Author Archives: gruparxiverslleida

About gruparxiverslleida

Grup d’Arxivers/eres de Lleida (GALL) El Grup d’arxivers/eres de Lleida, sorgeix l’any 1998 a partir d’unes necessitats compartides de formació i informació. Mancava, sens dubte un element cohesionador dels diferents arxivers/eres i dels nostres respectius treballs en un àmbit geogràfic com era el lleidatà que alhora ens vinculés d’una manera més generalitzada a l’Associació d’Arxivers de Catalunya. Calia aconseguir unes pautes de complicitat que fossin un motor de treball en comú. El protocol de relació que vam establir va ser: ■Trobar-nos ■Conèixer els nostres arxius ■Intercanviar experiències endegades ■Discutir conceptes i metodologies ■Planificar actuacions concretes de treball comú En definitiva aglutinar un conjunt de persones amb unes necessitats i uns objectius similars, per no dir exactament iguals.

Surt al carrer el segon número de la revista ‘ERA’


‘ERA, revista cerdana de recerca’ recull 15 articles sobre arqueologia, història, art, música, ciències socials i medi natural a la Cerdanya.

El Grup de Recerca de Cerdanya, l’Arxiu Comarcal de la Cerdanya i l’editorial Salòria hem col·laborat de nou per editar el segon número d’‘ERA, revista cerdana de recerca’ que recull les comunicacions presentades a les II Jornades d’Estudis Comarcals de la Cerdanya celebrades el passat 12 de novembre a l’Espai Ceretània de Bolvir.

portada_ERA_2.jpg_1553129172

Portada del segon número de la revista ‘ERA’

En aquest segon número hi trobareu 15 articles de temàtiques molt diverses que tenen en comú l’aportació de coneixement nou sobre arqueologia, història, art, música, ciències socials i medi natural a la Cerdanya.

L’àmbit de l’arqueologia hi està molt ben representat amb les darreres novetats dels jaciments oberts al Tossal de Baltarga, al Castellot de Bolvir i les intervencions puntuals en l’Ull de Basilisc i l’església de Sant Domènec, espais patrimonials de Puigcerdà. En l’àmbit de la recerca històrica, trobareu aportacions referents a la història medieval i moderna amb un article sobre l’Abat Oliba, el saqueig i destrucció de la comarca al segle XIII o les traces de fetilleria i bruixeria a la Cerdanya entre d’altres aportacions de temàtiques com l’art o la música.

En el capítol de ciència hi ha un article de geografia humana referent a la influència de la darrera crisi en la població cerdana, un altre sobre geologia cerdana i, tancant el número, un article sobre les aus migratòries.

La voluntat dels editors és que la revista ‘ERA’ esdevingui un espai on es puguin llegir els darrers treballs de recerca produïts a Cerdanya. Per aquest motiu creiem important vincular la publicació a la celebració biennal de les Jornades d’Estudis Comarcals de Cerdanya on els investigadors presenten i comparteixen els seus treballs.

La revista es pot trobar des d’aquesta setmana a les llibreries de la comarca i punts de venda habituals a un preu de 17 €.

Text extret web Arxiu Comarcal de la Cerdanya

 

 

Deixa un comentari

Filed under Arxiu Comarcal de la Cerdanya, Arxius, Bibliografia, Cultura, Difusió, Grup d'Arxivers de Lleida, Història, Jornades i Congressos, Publicacions, Recerca

Exposició commemorativa del 25è aniversari dels Jocs Olímpics a la Seu d’Urgel


Del 27 de juliol al 10 de setembre una exposició ubicada a la sala Sant Domènec rememora la fita olímpica de la ciutat de la Seu d’Urgell com a subseu Olímpica dels Jocs de Barcelona de 1992 que van tenir lloc a la nostra ciutat de l’1 al el 6 d’agost d’aquell any. La mostra, organitzada per l’Arxiu Comarcal de l’Alt Urgell conjuntament amb l’ajuntament de la Seu d’Urgell recupera del passat, que forma part del present a través d’una vívida memòria col·lectiva, una mostra integrada per més de 300 elements on destaca, especialment, una nodrida presència de cartells oficials dels Jocs, a més de diverses fotografies i material audiovisual, documents i objectes procedents de diferents particulars, entre ells, la Fundació Barcelona Olímpica.

L’exposició, que es desplega de forma temàtica a través de les capelles laterals i l’absis de l’antiga església de Sant Domènec, recorre els principals esdeveniments vinculats amb els Jocs Olímpics celebrats a la Seu d’Urgell: els antecedents esportius que culminaren amb la incorporació, per primer cop a la història, del eslàlom dins del programa olímpic; la configuració de la subseu olímpica; la canalització del Segre i la construcció del Parc així com espais destinats a informació estadística sobre participants, resultats i presentació de dades rellevants imprescindibles per a la contextualització de l’esdeveniment olímpic a la nostra ciutat. Un espai destacat es dedica al Parc del Segre com a gran testimoni i llegat dels Jocs Olímpics que esdevé, des de la seva creació, un referent nacional i internacional de les principals competicions de piragüisme.

En concret, l’itinerari recorre la història olímpica de la Seu d’Urgell partint dels antecedents per acabar en el llegat encara vigent i es desplega en els següent àmbits:

1.- La incorporació de l’eslàlom en el programa Olímpic

2.- La Seu d’Urgell: subseu olímpica

3.- La canalització i la construcció del Parc

4.- Olimpíades 1992: Equips organitzatius, atletes, voluntaris, resultats i medaller

5.- El llegat olímpic: El Parc Olímpic del Segre

6.- Les competicions internacionals

7.- Visió general: Dades generals, cronologia i competicions

L’exposició s’ha produït a partir dels fons, d’entitats i institucions esportives, ingressats a l’Arxiu Comarcal de l’Alt Urgell com són el fons del Club Cadí Canoë-Kayak, equip olímpic, el fons del Parc del Segre, instal·lació olímpica i el fons de l’Ajuntament de la Seu d’Urgell en tot el relacionat amb la gestió de l’esdeveniment olímpic de Barcelona ’92 (fons fotogràfic, projectes d’obres, pressupost, actes del Ple, etc.). També incorpora diferents documents de fons i col·leccions privades.

Consulta el díptic de l’exposició

Us animem a compartir aquesta exposició a través del hashtag #FemEsportArxiu

L’esport i els arxius a Catalunya

A Catalunya hi ha uns 2.000 clubs esportius de més de 40 anys i aproximadament uns 100 clubs de més de 100 anys, així com 69 federacions esportives i més de 600.000 llicències esportives. Els fons documentals d’aquestes entitats esportives són un veritable tresor del patrimoni documental català. En aquest sentit, els arxius catalans són una garantia per a la recuperació, conservació, tractament i difusió dels fons dels clubs i federacions esportives. Aquesta implicació dels arxius permet preservar la seva memòria esportiva i projectar la seva identitat.

Per tal d’impulsar una acció conjunta dels arxius catalans i les entitats i federacions esportives el Departament de Cultura i la Secretaria General de l’Esport de la Generalitat de Catalunya, les diputacions provincials i el Consell Internacional d’Arxius, promouen el projecte “Fem esport, fem arxiu”. Aquest projecte es crea amb la voluntat de recuperar i conservar tota la memòria de les associacions i entitats esportives catalanes que al llarg de la història. El projecte té la missió de posar en valor el patrimoni documental dipositat en els arxius catalans, els fons d’entitats i clubs esportius, federacions, però també de forma complementària vol donar suport a una correcta gestió documental d’aquestes entitats.

La inauguració va ser presidida per l’alcalde Albert Batalla custodi actual del llegat olímpic, l’exalcalde Joan Ganyet, impulsor i artífex dels Jocs; Enric Cobo, cap del Servei de Coordinació General d’Arxius del Departament de Cultura en representació de l’Arxiu Comarcal; Ramon Ganyet, director de la subseu olímpica el 1992 i autor del llibre vinculat a l’exposició Els Jocs Olímpics i el Parc del Segre; Jean Michel Prono, president del Comitè d’Eslàlom de la Federació Internacional de Canoa; Pere Miró, Director General Adjunt del Comitè Organitzador dels Jocs Olímpics de Barcelona’92 i, tancant l’acte, Gerard Figueras, Secretari General de l’Esport.

A l’acte van assistir unes 300 persones entre esportistes, representants dels clubs i federacions, voluntaris olímpics i ciutadans en general.

Notícia extreta de la web de la XAC 

Deixa un comentari

Filed under Activitats, Arxiu Comarcal de l'Alt Urgell, Difusió, Exposicions

VII Jornades d’Estudis Històrics i Patrimonials de la VAll d’Àger i l’Alta Noguera


El passat 6 de juliol es van celebrar a Àger les VII jornades d’estudis històrics i patrimonials de la Vall d’Àger i l’Alta Noguera, organitzada per la Fundació Arnau Mir de Tost. Aquest any amb el següent eix temàtic: La Guerra dels Segadors al Montsec i territoris veïns.

Varen inaugurar la jornada el senyor Josep M Farran, president de la Fundació Arnau Mir de Tost, i el senyor Josep Santesmasses, president de la Coordinadora de Centres d’Estudis de Parla Catalana de l’Institut Ramon Muntaner.

La primera ponència va anar a càrrec del Dr. Antoni Passola. Que va parlar sobre la historiografia al voltant de la Guerra dels Segadors, des del segle XIX, i com ha anat evolucionant les investigacions sobre aquest tema en els darrers 150 anys.  

Acte seguit el sr. Óscar Uceda va fer una dissertació sobre l’afectació de dit conflicte a les terres de Lleida, concretament amb el canvi de front des de França fins a la zona lleidatana. La següent comunicació, presentada per Anna Esteve, va tractar sobre com va afectar a les poblacions del Baix Segrià el conflicte i la reacció de les viles a les anades i vingudes dels soldats, des del punt de vista dels llibres parroquials.

L’historiador vilallerenc Joan Ramon Piqué també ens aportà una visió diferenta del conflicte a partir d’una documentació del senyor de Sapeira, en Josep de Sullà de Tremp. A la vegada ens parlà de la rivalitat d’aquest amb Josep de Rocabruna, governador d’armes de la sots-vegueria de Pallars,  i com dins del conflicte general hi continua havent rivalitats entre senyors i l’intent d’aprofitar-se, en benefici propi, de la situació de guerra.

 

La penúltima comunicació va ser presentada per l’historiador Jaume Fernández que ens parlà, de manera distesa i col·loquial, sobre la importància geoestratègica de la  Guerra dels Segadors a nivell de les grans potències europees del moment i del que va ser per a aquestes: un divertiment.

 

El president de l’associació dels Amics de la Seu Vella, en Joan Ramon González, exposà gràficament l’evolució de la fortificació del turó de la Seu Vella, com es veu actualment i els vestigis dels canvis realitzats ja en el segle XVIII.

 

Per finalitzar el matí el Dr. Fité i la Sra. Masvidal ens van parlar de les empremtes de la Guerra dels Segadors a la Vall d’Àger, a partir de diversos gravats de l’època que, estaven exposats a l’exterior de la sala on es realitzava la trobada.

 

A la tarda es van visitar les pintures de la Capella del Calvari d’Àger.  L’exposició va estar a càrrec de Pere Rovira, del Centre de Restauració de Béns Mobles de Catalunya (CRBMC).

 

Imatge extreta de la pàgina de Facebook de la Fundació Privada Arnau Mir de Tost

Deixa un comentari

Filed under Difusió, Història, Jornades i Congressos

Donació del fons documental d’Anton Sala Cornadó


L’Arxiu Comarcal de l’Urgell custodia des del passat 7 de juliol el fons documental personal del poeta Anton Sala-Cornadó (Tàrrega 1929 – Barcelona 2011). La família de l’escriptor targarí ha donat aquesta documentació perquè, una vegada catalogada, es posi a l’abast del públic. El fons consta d’escrits, cartes, publicacions, fotografies i il·lustracions, referents tant a la seva trajectòria vital com literària. En total, suma 4 metres lineals de material, datat entre els anys 1939 i 2008. Destaquen poemes manuscrits i mecanografiats originals; correspondència epistolar, amb autors com Salvador Espriu i Josep Vicenç Foix, o felicitacions que va rebre quan fou distingit amb la Creu de Sant Jordi l’any 1998. També destaca nombrosa documentació familiar, especialment dels seus pares i del seu exili a França després de la Guerra Civil.

Divulgar la figura de l’escriptor i pensador

Tot plegat constitueix un valuós patrimoni documental que ajudarà a divulgar la figura d’Anton Sala-Cornadó com a poeta, pensador i destacat francmaçó. L’estat de conservació és bo, si bé es procedirà a fer una neteja de les peces dipositades per a garantir la seva correcta preservació. L’acte de cessió ha tingut lloc a la Casa Consistorial de Tàrrega amb la presència de nombrosos familiars de Sala-Cornadó, encapçalats per la seva vídua, Amparo García, i els seus quatre fills, Josep, Víctor, Jordi i Teresa-Montserrat Sala Garcia. També hi ha assistit Aurora Sala, cosina germana del poeta i únic membre de la família que resideix a Tàrrega, en concret a Cal Bato.

El llegat torna a Tàrrega

Teresa-Montserrat Sala, historiadora d’art, ha exercit de portaveu de la família i ha manifestat que el seu pare sempre portava el nom de Tàrrega arreu. Per això, “és un acte de justícia que el seu llegat es custodiï a la seva ciutat de naixement”, ha dit. En certa forma, “és com si el pare tornés a casa”, ha afegit. A la signatura de cessió també ha assistit Josep Borrell, director dels Serveis Territorials de Cultura; Enric Cobo, cap del Servei de Coordinació General d’Arxius de Catalunya; Carles Quevedo, director de l’Arxiu Comarcal de l’Urgell; i Raül Palacios, regidor de Cultura. Tots han expressat l’agraïment vers la generositat de la família en cedir el fons a Tàrrega.

Acte de signatura de la donació a l’Ajuntament de Tàrrega el 7 de juliol de 2017. Autor Francesc Gasull. Ajuntament de Tàrrega

Informació extreta de la web del XAC

Deixa un comentari

Filed under Arxiu Comarcal de l'Urgell, Donacions i llegats, Fons patrimonials, Patrimoni documental català

Es presenta la nova web de gestió documental de la Generalitat de Catalunya


El 12 de juliol passat, la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni del Departament de Cultura de la Generalitat va presentar la seva nova pàgina web de gestió documental. El nou portal està dissenyat per als professionals del sector, però també per als ciutadans. L’objectiu és actuar de centre d’informació i de difusió dels Arxius Centrals Administratius (ACA) i del sistema de gestió documental que es coordina des del Departament de Cultura.  Vol desenvolupar una imatge de diversitat i riquesa de la gestió documental, aquest web també acull altres institucions públiques que no depenen directament de la Generalitat, com les administracions locals o les Universitats. Entre altres coses inclou eines i recursos en gestió documental com estàndards, normatives, manuals, estatals i internacionals. També vol ser en un espai de difusió dels projectes de gestió documental que impulsa la Secció d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental del departament.

El més important dels projectes que es treballen actualment és l’anomenat ARESTA, Arxiu Electrònic Segur i Tramitació Administrativa, permet el tractament i l’arxivament de documents electrònics seguint les directrius establertes pel Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, on es recuyen les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat, accés i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, per tal de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura, i fixa les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic.

Deixa un comentari

Filed under Accés a la documentació, Administració electrònica, Arxius, Document electrònic, eines 2.0, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Patrimoni documental català, Preservació, Preservació digital

VIII Jornades d’Història del Monestir de les Avellanes “La creació de la memòria monàstica medieval al llarg dels segles”


Per vuitè any consecutiu hem assistit a les Jornades d’Història de l’Església i la religiositat que se celebren al Monestir de les Avellanes. Aquest any han estat dedicades a la Creació de la Memòria Monàstica Medieval al Llarg dels Segles, recordant que la Memòria va més enllà de la guerra civil del segle passat i que cada època crea la seva memòria segons li convé o necessita, tant del seu passat més immediat com dels que no ho són tant.

En aquesta vuitena reunió els documents d’arxiu han tingut una punt més de rellevància que en les anteriors ja que la major part de les ponències s’han centrat en la recuperació i organització de la documentació, com ens explicà el Paul Freedman (Yale University, USA) en relació amb Jaume Caresmar i la seva tasca ingent de recuperació, transcripció i organització dels fons documentals que es trobaven al Monestir de les Avellanes cap a finals del XVIII. En el cas que ens explicà l’Araceli Rosillo (Universtiat de Barcelona) el que es va recuperar va ser la informació que originàriament es devia trobar en diferents dipòsits per poder bastir el primer volum de la Crònica del monestir de Santa Clara en Manresa on es recull la memòria de la comunitat de clarisses que havien precedit a les dominiques en l’ocupació de l’edifici monàstic, aquest és un exemple de recuperació d’una memòria i de creació d’un relat històric concret.

En la mateixa línia el José Miquel Andrade (Universidade de Santiago Compostela) continuà amb el repàs de documents recollits, aquest cop instal·lats en cartularis, com els de Celanova, Sobredo i Samos, si bé són de diferent cronologia tenen en comú el seu caràcter de recopilació i el fet que majoritàriament documenten propietats i drets, amb una organització interna geogràfica i de rellevància del seu contingut, amb documents del mateix fons o de diferents procedències, però en tot cas recollits i cosits per a ser útils a les seves comunitats i per documentar la seva memòria.

També van ser els documents la base de la ponència de la Irene Llop (Universitat de Vic) sobre les vescomtesses d’Osona i la seva participació en la fundació i patronatge del monestir de Sant Pere de Casserres; a través de compres, vendes i donacions ens fa un repàs del tarannà emprenedor i dinàmic d’aquestes dones que els va servir per ampliar els territoris d’influència de la nissaga. Vam acabar el dia amb una mena de divertiment musical en el que localitzada una fórmula senzilla, Benedicamus domino/Deo gratias versicle que es canta a la litúrgia romana, el Màrius Bernadó (Universitat de Lleida) ens descobreix com les composicions es va anant complicant a poc a poc, passant del cant pla a la polifonia del XIV i el XV, tot això identificant les diferents fórmules en els documents i també en la música.

La segona jornada ens va permetre conèixer una part del territori de la Noguera que pel fet d’estar apartat de les carreteres principals és bastant desconegut. L’objectiu era visitar les restes del monestir cistercenc de Santa Maria de Vallverd al terme municipal de Tragó de Noguera, de la mà del Xavier Mora (Universitat Autònoma de Barcelona), un monestir que com en altres casos mai no es va acabar, però allò que es va construir ens parla de la importància del projecte. Una parada a mig camí ens va donar l’oportunitat de conèixer Alberola, el seu entorn i la seva sorprenent església.

En aquesta jornada les dues últimes ponències es van basar principalment en la informació que a través de l’escultura i la pintura principalment es fixava en les parets i elements arquitectònics dels edificis religiosos, creant també un relat concret de memòria com és en el cas explicat per Licia Buttà (Universitat Rovira i Virgili) de la Sicília baix medieval i el projecte arquitectònic de Manfredi Chiaromonte que en el monestir de Sta. Maria degli Angeli reprodueix el relat escultòric del claustre del Duomo de Monreale en un intent d’apropiar-se de la memòria d’un passat per construir el futur. L’Eduardo Carrero (Universitat Autònoma de Barcelona) ens mostrava com els diferents espais en els monestirs especialment cistercencs ens parlaven dels seus usos litúrgics per les mostres pictòriques o de grafia que encara conserven i que estan en estreta relació amb el “manual litúrgic” de l’ordre com és l’Ecclesia Officia Ibèrica i ens mostrà amb proves documentals que com tants cops la teoria normativa és una i la pràctica acaba adaptant-se a l’entorn en cada moment.

Aquest any es va acabar amb l’anunci d’un treball fet i un projecte de futur. Un projecte que feia molt temps que el nostre company Robert Porta, arxiver del Monestir de les Avellanes, que rastreja què es va fer de la important biblioteca que la comunitat premonstratesa posseïa quan va ser suprimit durant la desamortització, el resultat ha estat la localització de bona part del número de volums repartits per diferents institucions. Dos dels conjunts localitzats es troben a la biblioteca-arxiu dels Franciscans de Barcelona i a la Biblioteca Borja, amb els bibliotecaris d’aquestes dos institucions s’ha dissenyat un projecte de localització i catalogació dels diferents volums que en el seu dia van pertànyer a la Biblioteca del Monestir de les Avellanes. En poc temps veurem els primers resultats.

Deixa un comentari

Filed under Activitats, Cultura, Difusió, Fons patrimonials, fons religiosos, Grup d'Arxivers de Lleida, Història, Jornades i Congressos, medieval, Monestir de les Avellanes

Ingressen a l’Arxiu Comarcal del Pla d’Urgell els fons dels Ajuntaments de Vilanova de Bellpuig i Golmés.


El passat 15 de març de 2017 el conseller de Cultura, Santi Vila, el president del Consell Comarcal del Pla d’Urgell, Josep Mª Huguet i els respectius alcaldes de les poblacions de Vilanova de Bellpuig i Golmés, Joan Trull i Jordi Calvís, van signar els corresponents convenis de cessió en dipòsit i règim de comodat dels fons documentals dels ajuntaments de Vilanova de Bellpuig i Golmés a l’Arxiu Comarcal del Pla d’Urgell.

El fons de Vilanova de Bellpuig consta d’uns 100 metres de documentació datada entre 1861 i 2004 i el de Golmés assoleix uns 130 metres de documentació datada entre els anys 1576 i 2000. Tan aviat com sigui possible, ambdós fons rebran el corresponent tractament arxivístic, catalogació, instal·lació als dipòsits i posada a disposició dels investigadors i de la pròpia administració.

Amb l’ajut d’un tècnic d’arxiu i d’un auxiliar, assumits respectivament pel Departament de Cultura i pel Consell Comarcal del Pla d’Urgell, així com la col·laboració del personal dels mateixos ajuntaments es realitza el trasllat amb garanties de control i amb la supervisió necessària per tenir localitzable i recuperable qualsevol document en qualsevol moment, ja sigui a partir d’inventaris sumaris, o d’una ubicació provisional estratègica i concreta als dipòsits de pre-arxivatge.

El procés va començar fa uns anys, quan els llibres d’actes del ple ja es van posar a pública consulta a través del portal “Arxius en Línia” i es va elaborar la corresponent fitxa del Cens d’Arxius. Amb aquests dos ja són sis els municipis que han ingressat els seus fons a l’Arxiu Comarcal del Pla d’Urgell, el qual aviat rondarà la xifra dels 1500 metres de documentació custodiada.

Paral·lelament al trasllat d’aquests dos fons, el dia 9 de maig el Ple de l’Ajuntament de Vila-sana, població famosa per l’estany que llinda amb el seu terme, ha acordat cedir en comodat el seu fons documental. Es tracta d’uns 70 metres de documentació, del 1933 al 2004. La raó d’aquesta cronologia és que el municipi de Vila-sana es va constituir per acord consistorial de l’Ajuntament de Castellnou de Seana adoptat en sessió de 26 de març de 1933. La part de terme objecte de segregació foren les Entitats Locals Menors d’Utxafava i Novelles. L’aleshores alcalde de Castellnou, Sr. David Cabestany, publicà l’edicte el 8 d’abril de 1933.

El tractament arxivístic del fons permetrà sistematitzar un sistema de gestió documental per a la documentació anterior al 2000, sistema que ja fa anys que funciona amb Mollerussa i Sidamon, així com ja s’està treballant en els casos de Castellnou de Seana i Linyola. Aquest sistema es concep com una eina que faciliti la gestió de documents que ja han exhaurit la vigència administrativa i s’eviti la pèrdua de documentació i d’informació.

Amb aquests fons ja són set els municipis que han confiat els seus fons documentals a l’Arxiu Comarcal del Pla d’Urgell. Cal doncs, animar als responsables de la resta de municipis del Pla d’Urgell que encara conserven l’antiga documentació a fer cessions similars mitjançant el ple municipal, que és la decisió que obre la via de la tramitació de l’ingrés a l’Arxiu Comarcal d’aquest tipus de patrimoni, per tal de preservar-lo i posar-lo a disposició dels ciutadans, en una infraestructura moderna i especialment concebuda per aquesta finalitat, la qual té l’avantatge de ser a molt poca distància d’on precisament aquest patrimoni ha estat creat i generat.

1 comentari

Filed under Arxiu Comarcal del Pla d'Urgell, Arxius municipals, Difusió, documentació municipal, Gestió documental