Category Archives: Document electrònic

XVIè Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya – Amb E d’error i d’èxit: què fem malament, i què fem bé?


PetxaKutxa

 

Com ja us vam informar, el proper mes de maig tindrà lloc a Reus el XVIè Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya. En aquesta ocasió s’ha previst crear els espais necessaris on poder compartir les nostres experiències.

Sovint els arxius i els arxivers, davant l’habitual migradesa de recursos, estimulem la imaginació i som capaços de trobar solucions senzilles i eficaces a problemes comuns a totes les organitzacions. El món del programari lliure i la potència creixent de les eines d’usuari final ha obert un enorme ventall de possibilitats a aquells equips i organitzacions que combinen pocs recursos i molta imaginació.

Heu desenvolupat alguna eina o solució tecnològica senzilla que sigui aplicable a la gestió documental? Ho heu fet a baix cost i amb eines assequibles? Us ha donat bon resultat? Creieu que es pot compartir aquesta solució? Si aquest és el vostre cas, al Congrés d’Arxivística de Catalunya ens agradaria sentir la vostra veu, i conèixer exemples de solucions tecnològiques senzilles i assequibles que hagin donat resposta a reptes de la gestió documental de les organitzacions, tant públiques com privades. Si voleu presentar, i si escau compartir, la vostra eina o solució, ara és el moment!

Participar

Podeu participar amb una breu demostració, en format PetxaKutxa, en la qual disposareu de 4 minuts per explicar molt breument les característiques de la vostra eina i, si és possible, veure-la en funcionament. Un cop exposades totes les demostracions, s’obrirà un debat per a comentar-les i, si escau, fixar les bases per a compartir-les.

Si voleu participar, només cal que ens feu arribar una presentació, de no més de 6 diapositives, on s’expliqui la vostra proposta. L’estructura d’aquesta presentació es recomana que sigui la següent:

  1. Nom de l’eina o solució tecnològica (incloent dades de contacte dels presentadors)
  2. Breu descripció del context i objectius que n’han propiciat el desenvolupament
  3. Breu descripció de l’entorn tecnològic en què s’ha desenvolupat
  4. Breu enumeració de les funcionalitats
  5. Captures de pantalla de les principals funcionalitats
  6. Síntesi del que pot aportar aquesta eina a un sistema de gestió documental

De totes les propostes rebudes el comitè científic triarà per a ser exposades aquelles que aportin solucions més originals, a un cost assequible, i que puguin ser més exportables a altres casos similars.

El termini per a fer arribar les presentacions finalitza el 31 de març. La decisió sobre les propostes seleccionades es comunicarà el 14 d’abril. La tramesa de les presentacions s’ha de fer a través de la següent adreça:  recerca@arxivers.com

Reus

Deixa un comentari

Filed under Administració electrònica, Arxius, Arxivers/eres, Document electrònic, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Preservació, Preservació digital

XVI Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya – La Gestió Documental: El futur (és) ara!


Reus

Els propers dies, 4, 5 i 6 de maig de 2017, tindrà lloc a la ciutat de Reus el nostre XVI congrés, organitzat per l’Associació d’Arxivers de Catalunya que per primera vegada incorpora en el seu nom el concepte de “gestió documental”. Aquest serà un dels grans temes presents en el congrés que tractarà totes les fases de la gestió de documents de manera innovadora, revisant molts del seus punts fins ara acceptats com a bàsics, i mirant d’aportar una dimensió potent per afrontar els reptes socials i empresarials que el present i el futur ens deparen.

A partir d’ara l’esdeveniment passa a anomenar-se Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya integrant d’aquesta manera els diferents perfils professionals que van des de la participació en la creació dels documents fins a la seva preservació a llarg termini. En aquest llarg procés, amb la participació dels nostres professionals, el rigor i la competència empresarial necessària i amb el treball interdisciplinari amb altres professionals, podem bastir les sòlides bases de l’accés a una informació de qualitat. Aquest serà un dels grans temes presents en aquest congrés que tractarà totes les fases de la gestió de documents de manera innovadora, revisant molts dels seus punts fins ara acceptats com a bàsics, i mirant d’aportar una dimensió potent per afrontar els reptes socials i empresarials que el present i el futur ens deparen. Estem convençuts que aquests coneixements han de servir per modular l’Administració Digital del futur i per contribuir activament en una Societat Digital més justa, cívica i compromesa. Des dels dissenys dels procediments que facin més eficients els processos de negoci a la preservació del coneixement que esdevindrà patrimoni i memòria de la nostra activitat humana. L’arxivística i la gestió documental conviuen en un mateix paradigma de continuïtat i eficiència, i creix l’interès i la necessitat entre els seus professionals per garantir estructures administratives més sòlides i una rendició de comptes ajustada tant del present com del passat.

Amb el màxim esforç dels nostres socis institucionals i partners tecnològics i amb el treball d’un comitè científic de primera qualitat disposareu d’un programa ben atractiu a tots nivells. L’AAC es compromet una vegada més a fer que aquest Congrés sigui una referència catalana, però que el coneixement i el valor que l’arxivística d’aquest país ofereix pugui ser també presentada arreu del món.

Programa científic

Inscripcions

 

 

Deixa un comentari

Filed under Administració electrònica, Arxius, Arxivers/eres, Document electrònic, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Jornades i Congressos, Preservació, Preservació digital

L’Arxiu de la UdL, el primer certificat per AENOR amb l’ISO 30301


El segell de qualitat acredita una gestió de documents fiable

El Servei d’Arxiu i Gestió de Documents (SAGD) de la Universitat de Lleida (UdL) és el primer de tot l’Estat acreditat per l’Associació Espanyola de Normalització i Certificació (AENOR) amb el segell de qualitat UNE-ISO 30301.udl

La norma permet evidenciar el compliment dels requisits que preveu per als processos i controls de gestió documental quan aquests formen part dels de la Universitat, l’administració i la millora contínua del sistema que integra tot el cicle de vida de la informació que genera i rep la institució per la producció de documents fiables, íntegres i que es poden utilitzar d’una forma eficient. L’auditoria i la certificació va comptar amb una subvenció de la Generalitat de Catalunya. L’auditoria, es va fer en col·laboració amb l’Escola Superior d’Arxivística de Catalunya, adscrita a la UAB, i la certificació es va obtenir per AENOR.
El SAGD de la UdL ha treballat 10 anys per superar aquesta avaluació. La primera fase va servir per revisar el nivell d’implantació del sistema i la segona, d’auditoria, per avaluar-ne la implementació, l’eficàcia i l’eficiència. La tècnica del SAGD, destaca que “aquest exercici ens permet seguir en el treball de detectar els riscos que en gestió de documents i arxiu puguin sorgir a la UdL, i treballar en com mitigar-los en pro del servei que s’ofereix a la comunitat universitària, els investigadors i la societat”.

Deixa un comentari

Filed under Administració electrònica, Arxiu de la UdL, Document electrònic, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Preservació digital

El XV Congrés d’Arxivística de Catalunya: Fent balanç


 

banner_congres

 

Encara amb la ressaca que ens ha deixat el XV Congrés d’Arxivística de Catalunya amb sessions maratonianes, menges frugals i uns actes socials entre el patrimoni històric i l’oci, ens toca fer balanç. No ens referim a avaluar com ha anat el Congrés. Això ja ho farà l’Associació d’Arxivers i Gestors Documentals de Catalunya i el Comitè organitzador de l’event. Cal examinar tot allò que ens ha aportat i que ara ja amb el cap fred i des de la distància podem anar valorant el #CongresinPonent

Respecte a les ponències cal dir que el Comitè científic, ha sabut trobar als comunicadors adequats per cada un dels aspectes que s’han anat succeint al llarg de les jornades binamaratonianes que ens havien preparat, però que en la seva descàrrega cal dir que l’únic que es va fer llarg en les sessions van ser els parlaments d’inauguració i cloenda del Congrés. La Nancy McGovern, es va encarregar d’obrir el meló de la preservació digital, un tema que ja no ens sona a història-ficció, en el que ja molts de nosaltres comencem a sentir-nos còmodes amb els conceptes i el vocabulari, és a dir, que la teoria ens és coneguda, però la pràctica ni l’ensumem. Malgrat tot, d’ella i dels altres ponents, vam entendre que els estàndards no només són necessaris sinó que són imprescindibles per poder gestionar els repositoris on els continguts digitals quedaran dipositats en aplicació d’un Sistema de Gestió de Documents Electrònics i principalment buscant la sostenibilitat dels mètodes, els formats adequats per la preservació i la tecnologia que ens ofereix en aquest moment el mercat. Ens han convençut que és necessari dissenyar polítiques de preservació i accés de forma integrada en el Sistema, que cal aplicar-les a les nostres organitzacions, i tot això cal documentar-ho. Sempre cal documentar-ho.

Vam descobrir de la mà de José Carlos Ramalho que el sistema OAIS és “com una vaca”: ingesta, processa i treu un producte transformat. També vam poder escoltar esparvarats com Bert Lemmens, però no només ell,  ens proposava la tècnica medieval de preservació de fer còpies i repartir-les pel planeta en diferents repositoris. Ja ho veieu tot just hem aconseguit instal·lar l’avaluació en els nostres sistemes de gestió i ara arriba la postmodernitat i pretén que tot aquell discurs elaborat amb penes i treballs durant anys no serveis per res… Però no, després  Barbara SiemanThomas Risse tornaven l’ordre a l’univers proclamant allò que tots els arxivers i arxiveres sabem, no es pot guardar tot. cow-44703_640

En les taules rodones hem pogut seguir experiències en algunes organitzacions que ja estan aplicant diferents tècniques de preservació digital, no totes amb la mateixa profunditat i algunes molt incipients, però ja han passat de ser un projecte a ser una realitat, i no en tots els casos la participació dels gestors documentals s’ha tingut en compte. Malgrat això les empreses que es dediquen a aquest àmbit no s’estan de dir que els arxivers per poder incorporar-se als seus projectes necessiten un perfil tecnològic, que reconeixen que cada cop és més elevat. La taula d’especialistes jurídics va deixar clar que la normativa que existia en gestió documental era fragmentària i que en qüestió d accés i preservació digital, les diferents lleis que d’una forma o una altra basteix l’aparell del que vol ser l’Administració electrònica obren un camp competencial on l’arxiver té molt a dir… Potser en “compensació” de la #ComissióFantasma que el Parlament a final del mes d’abril aprovava de forma espúria escatimant la participació de especialistes en gestió documental en la Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública. En aquest sentit la ponència d’Ignacio Alamillo ens va descobrir que tampoc no ens calia patir ja que tot el castell de naips de la transparència, tant en la Llei espanyola com la catalana, es desmuntaria en poc temps ja que són en bona part irrealitzables, aleshores potser en l’adequació de la normativa a la realitat tenim alguna altra oportunitat i aquest cop tal vegada arribi a bon port.

No podem acabar aquest article sense fer esment a les empreses que han participat en el Congrés amb aportacions i amb la seva presència, explicant-nos de forma entenedora cada un dels seus productes: Baratz, IECISA, Odilo, Servicio Móvil, Audifilm, Artyplan, Maquinpress fotoware.

Bé, això seria tot si ens oblidéssim dels companys retrobats, les noves coneixences i les coneixences virtuals que s’han convertit en físiques, perquè en això de les relacions humanes el suport sempre és millor que sigui físic i tangible, amb el que puguis compartir conversa, sopar, celebració i ball. Gràcies a tots!

RECULL DE PREMSA ESCRITA (prémer enllaç)

RECULL DE PREMSA AUDIOVISUAL:

CatRàdio

Informatius de Catalunya Ràdio. Prémer la imatge per escoltar-ho

Notícia a TV3             Informatius Lleida TV (Minut 20:24). Prémer la imatge per visualitzar-ho

Cafeïna (LleidaTV)Cafeïna (Lleida TV). Prémer la imatge per visualitzar-ho

TN ComarquesTN Comarques (TV3) Prémer la imatge per visualitzar-ho

Deixa un comentari

Filed under Accés a la documentació, Administració electrònica, Arxivers/eres, Digitalització, Document electrònic, Jornades i Congressos, Preservació digital

XV Congrés d’Arxivística de Catalunya. Preservar per @ccedir


Lleida ha estat escollida com a seu del Congrés de l’Associació d’Arxivers i Gestors de documents de Catalunya. Serà la quinzena edició d’un esdeveniment de periodicitat bianual  que ha recorregut ja bona part de la geografia catalana. Els dies 28, 29 i 30 de maig els professionals dels arxius i la gestió documental debatran en aquesta ocasió sobre preservació digital com a forma prèvia i necessària per garantir l’accés permanent. Experts locals, nacionals i internacionals desgranaran diferents aspectes del que cal fer i com. Es parlarà també de les polítiques que haurien de garantir tot aquest procés i l’accés del ciutadà a la informació, per recuperar la seva memòria individual i elaborar el relat consensuat de la memòria col·lectiva. banner_congres

La memòria és un tret que ens caracteritza com a éssers humans. És l’ acte de recordar, de reviure fets i sentiments, uns d’ individuals i altres de col·lectius, però també és allò que ens permet el gaudi dels nostres drets i deures. Aquesta memòria fa segles que es fixa a través de diverses tècniques en diferents suports, de forma que es pugui transferir i llegar a les generacions posteriors.

Hi ha arxivers des que existeixen suports (fusta, argila, metall, papir, pergamí, paper, fotografia, vídeo, CD, DVD, web…) que recullen la nostra memòria, i tots i cadascun d’aquests suports requereixen una tècnica diferent de fixació del missatge i fins i tot una metodologia específica per desxifrar la informació. Els arxivers i arxiveres sempre hem demostrat les habilitats necessàries per conservar de la millor forma possible aquests suports i la informació que recullen, però sobretot per posar a l’abast de qui ho necessiti, els fragments de memòria col·lectiva que protegeixin els seus drets, les seves propietats i les seves relacions socials i personals.

Avui, en un món globalitzat i virtual, la nostra memòria és allò que ens fa més humans i que ens converteix en part d’un grup més ampli, amb qui hem establert de forma conscient o inconscient, vincles, i amb qui ens reconeixem pels espais comuns que som capaços de rememorar: l’origen de l’Aplec del Cargol o de la festa de Moros i Cristians a Lleida; els garrotins que sonaven en les festes del Centre Històric o els sons ajustats de l’Orfeó Lleidatà; el sorgiment del Passeig de Ronda, la urbanització de Cappont, Pardinyes, Magraners… Tot plegat forma part de nosaltres com a lleidatans i ens agrada reviure-ho a través de les fotografies, els vídeos o la premsa d’aleshores. De la mateixa forma que ens agradarà retrobar-nos amb les obres de l’estació de Renfe, amb la recuperació de la vora del riu o la construcció i trasllat de la Universitat de Lleida a la seva nova ubicació.

En la societat de la informació i el coneixement, els arxius són els custodis de la matèria primera, i és en el seu si, com sempre, que es desenvoluparan les tasques necessàries per posar a l’abast dels ciutadans allò que els calgui, tot preservant i protegint les seves dades. Caldrà identificar, descriure i classificar, per tal que els resultats de les recerques siguin ràpids i pertinents, que se’n garanteixi l’autenticitat, la integritat, i que se n’hagi conservat el seu context, per tal de donar-nos la seguretat jurídica que puguem requerir… I aquesta ha estat, és i serà la raó de ser dels arxius i la feina dels arxivers. Ara els suports són diferents, com ho són els sistemes de creació i accés als documents i la informació. Els arxius no han de tenir quilòmetres i quilòmetres de prestatgeries i calaixos, sinó que cal bastir-los amb servidors informàtics, connexió (segura) a Internet i accés a través de les xarxes. Cal aprofitar tots els avenços tecnològics per situar l’Arxiu al servei d’una ciutadania participativa i coneixedora dels seus drets, disposada a fer preguntes que cal respondre.

L’Arxiu és l’eina imprescindible per  implantar la transparència, publicada per uns i desitjada pels altres, i contribuir d’aquesta manera al bon govern i a l’Administració oberta. Avui, com ahir i com demà, cal preservar aquells documents importants per a nosaltres com a individus i com a grup social, però, sobretot, aquells que seran imprescindibles per protegir els nostres drets, les nostres propietats i les nostres relacions socials i personals. En essència, no hem canviat tant.

La celebració del XV Congrés d’Arxivística de Catalunya a Lleida ha estat l’eix inspirador  per posar a l’abast de la ciutadania un itinerari expositiu -del dia 25 de maig al 12 de juny- d’alguns dels edificis més emblemàtics de la ciutat, on a través de la fotografia es pot apreciar la seva transformació arquitectònica. Amb aquesta acció, els arxivers –gestors de documents de les terres de Lleida,  hem volgut transmetre la importància que te la preservació d’aquestes imatges que ens permeten ara accedir a la seva visualització. El tema del Congrés “Preservació digital. Accés Permanent” queda palès en aquesta ruta, on l’objectiu ha estat la creació d’espais de divulgació cultural que fomentin la preservació i l’accés al nostre patrimoni documental i la conservació d’un relat col·lectiu a través de la memòria de tots.   Plànol Punts Interés (3)

Deixa un comentari

Filed under Accés a la documentació, Activitats, Administració electrònica, Arxius, Digitalització, Document electrònic, Fotografia, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Legislació, Preservació digital

Participació a les “XIX Jornadas de Archivos Municipales de Madrid”


Els dies 23 i 24 de maig s’han celebrat les “XIX Jornadas de Archivos  Municipales de Madrid” en l’Auditori del Centro de Las Artes de Arroyomolinos (Madrid), organitzades pel Grup de Arxivers Municipals de Madrid en col•laboració amb l’Ajuntament de Arroyomolinos, Anabad i la Comunidad de Madrid, amb el títol “Gestión Documental: Soluciones para la e-Administración”.

Aquestes Jornades volen posar en relleu la relació que existeix entre la gestió documental i la preservació del document electrònic en la societat del coneixement, amb la participació d’informàtics, arxivers, tècnics de gestió, juristes, etc.

Jornades_Madrid

L’Ajuntament de Lleida ha estat representat en aquestes Jornades per Montserrat Pons, tècnica-arxivera de l’Arxiu Municipal i per Nuria Fachal i Xavier Piñol, tècnics analistes del Departament d’Informàtica. La seva comunicació titulada “Archivo e Informàtica mano a mano: Gestión Documental electrònica en el Ayuntamiento de Lleida”, ha estat seleccionada per presentar-se en el marc de les Jornades i s’inclourà en la publicació que recollirà les actes de les Jornades.

Aquesta comunicació vol reflectir el treball que s’està duent a terme conjuntament entre el Servei de l’Arxiu i el Departament d’Informàtica de l’Ajuntament de Lleida entorn al repte de l’Administració electrònica i també trencar amb el clixé que parla de la difícil relació entre arxivers i informàtics.

2 comentaris

Filed under Administració electrònica, Arxiu Municipal de Lleida, Document electrònic, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Jornades i Congressos

Congrés Digital Diplomatics 2013


congres

Darrerament la veracitat de la documentació s’ha posat en entredit no per la manca de professionalitat dels arxivers, documentalistes i diplomàtica sinó per terceres persones que volent protegir-se fan mal a la legitimitat dels documents.

La fàcil reproducció i publicació dels documents diplomàtics en entorns digitals fa especialment accessibles els fons a la recerca històrica i confereix l’oportunitat de reconstruir fons documentals dispersos. Les eines d’anàlisi textual permeten als investigadors aprofundir en el coneixement de les dades dels documents, permeten extreure informació sobre la distribució de certes frases o conceptes legals, i també permeten la creació d’instruments que ajudin a realitzar anàlisis estadístics i en xarxa del contingut.

La possibilitat de desenvolupar models de dades més enllà de les limitacions materials d’un llibre imprès inspira a fer una relectura de les formes tradicionals d’edició documental. L’accés a col·leccions ingents d’imatges permet la investigació històrica al voltant de la semiòtica dels documents entesos com a signes visuals. A la vegada, la comparació entre documents en suports tradicionals i documents nascuts digitals ha permès demostrar que el coneixement diplomàtic clàssic pot ser utilitzat per tractar temes relacionats amb els documents produïts, administrats i preservats en entorns digitals.

Molts dels avantatges de dur a terme diferents tipus de recerca documental en entorns digitals s’han manifestat clarament als diplomatistes quan aquests han començat a crear portals on-line de material d’arxiu, tot realitzant edicions digitals de documents medievals, analitzant diferents corpus documentals seguint els preceptes de la lingüística o aplicant anàlisis visuals o tecnologies de visualització. Altres oportunitats addicionals que els diplomatistes han identificat han estat l’habilitat per realitzar anotacions automàtiques o semiautomàtiques en el contingut dels documents o l’aplicació de conceptes diplomàtics en la identificació de documents digitals, o també en la gestió i protecció de llur autenticitat en una àmplia varietat de sistemes d’informació. Tanmateix, tot just ha començat una reflexió acadèmica al voltant de com aquests nous camins empresos pels diplomatistes afecten la natura d’aquest camp d’estudi i, per tant, de l’anàlisi crítica i sistemàtica dels documents.

No tant sols per això us passem informació del proper congrés Digital Diplomatics que es celebrarà el proper mes de novembre a Paris.

També i per als qui estiguin interessats us adjuntem seguidament diversos temes que podeu presentar per a participar de manera més activa al congrés:

1. Els canvis en l’edició acadèmica dels documents quan s’utilitzen mètodes o instruments digitals.
2. La Diplomàtica entesa com una ciència autònoma, com a ciència social o com a disciplina humanística.
3. L’analítica de dades vs. la comprensió de les dades. Quin és el mètode principal de la Diplomàtica dels documents (per exemple, Identificació automàtica d’autor versus ‘Diktatvergleich’)?
4. L’enfocament de la Diplomàtica: documents únics o agregats documentals (corpus, arxius, sèries, fons)?
5. Documents digitalitzats com a imatges, textos o el seu significat?
6. Es pot publicar tot el significat d’un document en un format digital?
7. Comparar la producció de documents de confiança en entorns tradicionals i en entorns digitals.
8. Les signatures i els segells tradicionals són comparables als usats en entorns digitals?
9. Com relacionar l’analítica forense i les seves eines amb la Diplomàtica?
10. Eines diplomàtiques per a l’anàlisi dels documents digitals i no digitals. L’aprenentatge de la diplomàtica en entorns digitals (tant a l’aula tradicional com a través d’e-learning).
11. Usos de la Diplomàtica per a construir un arxiu virtual.

Cada proposta presentada serà revisada per almenys tres membres del comitè del programa a fi i efecte d’assegurar que aquest proporciona informació rellevant, oportuna i fidedigna.

Es podran presentar propostes de ponències individuals (per a una presentació oral de 20 minuts seguida d’una discussió 5 minuts), per a una sessió tradicional, incloent tres articles (1 hora de temps de presentació i 15 minuts de discussió), o per un panell d’oradors (1 hora i 15 minuts en total).

Les propostes han d’incloure:

1. Un resum de 500 paraules que identifiqui clarament el títol del treball i el contingut de la ponència.
2. Un resum biogràfic de 50 paraules sobre l’autor o cada un dels autors.
3. Adreça postal, telèfon i correu electrònic de l’autor principal.

Els treballs es poden presentar directament a la pàgina web del congrés  o enviats.

La data límit per a la presentació de propostes és el 15 de març de 2013. Trobareu tots els detalls de l’organització del congrés.

També podeu consultar la pàgina oficial del congrés

Tant la notícia del Congrés com la traducció ho hem recollit del bloc Diplomàtica.cat

1 comentari

Filed under Accés a la documentació, Digitalització, Document electrònic, eines 2.0, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Jornades i Congressos