Category Archives: Avaluació i tria

‘Reiniciar el Sistema d’Arxius de Catalunya’, propostes per començar amb bon peu


Logo web grant

Estem en aquell moment d’inici de legislatura en la que esperem que aquells que tenen la responsabilitat política de dissenyar les polítiques que tenen a veure amb el Sistema d’Arxius, el d’Informació i la seva relació amb el nou context d’impuls de la transparència, per aquesta raó un cop més des de l’Associació d’Arxivers i Gestors documentals de Catalunya s’ha presentat un document en el que se relacionen les aportacions que es creuen més urgents i imprescindibles per a poder reactivar un Sistema d’Arxius  de Catalunya que en els últims cinc anys  ha estat relegat a un mer paper patrimonialista apartant-lo de tots els sectors de la informació que li són naturals i aconseguint per negligència política del Govern i del Parlament que els seus tècnics no formin part de la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública contravenint d’aquesta forma la normativa bàsica.

El dijous 23 es reuneix la Comissió de Cultura del Parlament amb el Conseller i per tant es el moment oportú per a discutir un document que fa propostes en positiu i realistes i que els professionals defensem i recolzem: “Reiniciar el Sistema d’Arxius de Catalunya” Esperem que la legislatura comenci bé i es tingui la voluntat política de solucionar el panorama actual.

 

 

Anuncis

Deixa un comentari

Filed under Accés a la documentació, Arxius, Arxivers/eres, Avaluació i tria, Opinió

L’avaluació en l’Administració de Justícia. Context actual


La Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, de la Generalitat de Catalunya, parla a l’article 9 de l’avaluació dels documents públics, convertint-la en condició sine qua non per poder efectuar transferències  a la Xarxa d’Arxius Comarcals. Com a conseqüència el Sistema d’Arxius Judicials a Catalunya es veu obligat a desenvolupar el RD 937, 18 de juliol de 2003, sobre modernització d’arxius judicials (RDMAJ) en allò que dicta sobre la Junta d’Expurgació,  per poder fer front a l’exigència legal d’avaluar per poder transferir i no tant com a part d’un Sistema de Gestió Documental. Cal dir que per les característiques específiques de la documentació judicial li és d’aplicació la legislació estatal, tot i que el personal i les infraestructures estan transferides en algunes comunitats autònomes, entre elles la catalana. El Capítol III del RDMAJ, De les expurgacions dels documents judicials, i de l’article 14 al 22 es regula la Junta d’Expurgació: Els seus components, les seves funcions, competències i el procediment. Tot aquest sistema havia d’entrar en funcionament en el termini de sis mesos des de l’entrada en vigor del RD al 2003, però la seva complexitat ho va fer impossible. Al 2006 comencen a publicar-se els diferents reglaments de funcionament i es constitueixen les primeres Juntes; aquesta normativa és competència de l’Administració autonòmica si té transferida la competència de gestió de mitjans, edificis i personal de l’Administració de Justícia. Aquestes juntes són les que han de fer la valoració de la documentació judicial en qualsevol suport, la que és susceptible de conservar-se que serà transferida a l’arxiu històric corresponent, i la que, un cop superat el seu valor judicial i administratiu, es considera que es pot destruir i així ha de quedar reflectit en la resolució de la Junta. El RDMAJ marca les línies fonamentals del procediment d’expurgació, des de la remissió de les relacions documentals fins el compliment de la resolució dictada (Veure quadre 1):

  • Les relacions documentals les ha de remetre a la Junta el “Responsable de l’Arxiu de gestió”, és a dir el Lletrat de l’Administració de Justícia de l’òrgan corresponent, tant si els documents estan en aquell arxiu, o en el Territorial (Veure el resum de Juntes d’Expurgació al final d’aquesta entrada)
  • La Junta ha de valorar expedient per expedient i dictar la resolució.
  • L’oficina s’ha d’encarregar de la publicació de la relació d’expedients que es destruiran, seguint la resolució dictada, per tal que el ciutadà que en el seu dia va aportar documents originals els pugui recuperar si ho vol fer. També serà l’oficina judicial la que s’ocuparà del desglossament dels documents que reclamin com a propis els ciutadans.
  • Per fi l’Arxiu Territorial s’ocuparà dels expedients que calgui transferir a l’Arxiu Històric corresponent.
  • L’Administració autonòmica posarà els mitjans que garanteixin la destrucció d’aquells als que s’aplica la resolució quan es doni el cas i en els termes que es disposi.

Quadre procediment Junta d'Expurgació ESQUEMA DEL PROCEDIMENT DE TREBALL DE LES JUNTES D’EXPURGACIÓ SEGONS EL RDMAJ. Extret de la ponència que José Félix Muñoz Soro (2012) “Estudio sobre el archivo, digitalización, expurgo y destrucción de documentos judiciales”, en Ibersid 2012. Retos y perspectivas, de l’1 a 3 d’octubre, Universidad de Zaragoza.

L’absència de qualsevol de Sistema de Gestió Documental fins ara i l’escàs tractament arxivístic que la documentació judicial ha rebut, en general en tot el territori espanyol i en particular en Catalunya, ha fet que , amb poques excepcions, en els edificis judicials i dependències relacionades es pugui trobar documentació del segle XIX fins a l’actualitat. L’extarnalització no ha estat solució suficient ja que en molts casos només incloïa la custòdia i no el tractament arxivístic. Existeix, doncs, un volum important de documentació sense descriure o amb una descripció molt sumària, externalitzada o no, que ocupa una bona part del pressupost dedicat a aquesta Administració. En els moment inicials del projecte de l’Administració Judicial Electrònica es va pensar en la possibilitat de digitalitzar bona part d’aquesta documentació per introduir-la en el sistema que s’està dissenyant i així fer més curts els terminis d’implantació dels processos electrònics, però es va desistir davant de la realitat inassumible dels pressuposts presentats tant per fer-ho de forma interna com externa. Les primeres  Juntes d’Expurgació es constitueixen al 2006, però no han fet gala d’una activitat sistemàtica i les publicacions de resolucions han estat escasses fins l’any 2014. Hi ha diferents raons per justificar aquesta inoperància, però totes tenen a veure amb la falta de visió arxivística del RDMAJ: – La formació de les juntes inclou operadors judicials que actuen per delegació dels tribunals superiors de justícia i de les fiscalies superiors de la comunitat respectiva. En el cas de Catalunya aquest personal pateix una gran mobilitat, això suposa una de les dificultats de difícil solució. Una altra és la inseguretat d’aquests professionals a l’hora de prendre una decisió sobre la conservació o no de la documentació, quan s’han d’enfrontar a la valoració de cada un dels expedients i sobre els terminis que han de regir; donat el caràcter interí del seu lloc en la Junta o en els grups de treball, prefereixen no assumir responsabilitats i el procediment s’allarga. Al menys és el que sembla inferir-se del comportament de la major part de les primeres Juntes.

En el cas de Catalunya, des de la composició de la primera Junta (any 2007) i la proposta d’avaluació (any 2009)  fins a la publicació com a Taula d’Avaluació Documental (any 2012), han passat 5 anys i encara no s’ha procedit a la seva aplicació, fins aquesta primavera (any 2015) no s’ha resolt com s’havia de donar publicitat per a què els ciutadans que hagin aportat documentació original la puguin recollir. El procés s’ha allargat a més perquè des dels operadors jurídics es demanaven cada cop més dades de cada un dels expedients: dades de filiació d’advocats i procuradors, compliment de terminis de prescripció de pena i de delicte, terminis de prescripció de la responsabilitat civil, per la impossibilitat de sostraure’s a les circumstàncies de cada expedient aferrant-se al que dictava el RDMAJ i a la reglamentació sobre les relacions d’expedients. – El fet que el sistema dissenyat no proposi la valoració de sèries o o grups de sèries, com és preceptiu en arxivística, suposa un problema per implementar un Sistema de Gestió Documental adequat i aconseguir imprimir el ritme necessari al procés d’avaluació d’aquest SGD, ajornant d’aquest forma la normalització de la situació arxivística. La valoració, tal com s’ha dit, s’ha de fer a nivell d’expedient i el RDMAJ exigeix que en la relació documental es reculli una descripció exhaustiva de cada un d’ells amb dades que només es troben en l’interior dels procediments.

Fins ara hi ha hagut una resolució de la Junta.  Aquesta resolució va passar per la Comissió d’Accés Avaluació i Tria Documental que la va validar publicant tres Taules d’Avaluació i Accés Documental referides a la sèrie d’expedients de judicis de faltes i a dos sèries relacionades, la de llibres de registres d’executòries de judicis de faltes i la de llibres de registre d’expedients de judicis de faltes.  Tot i així les pròximes propostes d’avaluació d’aquestes sèries es presentaran a la Junta d’Expurgació i hauran d’anar acompanyades de les pertinents relacions documentals amb descripcions a nivell d’expedient. – El gran número d’expedients judicials que existeixen en les oficines i l’exhaustivitat de la informació que han de recollir les relacions documentals suposa a la pràctica realitzar un catàleg dels expedients de tota la sèrie a avaluar, ja sigui per destruir com si és per conservar. S’ha de tenir present que en els òrgans judicials les dades que es demanen referents als expedients no és recullen en un únic instrument de descripció o de registre, algunes només es poden trobar en els documents que conformen cada expedient físic, això obliga a la consulta de tots i cada un d’ells la qual cosa ho converteix en una feina que requereix de molt temps o de molt personal i actualment ni les oficines judicials ni els serveis d’arxius estan en condicions. – Des de l’any 1992 s’ha anat implementant en diferents mòduls un entorn informàtic que va rebre un impuls definitiu a partir de l’any 2000 i a hores d’ara permet casi bé realitzar tot el procediment en un entorn digital, des del registre d’entrada, l’assignació al Jutjat que l’ha d’instruir, la major part de la instrucció, l’obertura de judici oral, el passi a l’òrgan que l’ha de jutjar, Audiència provincial o jutjats penals, la celebració de la vista i bona part de l’execució.

Malgrat això, el suport generalitzat pels documents continua sent el paper, encara avui moltes de les diligències no es fan en un entorn digital. Ha costat aconseguir un ús sistemàtic i adequat de les eines informàtiques,  encara avui podem trobar jutjats que no ho tramiten tot amb l’eina de tramitació corresponent, sinó en text lliure, dificultant d’aquesta forma la gestió de les dades d’aquell expedient. Per tant, encara que és segur que a curt termini la tramitació serà a través de les eines tecnològiques.  la gestió de la documentació en suport paper continua essent un problema de difícil solució i com més antiga és la documentació més problema planteja i per lògica és aquesta la que caldria avaluar primer. Aquest desenvolupament va tenir un marc legislatiu previ com la Llei orgànica 16/1994, de 8 de novembre, de reforma de la LOPJ, que introdueix la possibilitat d’utilitzar mitjans tècnics, electrònics i informàtics per al desenvolupament de l’activitat i l’exercici de les funcions de jutjats i tribunals. Actualment el marc normatiu concret és la Llei 18/2011, de 5 de juliol, reguladora de l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació en l’Administració de Justícia, i el Conveni signat pel Ministeri de Justícia, el Consell General del Poder Judicial i la Fiscalia General de l’Estat per a l’establiment de l’Esquema Judicial d’Interoperabilitat i Seguretat (EJIS) en l’àmbit de l’Administració de Justícia, de 30 de setembre de 2009, al que s’ha adherit les Comunitats Autònomes que tenen transferides les competències en matèria de l’Administració de Justícia (País Basc, Catalunya, Galícia, València, Canàries Andalusia, Navarra i Aragó. Les bases les ha publicat el 6 de juliol el CTEAJE el 6 de juliol de 2015. L’any 2013 es va constituir el Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónico (CTEAJE), regulat en el Real Decret 396/2013, de 7 de juny, amb importants competències per tal d’afavorir la compatibilitat i assegurar la interoperabilitat dels sistemes i les aplicacions utilitzades a l’Administració de Justícia, i per a assegurar la cooperació entre les Administracions. El CTEAJE s’organitza en grups tècnics de treball segons les diferents àrees que cal desenvolupar amb l’objectiu d’aplicar la Llei 18/2011. Entre ells es troba el Grup de Treball de Gestió Arxivística que fins ara ha elaborat quatre documents de treball:

En ells s’estableixen els objectius del grup de treball: Un tecnològic, al que pertanyen el primer i el tercer document assenyalats, i un objectiu funcional al qual pertany el segon  i el  quart document. Cal dir que tant el CTEAJE com els diferents grups tècnics estan formats per representants de totes les comunitats autònomes i que les seves decisions se aplicaran al conjunt de l’Estat. L’1 d’octubre va entrar en vigor la Llei Orgànica 7/2015, de 22 de juliol, de modificació de la Llei Orgànica del Poder Judicial 6/85, de 1 de juliol. Entre altres modificacions en relació amb l’avaluació, l’article 79 modifica l’apartat 2 de l’article 458 de la LOPJ:

“2. Por real decreto se establecerán las normas reguladoras de la ordenación y archivo de autos y expedientes que no estuviesen pendientes de actuación alguna, así como del expurgo de los archivos judiciales. Con carácter general se procederá a la destrucción de autos y expedientes judiciales transcurridos seis años desde la firmeza de la resolución que de manera definitiva puso término al procedimiento que dio lugar a la formación de aquéllos. Se exceptúan de lo anterior aquéllos formados para la instrucción de causas penales seguidas por delito, así como los supuestos que reglamentariamente pudiesen ser contemplados, especialmente en atención al valor cultural, social o histórico de lo archivado. Previamente, el Letrado de la Administración de Justicia concederá audiencia por un tiempo no inferior a quince días a las partes que estuvieron personadas para que interesen, en su caso, el desglose de aquellos documentos originales que hubiesen aportado o ejerciten los derechos que esta Ley les reconoce en los artículos 234 y 235”

També modifica el procediment que el RDMAJ i la normativa autonòmica han establert fins ara sobre la tasca avaluadora i sembla que apunta a la publicació d’un nou reial decret, la qual cosa reforça la idea que el sistema establert anteriorment no ha aconseguit l’objectiu pel qual es va dictar. Tots aquests aspectes són els que han conformat el que només es pot qualificar com fracàs, fins ara, del model proposat en el RDMAJ si ho considerem en termes d’efectivitat en la seva aplicació, ja que després de 12 anys de vigència s’esperaria tenir uns resultats visibles que ens permetés tenir dades de la seva aplicació, però tot just es comença. Cal afegir el fet que la regulació posterior que desenvolupa allò que ha de ser l’Administració de Justícia Electrònica, no en fa cap referència , més aviat ho obvia. També es podria considerar un fracàs la falta de sensibilitat patrimonial del propi RDMAJ que apunta sobretot a l’externalització (privatització) de la gestió documental, al menys en suport paper, i promou l’eliminació més que l’avaluació com a conjunt patrimonial i que ha estat recollit pels diferents equips de govern des de la seva vigència.

En aquest moment el CTEAJ-GA ha aconseguit imposar la racionalitat arxivística buscant la identificació i valoració de les sèries, més enllà del nivell d’expedient que imposa el RDMAJ.Malgrat això es continua sense establir un procediment objectiu que no depengui tant dels lletrats de l’Administració de Justícia i dels membres judicials de la Junta i quedi integrada al Sistema de Gestió Documental amb terminis i tasques raonables.  Caldrà esperar a veure com queda el problema de l’elaboració de les relacions documentals, veritable obstacle per integrar l’avaluació al Sistema de Gestió dels Arxius Judicials, a Catalunya i a la resta de l’Estat i si s’estableix una calendarització de l’activitat de les Juntes d’expurgació. Cal donar una solució al volum de documentació que es gestiona als edificis judicials i que impedeix completar el cicle documental afavorint la idea de “papers vells” o “documentació inútil”.

JUNTES D’EXPURGACIÓ CONSTITUÏDES I NORMATIVA QUE LES REGULA

Les primeres regulacions autonòmiques de les Juntes d’Expurgació es dicten al 2006, però l’activitat reguladora comença de forma decidida a partir del 2012, quan la situació de la documentació judicial esdevé insostenible

Andalusia Ordre d’1 de setembre de 2004, que constitueix la ‘Junta de Expurgo’ de la Comunitat autònoma d’Andalusia, en aplicació del que disposa el RD. 937/2003, de 18 de juliol, de modernització dels arxius judicials. BO Junta de Andalucía. 20/09/2004 núm. 184

Aragó Decret 115/2013, de 9 de juliol, del Govern d’Aragó, que constitueix la ‘Junta de Expurgo de Documentos Judiciales’ i es regula el seu règim de funcionament, en l’àmbit d’aquesta Comunitat BO de Aragón. 19/07/2013, núm. 141 Decret 115/2013, de 24 de setembre, del Govern d’Aragó, que modifica el Decret 115/2013, que es constitueix la ‘Junta de Expurgo de Documentos Judiciales’ i es regula el seu règim de funcionament, en l’àmbit d’aquesta Comunitat BO de Aragón. 04/10/2013, núm. 196

Astúries, Principat d’ Decret 90/2013, de 30 d’octubre, que es crea la J’unta de Expurgo de Documentos Judiciales del Principado de Asturias’, es determina la seva organització, composició i funcionament i es crea el ‘Fondo Documental Histórico de Instituciones Judiciales del Principado de Asturias’. BO Principado de Asturias. 07/11/2013, núm. 258

Balears, Illes Constituïda d’acord al RDMAJ. Sense publicar

Canàries Decret 45/2013, de 18 de abril, que crea la ‘Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de Canarias’ BO de Canarias. 26/04/2013, núm. 80

Cantàbria Constituïda d’acord al RDMAJ. Sense publicar

Castilla i Lleó Constituïda d’acord al RDMAJ. Sense publicar

Castilla – la Manxa Constituïda d’acord al RDMAJ. Sense publicar

Catalunya Ordre JUS/552/2006, de 30 d’octubre, que constitueix i regula la Junta d’Expurgació de la Documentació Judicial de Catalunya i s’aproven les normes y els models de relacions documentals de transferència de documentació judicial. DO de la Generalitat de Catalunya. 24/11/2006, núm. 4768

Comunitat Valenciana Decret 61/2006, de 12 de maig, del Consell, pel que s’aprova el Reglament de Funcionament de la Junta d’Expurgació de Documents Judicials i es crea el Fons Històric Judicial de la Comunitat Valenciana. DO de la Generalitat Valenciana. 16/05/2006, núm. 5259

Extremadura Constituïda d’acord al RDMAJ. Instrucció 2/2006 de la Secretària de Govern del Tribunal Superior de Justícia. De 26 d’octubre.  Sense publicar Galícia Decret 46/2009, de 26 de febrer, sobre els arxius judicials territorials i de la ‘Junta de Expurgació de la Documentació Judicial de Galicia’. DO de Galicia. 11/03/2009, núm. 49

Madrid, Comunitat de Ordre de 10 de juliol de 2012, de la Conselleria de Presidència i Justícia, que constitueix la ‘Junta de Expurgo de la Documentación Judicial de la Comunidad de Madrid’. BO de la Comunidad de Madrid. 20/07/2012, núm. 172

Múrcia, Regió de Constituïda d’acord al RDMAJ. Sense publicar

Navarra, Comunitat Foral de Decret Foral 27/2015, de 6 de maig, pel que es constitueix la ‘Junta de Expurgo de Documents Judicials de Navarra’ BON de 22 de maig de 2015

País Basc Constituïda d’acord al RDMAJ. Sense publicar

Rioja, la Constituïda d’acord al RDMAJ. Sense publicar

Ceuta Constituïda d’acord al RDMAJ (disposició addicional segona). BOE. 30/07/2003, núm. 181

Melilla Constituïda d’acord al RDMAJ (disposició addicional segona).

Recull actualitzat basat en RODRÍGUEZ COYA, Fàtima. (2013) “Las juntas de expurgo en el contexto de la gestión de documentos judiciales” en Jornadas Archivando: La valoración documental. Asociación de Archiveros de Castilla y León. León.  pp 182-190.

Maria Jesús Llavero

Arxiu Central Audiència provincial

i jutjats de Lleida @jesskeyring

Deixa un comentari

Filed under Arxius judicials, Avaluació i tria, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida

L’avaluació en l’Administració de Justícia. Antecedents històrics


imagesEls antecedents de la normativa sobre arxius i gestió documental en l’Administració de Justícia venen d’antic. El RD de 12 de maig de 1854 preveu una Junta d’Arxius en cada Audiència provincial per tal d’aplicar tot el que en ell es recull. Tan mateix no és fins al RD de 1911 de 29 de maig que es regula específicament la tria i eliminació de la documentació judicial. Hi ha un primer aclariment al 1912 i posteriorment en les Ordes ministerials de 29 de març de 1937 i de 8 d’abril del mateix any. En tots els casos es refereix a les audiències provincials i als procediments que es tramiten en la seva jurisdicció que aleshores era penal.

Els articles 3 i 5 del RD de 1911 es refereixen als assumptes criminals i als expedients governatius arxivat definitivament. Aquesta avaluació ja es preveu que es farà per una Junta d’Expurgació formada per un magistrat de l’Audiència provincial, un representant del Ministeri Fiscal, un advocat en exercici i el secretari judicial de l’Audiència. en aquest moment no es considera la possibilitat de requerir la presència d’un facultatiu d’arxius, qüestió que es corregeix amb les ordes de 1937.

El procés havia de quedar documentat en una acta que havia de recollir la relació dels expedients que es resolia destruir pel seu nul valor i la relació d’aquells que es consideraven que tenien un valor històric i que es conservaria. Aquestes Juntes van tenir una activitat escadussera o nul·la en alguns llocs i les expurgacions van tenir més a veure amb la necessitat de deslliurar espai en els edificis judicials que no pas al seguiment d’un procediment reglat.

Després de la guerra civil, en el marc de la situació de bloqueig econòmic internacional que viu Espanya, una de les mesures que es dur a terme per combatre’l és la recollida de paper de totes les administracions públiques en general i judicial en particular. El 1945 una orde de 28 de novembre adjudica per concurs la concessió de la recollida de paper inútil de tots els jutjats que serà recollit per les respectives audiències provincials. A això responen diferents circulars des del Ministeri de Justícia des de l’any 1949 fins al 1960, en el que es demana a tots i cada un dels òrgans judicials quants quilos de paper tenen en els seus arxius per enviar per fer pasta de paper. En aquesta Orde en el seu article 5é es preveu que per part dels presidents de les audiències designessin un dels seus funcionaris que junt al que designés el Ministeri d’Educació Nacional, havien d’exercir la funció inspectora que permetés la conservació dels documents que poguessin tenir algun valor històric, jurídic o administratiu.

Malgrat la normativa dictada no s’aconsegueix una aplicació sistemàtica, de fet, hi ha províncies en les que no tenim constància de la seva aplicació, més enllà de l’intercanvi d’oficis en relació a la recollida de “documentació inútil” i que, en la província de Lleida, no sembla que acabés recollint-se, tot i que es van enviar les respostes amb els quilos de paper que el jutge i secretari corresponent de cada jutjat van considerar. En el fons de l’Audiència provincial es conserven les còpies dels oficis enviats des de les instàncies superiors com els que es van remetre des dels jutjats de la provínciaDSCF1133

Posteriorment el 1947 en el Decret de 24 de juliol del Ministeri d’Educació Nacional, sobre ordenació dels arxius i biblioteques del tresor històric documental i bibliogràfic, a l’article 34 es recull per primera vegada que en els Arxius Històrics Provincials es depositarà la documentació històrica d’audiències i jutjats. Aleshores sembla fixat ja el sistema d’arxius judicials establint l’Arxiu Històric on romandrà definitivament la documentació judicial. Tanmateix cal esperar el 24 de juliol de 1974 quan es dicta un Decret sobre l’ordenació d’Arxius i Biblioteques judicials pel qual s’ordena que la documentació històrica de les audiències i jutjats es dipositi en els Arxius històrics provincials. Havien passat 27 anys entre un i altre decret, temps en el qual no s’aplica la disposició de transferir al arxius històrics. Cal dir que tot i la normativa recollida fins aquí només algunes Audiències territorials, actuals Tribunals Superiors de Justícia, tenien plaça d’arxiver en la seva plantilla i menys encara la tenien coberta per facultatius del cos d’arxivers.

En relació a l’avaluació i a la eliminació documental ni al Decret de 1947 ni al de 1974 es fa esment, tot i que el volum del paper creix amb les reformes judicials de 1973, l’aparició de nous procediments i l’augment de la judicialització de la vida quotidiana. A pesar d’aquesta manca de regulació la realitat imposava en molts casos mesures d’urgència. L’augment dels òrgans judicials i de plantilles, van fer necessari desallotjar documentació arxivada d’allà on era, aleshores les solucions van tenir molt a veure amb la sensibilitat que els responsables dels jutjats i de la documentació tinguessin en vers a la qualitat de patrimoni documental que els fons judicials tenen per pertànyer a una administració pública. Així fent una ullada als fons judicials recollits en els arxius històrics i la seva forma d’ingrés podem veure que en general els fons judicials van ingressar cap els anys 80 i ho van fer sempre de forma extraordinària i amb unes relacions documentals que no han permès, determinar ni la quantitat ni la qualitat fins acabar el seu inventari. Ara ja podem parlar de buits cronològics alguns significatius i altres simplement perquè calia fer lloc, als que cal afegir aquells que s’han produït per diferents accidents, inundacions, incendis o plagues que han provocat la destrucció i desaparició de parts de fons o de fons sencers, tant d’expedients judicials com de llibres de sentències i registre.

Quan finalment es pren consciència que l’Administració de Justícia precisa d’un sistema d’arxius i d’un sistema de gestió documental és ja a principis dels 90, aleshores la preocupació dels primers treballs és, per una banda, l’organització d’aquest sistema i la seva informatització i per l’altra, les qüestions d’accés a la documentació judicial. Eren els dos neguits més importants tant dels operadors jurídics sensibilitzats per la qüestió com dels professionals arxivers que arriben a aquesta Administració. Recordem que a finals dels 80 i durant els 90 la quantitat d’estudiosos i investigadors que tractava l’època de la guerra civil augmentà any rere any, i bona part de la seva recerca es centrava, i es centra, en els fons judicials d’aquella època i de la postguerra, aleshores es van trobar amb uns fons desorganitzats, sense descriure, amb una instal·lació deficient que junt amb la manca d’una normativa clara fa l’accés difícil, de vegades impossible. Així es posa de manifest i es fa pública la situació de la documentació i dels arxius judicials.

Maria Jesús Llavero

Responsable Arxiu Central de l’Audiència provincial i jutjats de Lleida

 

Deixa un comentari

Filed under Arxius, Arxius judicials, Avaluació i tria

L’eliminació dels documents a l’arxiu central administratiu de la Delegació del Govern a Lleida.


La Documentació de la Generalitat està subjecta a uns períodes d’utilització segons el procediment administratiu, de consulta, de permanència a les  unitats i serveis i, com a conseqüència, també a uns terminis de conservació o d’eliminació, segons el seu valor permanent o temporal.
El Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents,  preveu entre altres aspectes, els mecanismes d’avaluació documental i estableix les bases per elaborar  els calendaris de conservació dels documents.
L’aplicació de la selecció i eliminació de la documentació a l’Arxiu Central Administratiu de la Delegació del Govern a Lleida s’expressa en uns mecanismes de control que garanteixen la destrucció dels documents sobrers i la conservació d’aquells que tenen un valor testimonial per a la recerca i per a la història. Amb aquesta finalitat s’han establert tres categories de documents que es podran eliminar  i que tenen com a objectiu, d’una banda, alliberar els documents  caducats de les unitats i, de l’altra, evitar la transferència d’aquesta documentació a l’Arxiu. Com a norma general, per procedir a la destrucció de documentació s’ha de seguir la normativa vigent i s’utilitza el formulari d’autorització per a destrucció de documents i les instruccions contingudes a la circular d’eliminació de l’Arxiu Central.

G0147 N- ELIMINACIÓ 2012

G0147 N- ELIMINACIÓ 2012

1. Documents que s’han d’eliminar tan bon punt s’hagin utilitzat.

Es podran eliminar després de la seva utilització per a la gestió i la consulta als diferents òrgans administratius, els següents documents:
1.1. Les còpies i els duplicats de documents originals que estiguin perfectament localitzats i en bon estat de conservació.
1.2. Les notes interiors, quan no són de tràmit i no contenen cap actuació inclosa en un procediment administratiu.
1.3. Els missatges electrònics que expressen una comunicació no inclosa en cap procediment, l’equivalent a una comunicació telefònica o els correus de tramesa amb documentació adjunta, el valor dels quals no sigui permanent, a diferència del document associat, que pot fer referència a un procediment.
1.4. Les versions anteriors de documents originals o definitius, així com els esborranys que s’hagin utilitzat en la seva elaboració.
1.5. La propaganda i els documents informatius o impresos diversos d’activitats d’entitats externes, la utilitat dels quals sigui purament informativa i de referència.
1.6. El dossier de premsa , amb l’única excepció d’aquelles notícies publicades sobre la Generalitat, que es conserven al Gabinet del Delegat del Govern.
1.7. Els catàlegs i les publicacions comercials.
1.8. Els documents impresos i les publicacions institucionals de la Generalitat(memòries, vídeos, etc.) que siguin duplicats o sobrers.
1.9. Els faxs, sempre que es conservin els originals del document o que no estiguin inclosos en cap procediment administratiu establert.
1.10. Les notes i els esborranys diversos de documents originals que estiguin en perfecte estat de conservació i localitzats.

2. Documents que es poden eliminar en substitució de la versió actualitzada.

Hi ha una sèrie de documents que, en ser substituïts per un nou exemplar, es poden eliminar, llevat del document principal emès per la unitat d’origen, que l’haurà de conservar com a testimoniatge de les seves funcions:
2.1. Les còpies dels acords de les Comissions i Consells de la Generalitat l’original del qual restarà a l’acta corresponent de l’òrgan emissor, llevat de la còpia que sigui necessària per a la gestió dels diferents procediments a les unitats i serveis.
2.2. Les comunicacions i les còpies de les resolucions dels òrgans de govern de la Generalitat referents als nomenaments i als cessaments de càrrecs, llevat de la còpia original, que es conservarà a l’expedient de personal, i la còpia personal de l’afectat.
2.3. Les instruccions i les circulars de la Generalitat que es trameti per mitjà electrònic a diverses unitats  administratives, llevat de l’exemplar principal de l’òrgan emissor, que el conservarà en suport electrònic i en suport paper.
2.4. Els documents fruit de l’elaboració de la Memòria dels Departaments de la Generalitat, així com els documents fruit de l’elaboració  les memòries dels  Serveis Territorials, atès que el seu contingut es publica anualment.

3. Documents que s’han d’eliminar d’acord amb el calendari de conservació.

La Comissió Nacional d’Avaluació, Accés i Tria Documental (CNAATD) de la Generalitat de Catalunya aprova les taules d’avaluació documental, les quals determinen el període de conservació de les sèries documentals de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, l’Administració local i les universitats públiques. Per tant, d’acord amb les taules d’avaluació documental  es podrà procedir a l’eliminació controlada de la documentació en els terminis previstos en les distintes Ordres publicades al Diari Oficial de la Generalitat.
La documentació amb un termini de destrucció igual o inferior als cinc anys no ingressa ja a l’Arxiu Central i són les unitats administratives les encarregades de la seva destrucció. Ara bé, qualsevol eliminació és sempre comunicada a l’Arxiu Central, atès que és qui controla els terminis de destrucció dels documents i registre totes les  dades. Al mateix temps, l’Arxiu Central aplica sistemàticament les taules d’avaluació per procedir a la destrucció dels documents caducats  ubicats en els seus propis dipòsits.
El volum de documentació destruïda, d’acord amb les taules d’avaluació publicades per la Generalitat de Catalunya en els 16 anys de funcionament de l’Arxiu Central és  de 2529, 23 ml i s’han aplicat un total  de 90 taules d’avaluació.

4. Conclusió.

Una de les fites més importants assolides al llarg d’aquests anys de funcionament de l’ Arxiu Central de la Delegació del Govern, és que  en aquests moments no es destrueix documentació  en els arxius  de gestió de les unitats administratives dels distints Serveis Territorials de la Generalitat al marge de les disposicions dictades per la CNAATD.
La valoració global de la experiència portada a terme a l’Arxiu Central en l’aplicació de les taules d’avaluació documental és molt positiva, atès l’important volum de documentació eliminada o transferida a l’Arxiu Històric (625 ml), en el cas de documentació de conservació permanent.
Ara bé, cal insistir en la necessitat de potenciar i continuar avançant en els treballs l’avaluació documental ja que si es paralitza el calendari de conservació dels documents, el sistema de gestió deixarà de funcionar en un termini relativament curt. Finalment cal abordar sense més demora el fet de  com incideixen les noves tecnologies en l’avaluació de la documentació. Ja ha arribat el moment de replantejar qüestions entorn a la formulació de les noves series documentals sorgides com a conseqüència  de la implantació de dites tecnologies. Cal considerar  la necessitat d’avaluar dades a més de sèries i documents.
És un fet remarcable que el desenvolupament de les garanties jurídiques sobre la validesa dels documents electrònics obre les portes a noves formes de gestionar la informació i els documents i, conseqüentment, també d’efectuar l’avaluació i selecció documental.

M. Carme Capdevila i Guarro
Responsable de l’Arxiu Central de la Delegació del Govern a Lleida

1 comentari

Filed under Arxius, Avaluació i tria, Grup d'Arxivers de Lleida