el usuario externo, en este aspecto aún nos falta recorrer mucho trecho para ponernos en la línea de una Administración transparente y abierta como exigen las leyes de transparencia y buen gobierno del Estado y la autonómica. Sin embargo, desde el año 2000 ha mejorado sensiblemente la gestión, el acceso y la instalación, pero después de más 130 años de actividad judicial sin Sistema de Gestión Documental, la solución no llega de la noche a la mañana.


 

Notas al pie de página

[1] La modernización e innovación de la Administración de Justicia se promueve desde la Direcció General de Modernització de l’Administració de Justícia, enclavada en la Secretaria General de Relacions amb l’Administració de Justícia. A esta Dirección General pertenece el Servicio que se ocupa del ámbito de la gestión documental y de la información, el Servei d’Arxius, Biblioteques i Efectes Judicials, que es el encargado de desplegar por territorio la Xarxa d’Arxius Judicials de Catalunya y establecer los criterios del SGD, entre otras competencias.

[2] A estos se añade el Juzgado de Vigilancia Penitenciaria que su àmbito territorial es supraterritorial i abarca las provincias de Lleida y Tarragona.

[3] Existen juzgados que conocen de las dos jurisdicciones, en Lleida son los partidos judiciales de la provincia, y juzgados que solo conocen de una, en la Ciudad de Lleida desde el 2004. Incluso existen especializados por materia como el Mercantil, el de Familia o el de Violencia sobre la Mujer

[4] Constitución Española, LOPJ, Ley de Conflictos Jurisdiccionales, Normas procesales civiles. Normas básicas de enjuiciamiento, la fundamental Ley de Enjuiciamiento Civil de 2000 y los preceptos vigentes de la anterior Ley de Enjuiciamiento Civil de 1881 y normas complementarias como las relativas a Derechos Fundamentales de la Persona, Propiedad Horizontal, Intelectual e Industrial, Competencia Desleal, Publicidad, Condiciones Generales de Contratación, Venta a Plazos de Bienes Muebles y Venta de Bienes de Consumo, Impugnación de Acuerdos Sociales, Vehículos a Motor, Juicio Cambiario, Protección de los Derechos Reales, Ejecución de Bienes Hipotecados, Arbitraje y Concurso.

Normas procesales penales, la Ley de Enjuiciamiento Criminal, así como la Ley Reguladora de la Responsabilidad Penal de los Menores y su Reglamento y el resto de normas complementarias como son las relativas a Habeas Corpus, Seguridad Ciudadana, Protección a testigos y peritos, Ayuda y asistencia a las víctimas de delitos, Extradición Pasiva, Tribunal del Jurado, Orden Europea de detención y entrega, Equipos conjuntos de investigación penal, Cooperación con la Corte Penal Internacional, Depósitos Judiciales y Piezas de convicción e Indulto.

En la jurisdicción Contencioso-Administrativa la Ley Reguladora de la Jurisdicción contencioso-administrativa y Ley de Asistencia Jurídica al Estado e Instituciones públicas, los artículos relativos a la Ley Orgánica del Régimen Electoral General, la Ley de Bases del Régimen Local, la Ley de Régimen jurídico de las administraciones públicas y procedimiento administrativo común y LGT.

Jurisdicción Laboral, la Ley de Procedimiento Laboral y el Real Decreto por el que el Instituto de Mediación, arbitraje y conciliación asume parte de las funciones que tiene encomendadas.

Maria Jesús Llavero
@jesskeyring
Arxiu Central Audiència Provincial i Jutjats de Lleida

Font: Archinfo 2.0

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Filed under Arxius judicials, Grup d'Arxivers de Lleida

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