Es presenta la nova web de gestió documental de la Generalitat de Catalunya

El 12 de juliol passat, la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni del Departament de Cultura de la Generalitat va presentar la seva nova pàgina web de gestió documental. El nou portal està dissenyat per als professionals del sector, però també per als ciutadans. L’objectiu és actuar de centre d’informació i de difusió dels Arxius Centrals Administratius (ACA) i del sistema de gestió documental que es coordina des del Departament de Cultura.  Vol desenvolupar una imatge de diversitat i riquesa de la gestió documental, aquest web també acull altres institucions públiques que no depenen directament de la Generalitat, com les administracions locals o les Universitats. Entre altres coses inclou eines i recursos en gestió documental com estàndards, normatives, manuals, estatals i internacionals. També vol ser en un espai de difusió dels projectes de gestió documental que impulsa la Secció d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental del departament.

El més important dels projectes que es treballen actualment és l’anomenat ARESTA, Arxiu Electrònic Segur i Tramitació Administrativa, permet el tractament i l’arxivament de documents electrònics seguint les directrius establertes pel Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu de la Generalitat de Catalunya, on es recuyen les condicions tècniques i organitzatives de classificació funcional, seguretat, accés i disposició dels documents administratius des de l’inici del procediment administratiu, per tal de garantir-ne l’autenticitat, la fiabilitat, la integritat i la disponibilitat futura, i fixa les directrius corporatives en matèria d’arxiu electrònic.

XVIè Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya – Amb E d’error i d’èxit: què fem malament, i què fem bé?

 

Com ja us vam informar, el proper mes de maig tindrà lloc a Reus el XVIè Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya. En aquesta ocasió s’ha previst crear els espais necessaris on poder compartir les nostres experiències.

Sovint els arxius i els arxivers, davant l’habitual migradesa de recursos, estimulem la imaginació i som capaços de trobar solucions senzilles i eficaces a problemes comuns a totes les organitzacions. El món del programari lliure i la potència creixent de les eines d’usuari final ha obert un enorme ventall de possibilitats a aquells equips i organitzacions que combinen pocs recursos i molta imaginació.

Heu desenvolupat alguna eina o solució tecnològica senzilla que sigui aplicable a la gestió documental? Ho heu fet a baix cost i amb eines assequibles? Us ha donat bon resultat? Creieu que es pot compartir aquesta solució? Si aquest és el vostre cas, al Congrés d’Arxivística de Catalunya ens agradaria sentir la vostra veu, i conèixer exemples de solucions tecnològiques senzilles i assequibles que hagin donat resposta a reptes de la gestió documental de les organitzacions, tant públiques com privades. Si voleu presentar, i si escau compartir, la vostra eina o solució, ara és el moment!

Participar

Podeu participar amb una breu demostració, en format PetxaKutxa, en la qual disposareu de 4 minuts per explicar molt breument les característiques de la vostra eina i, si és possible, veure-la en funcionament. Un cop exposades totes les demostracions, s’obrirà un debat per a comentar-les i, si escau, fixar les bases per a compartir-les.

Si voleu participar, només cal que ens feu arribar una presentació, de no més de 6 diapositives, on s’expliqui la vostra proposta. L’estructura d’aquesta presentació es recomana que sigui la següent:

1. Nom de l’eina o solució tecnològica (incloent dades de contacte dels presentadors)
2. Breu descripció del context i objectius que n’han propiciat el desenvolupament
3. Breu descripció de l’entorn tecnològic en què s’ha desenvolupat
4. Breu enumeració de les funcionalitats
5. Captures de pantalla de les principals funcionalitats
6. Síntesi del que pot aportar aquesta eina a un sistema de gestió documental

De totes les propostes rebudes el comitè científic triarà per a ser exposades aquelles que aportin solucions més originals, a un cost assequible, i que puguin ser més exportables a altres casos similars.

El termini per a fer arribar les presentacions finalitza el 31 de març. La decisió sobre les propostes seleccionades es comunicarà el 14 d’abril. La tramesa de les presentacions s’ha de fer a través de la següent adreça:  recerca@arxivers.com

XVI Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya – La Gestió Documental: El futur (és) ara!

Els propers dies, 4, 5 i 6 de maig de 2017, tindrà lloc a la ciutat de Reus el nostre XVI congrés, organitzat per l’Associació d’Arxivers de Catalunya que per primera vegada incorpora en el seu nom el concepte de “gestió documental”. Aquest serà un dels grans temes presents en el congrés que tractarà totes les fases de la gestió de documents de manera innovadora, revisant molts del seus punts fins ara acceptats com a bàsics, i mirant d’aportar una dimensió potent per afrontar els reptes socials i empresarials que el present i el futur ens deparen.

A partir d’ara l’esdeveniment passa a anomenar-se “Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya” integrant d’aquesta manera els diferents perfils professionals que van des de la participació en la creació dels documents fins a la seva preservació a llarg termini. En aquest llarg procés, amb la participació dels nostres professionals, el rigor i la competència empresarial necessària i amb el treball interdisciplinari amb altres professionals, podem bastir les sòlides bases de l’accés a una informació de qualitat. Aquest serà un dels grans temes presents en aquest congrés que tractarà totes les fases de la gestió de documents de manera innovadora, revisant molts dels seus punts fins ara acceptats com a bàsics, i mirant d’aportar una dimensió potent per afrontar els reptes socials i empresarials que el present i el futur ens deparen. Estem convençuts que aquests coneixements han de servir per modular l’Administració Digital del futur i per contribuir activament en una Societat Digital més justa, cívica i compromesa. Des dels dissenys dels procediments que facin més eficients els processos de negoci a la preservació del coneixement que esdevindrà patrimoni i memòria de la nostra activitat humana. L’arxivística i la gestió documental conviuen en un mateix paradigma de continuïtat i eficiència, i creix l’interès i la necessitat entre els seus professionals per garantir estructures administratives més sòlides i una rendició de comptes ajustada tant del present com del passat.

Amb el màxim esforç dels nostres socis institucionals i partners tecnològics i amb el treball d’un comitè científic de primera qualitat disposareu d’un programa ben atractiu a tots nivells. L’AAC es compromet una vegada més a fer que aquest Congrés sigui una referència catalana, però que el coneixement i el valor que l’arxivística d’aquest país ofereix pugui ser també presentada arreu del món.

Programa científic

Inscripcions

 

 

L’Arxiu de la UdL, el primer certificat per AENOR amb l’ISO 30301

El segell de qualitat acredita una gestió de documents fiable

El Servei d’Arxiu i Gestió de Documents (SAGD) de la Universitat de Lleida (UdL) és el primer de tot l’Estat acreditat per l’Associació Espanyola de Normalització i Certificació (AENOR) amb el segell de qualitat UNE-ISO 30301.

La norma permet evidenciar el compliment dels requisits que preveu per als processos i controls de gestió documental quan aquests formen part dels de la Universitat, l’administració i la millora contínua del sistema que integra tot el cicle de vida de la informació que genera i rep la institució per la producció de documents fiables, íntegres i que es poden utilitzar d’una forma eficient. L’auditoria i la certificació va comptar amb una subvenció de la Generalitat de Catalunya. L’auditoria, es va fer en col·laboració amb l’Escola Superior d’Arxivística de Catalunya, adscrita a la UAB, i la certificació es va obtenir per AENOR.
El SAGD de la UdL ha treballat 10 anys per superar aquesta avaluació. La primera fase va servir per revisar el nivell d’implantació del sistema i la segona, d’auditoria, per avaluar-ne la implementació, l’eficàcia i l’eficiència. La tècnica del SAGD, destaca que “aquest exercici ens permet seguir en el treball de detectar els riscos que en gestió de documents i arxiu puguin sorgir a la UdL, i treballar en com mitigar-los en pro del servei que s’ofereix a la comunitat universitària, els investigadors i la societat”.

El XV Congrés d’Arxivística de Catalunya: Fent balanç

 

 

Encara amb la ressaca que ens ha deixat el XV Congrés d’Arxivística de Catalunya amb sessions maratonianes, menges frugals i uns actes socials entre el patrimoni històric i l’oci, ens toca fer balanç. No ens referim a avaluar com ha anat el Congrés. Això ja ho farà l’Associació d’Arxivers i Gestors Documentals de Catalunya i el Comitè organitzador de l’event. Cal examinar tot allò que ens ha aportat i que ara ja amb el cap fred i des de la distància podem anar valorant el #CongresinPonent

Respecte a les ponències cal dir que el Comitè científic, ha sabut trobar als comunicadors adequats per cada un dels aspectes que s’han anat succeint al llarg de les jornades maratonianes que ens havien preparat, però que en la seva descàrrega cal dir que l’únic que es va fer llarg en les sessions van ser els parlaments d’inauguració i cloenda del Congrés. La Nancy McGovern, es va encarregar d’obrir el meló de la preservació digital, un tema que ja no ens sona a història-ficció, en el que ja molts de nosaltres comencem a sentir-nos còmodes amb els conceptes i el vocabulari, és a dir, que la teoria ens és coneguda, però la pràctica ni l’ensumem. Malgrat tot, d’ella i dels altres ponents, vam entendre que els estàndards no només són necessaris sinó que són imprescindibles per poder gestionar els repositoris on els continguts digitals quedaran dipositats en aplicació d’un Sistema de Gestió de Documents Electrònics i principalment buscant la sostenibilitat dels mètodes, els formats adequats per la preservació i la tecnologia que ens ofereix en aquest moment el mercat. Ens han convençut que és necessari dissenyar polítiques de preservació i accés de forma integrada en el Sistema, que cal aplicar-les a les nostres organitzacions, i tot això cal documentar-ho. Sempre cal documentar-ho.

Vam descobrir de la mà de José Carlos Ramalho que el sistema OAIS és “com una vaca”: ingesta, processa i treu un producte transformat. També vam poder escoltar esparvarats com Bert Lemmens, però no només ell,  ens proposava la tècnica medieval de preservació de fer còpies i repartir-les pel planeta en diferents repositoris. Ja ho veieu tot just hem aconseguit instal·lar l’avaluació en els nostres sistemes de gestió i ara arriba la postmodernitat i pretén que tot aquell discurs elaborat amb penes i treballs durant anys no serveis per res… Però no, després  Barbara Sieman i Thomas Risse tornaven l’ordre a l’univers proclamant allò que tots els arxivers i arxiveres sabem, no es pot guardar tot. 

En les taules rodones hem pogut seguir experiències en algunes organitzacions que ja estan aplicant diferents tècniques de preservació digital, no totes amb la mateixa profunditat i algunes molt incipients, però ja han passat de ser un projecte a ser una realitat, i no en tots els casos la participació dels gestors documentals s’ha tingut en compte. Malgrat això les empreses que es dediquen a aquest àmbit no s’estan de dir que els arxivers per poder incorporar-se als seus projectes necessiten un perfil tecnològic, que reconeixen que cada cop és més elevat. La taula d’especialistes jurídics va deixar clar que la normativa que existia en gestió documental era fragmentària i que en qüestió d accés i preservació digital, les diferents lleis que d’una forma o una altra basteix l’aparell del que vol ser l’Administració electrònica obren un camp competencial on l’arxiver té molt a dir… Potser en “compensació” de la #ComissióFantasma que el Parlament a final del mes d’abril aprovava de forma espúria escatimant la participació de especialistes en gestió documental en la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública. En aquest sentit la ponència d’Ignacio Alamillo ens va descobrir que tampoc no ens calia patir ja que tot el castell de naips de la transparència, tant en la Llei espanyola com la catalana, es desmuntaria en poc temps ja que són en bona part irrealitzables, aleshores potser en l’adequació de la normativa a la realitat tenim alguna altra oportunitat i aquest cop tal vegada arribi a bon port.

No podem acabar aquest article sense fer esment a les empreses que han participat en el Congrés amb aportacions i amb la seva presència, explicant-nos de forma entenedora cada un dels seus productes: Baratz, IECISA, Odilo, Servicio Móvil, Audifilm, Artyplan, Maquinpress fotoware.

Bé, això seria tot si ens oblidéssim dels companys retrobats, les noves coneixences i les coneixences virtuals que s’han convertit en físiques, perquè en això de les relacions humanes el suport sempre és millor que sigui físic i tangible, amb el que puguis compartir conversa, sopar, celebració i ball. Gràcies a tots!

RECULL DE PREMSA ESCRITA (prémer enllaç)

RECULL DE PREMSA AUDIOVISUAL:

Informatius de Catalunya Ràdio. Prémer la imatge per escoltar-ho

             Informatius Lleida TV (Minut 20:24). Prémer la imatge per visualitzar-ho

Cafeïna (Lleida TV). Prémer la imatge per visualitzar-ho

TN Comarques (TV3) Prémer la imatge per visualitzar-ho