El passat 15 de març de 2017 el conseller de Cultura, Santi Vila, el president del Consell Comarcal del Pla d’Urgell, Josep Mª Huguet i els respectius alcaldes de les poblacions de Vilanova de Bellpuig i Golmés, Joan Trull i Jordi Calvís, van signar els corresponents convenis de cessió en dipòsit i règim de comodat dels fons documentals dels ajuntaments de Vilanova de Bellpuig i Golmés a l’Arxiu Comarcal del Pla d’Urgell.
El fons de Vilanova de Bellpuig consta d’uns 100 metres de documentació datada entre 1861 i 2004 i el de Golmés assoleix uns 130 metres de documentació datada entre els anys 1576 i 2000. Tan aviat com sigui possible, ambdós fons rebran el corresponent tractament arxivístic, catalogació, instal·lació als dipòsits i posada a disposició dels investigadors i de la pròpia administració.
Amb l’ajut d’un tècnic d’arxiu i d’un auxiliar, assumits respectivament pel Departament de Cultura i pel Consell Comarcal del Pla d’Urgell, així com la col·laboració del personal dels mateixos ajuntaments es realitza el trasllat amb garanties de control i amb la supervisió necessària per tenir localitzable i recuperable qualsevol document en qualsevol moment, ja sigui a partir d’inventaris sumaris, o d’una ubicació provisional estratègica i concreta als dipòsits de pre-arxivatge.
El procés va començar fa uns anys, quan els llibres d’actes del ple ja es van posar a pública consulta a través del portal “Arxius en Línia” i es va elaborar la corresponent fitxa del Cens d’Arxius. Amb aquests dos ja són sis els municipis que han ingressat els seus fons a l’Arxiu Comarcal del Pla d’Urgell, el qual aviat rondarà la xifra dels 1500 metres de documentació custodiada.
Paral·lelament al trasllat d’aquests dos fons, el dia 9 de maig el Ple de l’Ajuntament de Vila-sana, població famosa per l’estany que llinda amb el seu terme, ha acordat cedir en comodat el seu fons documental. Es tracta d’uns 70 metres de documentació, del 1933 al 2004. La raó d’aquesta cronologia és que el municipi de Vila-sana es va constituir per acord consistorial de l’Ajuntament de Castellnou de Seana adoptat en sessió de 26 de març de 1933. La part de terme objecte de segregació foren les Entitats Locals Menors d’Utxafava i Novelles. L’aleshores alcalde de Castellnou, Sr. David Cabestany, publicà l’edicte el 8 d’abril de 1933.
El tractament arxivístic del fons permetrà sistematitzar un sistema de gestió documental per a la documentació anterior al 2000, sistema que ja fa anys que funciona amb Mollerussa i Sidamon, així com ja s’està treballant en els casos de Castellnou de Seana i Linyola. Aquest sistema es concep com una eina que faciliti la gestió de documents que ja han exhaurit la vigència administrativa i s’eviti la pèrdua de documentació i d’informació.
Amb aquests fons ja són set els municipis que han confiat els seus fons documentals a l’Arxiu Comarcal del Pla d’Urgell. Cal doncs, animar als responsables de la resta de municipis del Pla d’Urgell que encara conserven l’antiga documentació a fer cessions similars mitjançant el ple municipal, que és la decisió que obre la via de la tramitació de l’ingrés a l’Arxiu Comarcal d’aquest tipus de patrimoni, per tal de preservar-lo i posar-lo a disposició dels ciutadans, en una infraestructura moderna i especialment concebuda per aquesta finalitat, la qual té l’avantatge de ser a molt poca distància d’on precisament aquest patrimoni ha estat creat i generat.
