Category Archives: Gestió documental

Crònica del XVIé Congrés d’Arxivística 2017 #elfuturesara


 

El XVIé Congrés d’Arxivística aquest cop l’amfitriona ha estat la ciutat de Reus, aprofitant la seva capitalitat cultural, on hem pogut gaudir de les fantàstiques instal·lacions de Fira de Reus. Durant el 4, 5 i 6 de maig, sota el títol “La gestió documental: el futur (és) ara” es van reunir per debatre més de 350 professionals de la gestió documental. El Congrés va conservar l’estructura que ja es va concretar a Lleida, diferents ponències i taules rodones, amb una bona participació a través del whats app, twitter com a mètodes de fer arribar les preguntes i els comentaris de la sala als diferents ponents, sense estalviar el debat en viu a través de preguntes i referències directes des de la platea. Converses i discussions que continuaven a peu dret durant els diferents àpats al mateix recinte.

Tot i el títol en la majoria de les ponències es van desenvolupar experiències i teories que un cop i un altre ens feia arribar a la conclusió de què no parlàvem del futur sinó d’un present que evoluciona ràpid, i en el qual les circumstàncies de l’entorn són favorables a la nostra professió (en paraules de Lluís Esteve) i hem d’estar atents per no perdre l’oportunitat que ens brinda un món que parla més que creu de transparència, d’accés i dades obertes.

De la mà dels ponents hem anat repassant que la classificació i la descripció són tasques que les noves eines informàtiques no només les faciliten, sinó que les automatitzen, el que ens permetrà centrar-nos en les tasques del front-office, dissenyar estratègies d’accés que suposin polítiques de transparència real i de participació dels ciutadans en els seus arxius. Es trasllada la centralitat del servei al ciutadà mentre que fins ara han estat les administracions, empreses o entitats on l’arxiu s’incloïa les que se’n beneficiaven. Aquesta nova perspectiva obliga encara més a participar en el disseny dels processos i el control dels procediments des del seu inici, per assegurar que a l’usuari arribarà la informació precisa en el moment que la necessiti i/o requereixi, treballant d’aquesta forma per una transparència activa.

Els arxius públics han d’obrir portes i fins i tot sortir al carrer per permetre l’empoderament del ciutadà de la informació que li cal utilitzar i reutilitzar i els arxius d’organitzacions privades s’han de convertir en l’eina principal per fer efectiva la transparència que els ha de permetre un millor posicionament en el mercat.

Tot això no es podrà aconseguir des de posicions que no són centrals en l’organització, Cultura, només situant les polítiques de gestió de documents, informació i dades en la transversalitat s’aconseguiran estratègies sobre l’organització, la preservació i l’accés que siguin estructurals i que traspassin el primer valor que se li reconeix (ara casi bé l’únic), el patrimonial, sense renunciar-ne.

Com sempre la representació dels arxius de les comarques de Ponent ha estat important, el Grup d’Arxivers de Lleida ha deixat empremta

L’Associació d’Arxivers i Gestors Documentals de Catalunya han publicat les conclusions “oficials” que també us enllacem i no us perdeu a twitter el fil de #elfuturesara on podreu seguir discussions, conclusions i alguns dels actes lúdics

Deixa un comentari

Filed under Accés a la documentació, Administració electrònica, Arxius, Arxivers/eres, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Jornades i Congressos

XVIè Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya – Amb E d’error i d’èxit: què fem malament, i què fem bé?


PetxaKutxa

 

Com ja us vam informar, el proper mes de maig tindrà lloc a Reus el XVIè Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya. En aquesta ocasió s’ha previst crear els espais necessaris on poder compartir les nostres experiències.

Sovint els arxius i els arxivers, davant l’habitual migradesa de recursos, estimulem la imaginació i som capaços de trobar solucions senzilles i eficaces a problemes comuns a totes les organitzacions. El món del programari lliure i la potència creixent de les eines d’usuari final ha obert un enorme ventall de possibilitats a aquells equips i organitzacions que combinen pocs recursos i molta imaginació.

Heu desenvolupat alguna eina o solució tecnològica senzilla que sigui aplicable a la gestió documental? Ho heu fet a baix cost i amb eines assequibles? Us ha donat bon resultat? Creieu que es pot compartir aquesta solució? Si aquest és el vostre cas, al Congrés d’Arxivística de Catalunya ens agradaria sentir la vostra veu, i conèixer exemples de solucions tecnològiques senzilles i assequibles que hagin donat resposta a reptes de la gestió documental de les organitzacions, tant públiques com privades. Si voleu presentar, i si escau compartir, la vostra eina o solució, ara és el moment!

Participar

Podeu participar amb una breu demostració, en format PetxaKutxa, en la qual disposareu de 4 minuts per explicar molt breument les característiques de la vostra eina i, si és possible, veure-la en funcionament. Un cop exposades totes les demostracions, s’obrirà un debat per a comentar-les i, si escau, fixar les bases per a compartir-les.

Si voleu participar, només cal que ens feu arribar una presentació, de no més de 6 diapositives, on s’expliqui la vostra proposta. L’estructura d’aquesta presentació es recomana que sigui la següent:

  1. Nom de l’eina o solució tecnològica (incloent dades de contacte dels presentadors)
  2. Breu descripció del context i objectius que n’han propiciat el desenvolupament
  3. Breu descripció de l’entorn tecnològic en què s’ha desenvolupat
  4. Breu enumeració de les funcionalitats
  5. Captures de pantalla de les principals funcionalitats
  6. Síntesi del que pot aportar aquesta eina a un sistema de gestió documental

De totes les propostes rebudes el comitè científic triarà per a ser exposades aquelles que aportin solucions més originals, a un cost assequible, i que puguin ser més exportables a altres casos similars.

El termini per a fer arribar les presentacions finalitza el 31 de març. La decisió sobre les propostes seleccionades es comunicarà el 14 d’abril. La tramesa de les presentacions s’ha de fer a través de la següent adreça:  recerca@arxivers.com

Reus

Deixa un comentari

Filed under Administració electrònica, Arxius, Arxivers/eres, Document electrònic, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Preservació, Preservació digital

XVI Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya – La Gestió Documental: El futur (és) ara!


Reus

Els propers dies, 4, 5 i 6 de maig de 2017, tindrà lloc a la ciutat de Reus el nostre XVI congrés, organitzat per l’Associació d’Arxivers de Catalunya que per primera vegada incorpora en el seu nom el concepte de “gestió documental”. Aquest serà un dels grans temes presents en el congrés que tractarà totes les fases de la gestió de documents de manera innovadora, revisant molts del seus punts fins ara acceptats com a bàsics, i mirant d’aportar una dimensió potent per afrontar els reptes socials i empresarials que el present i el futur ens deparen.

A partir d’ara l’esdeveniment passa a anomenar-se Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya integrant d’aquesta manera els diferents perfils professionals que van des de la participació en la creació dels documents fins a la seva preservació a llarg termini. En aquest llarg procés, amb la participació dels nostres professionals, el rigor i la competència empresarial necessària i amb el treball interdisciplinari amb altres professionals, podem bastir les sòlides bases de l’accés a una informació de qualitat. Aquest serà un dels grans temes presents en aquest congrés que tractarà totes les fases de la gestió de documents de manera innovadora, revisant molts dels seus punts fins ara acceptats com a bàsics, i mirant d’aportar una dimensió potent per afrontar els reptes socials i empresarials que el present i el futur ens deparen. Estem convençuts que aquests coneixements han de servir per modular l’Administració Digital del futur i per contribuir activament en una Societat Digital més justa, cívica i compromesa. Des dels dissenys dels procediments que facin més eficients els processos de negoci a la preservació del coneixement que esdevindrà patrimoni i memòria de la nostra activitat humana. L’arxivística i la gestió documental conviuen en un mateix paradigma de continuïtat i eficiència, i creix l’interès i la necessitat entre els seus professionals per garantir estructures administratives més sòlides i una rendició de comptes ajustada tant del present com del passat.

Amb el màxim esforç dels nostres socis institucionals i partners tecnològics i amb el treball d’un comitè científic de primera qualitat disposareu d’un programa ben atractiu a tots nivells. L’AAC es compromet una vegada més a fer que aquest Congrés sigui una referència catalana, però que el coneixement i el valor que l’arxivística d’aquest país ofereix pugui ser també presentada arreu del món.

Programa científic

Inscripcions

 

 

Deixa un comentari

Filed under Administració electrònica, Arxius, Arxivers/eres, Document electrònic, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Jornades i Congressos, Preservació, Preservació digital

Oferta de feina: gestor documental


L’empresa Doctodata cerca una gestor documental per treballar amb documentació administrativa viva d’una empresa. Les característiques del lloc de treball i el professional sol·licitat són les següents:

oferta-feina-com-a-gestor-documental-a-lleida-doctodata

– Documentalista, major de 28 anys, amb formació i experiència en gestió de documents administratius.

–   Dinàmic i  amb capacitat de comunicació. Ha de tenir habilitats relacionals.

–  La feina té una durada d’un mes aproximadament  i es pot concentrar als matins.

– El lloc de traball és a Lleida. Una bona part de la feina es pot fer des de casa ja que caldrà elaborar un informe.

 

Els interessats us podeu posar en contacte amb el director de l’empresa Antoni Rendé:

699 981 841

Deixa un comentari

Filed under Arxius, Arxivers/eres, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Ofertes de treball

L’Arxiu de la UdL, el primer certificat per AENOR amb l’ISO 30301


El segell de qualitat acredita una gestió de documents fiable

El Servei d’Arxiu i Gestió de Documents (SAGD) de la Universitat de Lleida (UdL) és el primer de tot l’Estat acreditat per l’Associació Espanyola de Normalització i Certificació (AENOR) amb el segell de qualitat UNE-ISO 30301.udl

La norma permet evidenciar el compliment dels requisits que preveu per als processos i controls de gestió documental quan aquests formen part dels de la Universitat, l’administració i la millora contínua del sistema que integra tot el cicle de vida de la informació que genera i rep la institució per la producció de documents fiables, íntegres i que es poden utilitzar d’una forma eficient. L’auditoria i la certificació va comptar amb una subvenció de la Generalitat de Catalunya. L’auditoria, es va fer en col·laboració amb l’Escola Superior d’Arxivística de Catalunya, adscrita a la UAB, i la certificació es va obtenir per AENOR.
El SAGD de la UdL ha treballat 10 anys per superar aquesta avaluació. La primera fase va servir per revisar el nivell d’implantació del sistema i la segona, d’auditoria, per avaluar-ne la implementació, l’eficàcia i l’eficiència. La tècnica del SAGD, destaca que “aquest exercici ens permet seguir en el treball de detectar els riscos que en gestió de documents i arxiu puguin sorgir a la UdL, i treballar en com mitigar-los en pro del servei que s’ofereix a la comunitat universitària, els investigadors i la societat”.

Deixa un comentari

Filed under Administració electrònica, Arxiu de la UdL, Document electrònic, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Preservació digital

L’Arxiu Comarcal Pallars Sobirà prepara l’ingrés del fons de l’ajuntament de Lladorre


Aquesta intervenció forma part de les tasques de l’Arxiu Comarcal de suport a l’administració local

 

L’Arxiu Comarcal del Pallars Sobirà (ACPS) ha iniciat aquest mes de maig les tasques preparatòries de l’ingrés del fons de l’Ajuntament de Lladorre. Aquest ajuntament és el darrer de la comarca per ingressar a l’ACPS.

Lladorre és un municipi de 238 habitants (dades de 2013), situat a la vall de Cardós,  que inclou cinc pobles: Aineto, Boldís Jussà, Boldís Sobirà, Lladorre, Lleret i Tavascan. Aquest ajuntament no ha tingut altres municipis agregats i conserva la documentació des de finals del segle XIX en bon estat.

 

990_1453227537llado.jpg_508977564

Edifici de l’ajuntament de Lladorre

Les tasques a realitzar són diverses. En primer lloc, en les dependències municipals on es troba la documentació, caldrà fer-ne una neteja superficial i elaborar una relació de sortida. També s’aprofitarà per eliminar elements que no són documentació, com, per exemple, els formularis en blanc. Posteriorment, la documentació relacionada es traslladarà a l’Arxiu Comarcal.

Un cop a les dependències de l’ACPS, es realitzarà una neteja més acurada als documents que ho requereixin. Seguidament, la documentació s’ordenarà i es classificarà segons el quadre de classificació corresponent i es descriurà en el programari GIAC.  Paral·lelament s’aplicaran les taules d’avaluació i tria que siguin oportunes.

Finalment, s’elaborarà la descripció dels fons resultants segons la NODAC (Norma de Descripció Arxivística de Catalunya), els inventaris podran ser consultats per tothom mitjançant l’aplicatiu Arxius en Línia, i els documents estaran a disposició dels usuaris: el propi ajuntament (que és el titular del fons) per a la seva gestió diària, els ciutadans en general i els investigadors.

Extret web Arxiu Comarcal Pallars Sobirà

Deixa un comentari

Filed under Accés a la documentació, Arxius, documentació municipal, Gestió documental, Grup d'Arxivers de Lleida, Patrimoni, Patrimoni documental català

Finalitza la descripció del fons de l’Ajuntament de Gessa


Aquests dies ha finalitzat la descripció del fons de l’Ajuntament de Gessa (1432-1950). Aquest fons, que va ingressar a l’arxiu el mes de setembre del 2015, està format per documentació de l’antic ajuntament (actualment aquest poble forma part del municipi del Naut Aran), i per la col·lecció de documents de la Comunitat Eclesiàstica de Gessa.Poble de Gessa

El fons d’aquesta administració local compta amb una important col·lecció de pergamins dels anys 1432 fins a 1655. La major part dels pergamins fan referència a la comunitat eclesiàstica , ja que molts són documents censals a favor de les confraries de Sant Martí de Corilha i de Sant Jaume. Els pergamins van ser restaurats l’any passat i això ha facilitat la seva digitalització. La imatge de vint i cinc d’aquests pergamins ja ha estat associada a la seva fitxa de descripció.

La documentació ha estat descrita a nivell d’unitat documental a través del Gestor Integral d’Arxius Comarcals (GIAC). La descripció a nivell de fons s’ha fet seguint els paràmetres de la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC). El fons ja es pot consultar en línia a través de l’opció “Arxius en línea: Cercador de fons i documents” de la Xarxa d’Arxius Comarcals.

Deixa un comentari

Filed under Archiu Generau d'Aran, Gestió documental