Perdem els papers. El cas de la Vilanoveta


Cada cop que un edifici es derrueix desenes de papers es barregen amb les runes que les amples culleres de ferro carreguen en un camió que les portarà lluny allà on la ciutat o el poble tingui assignat per al seu possible tractament. La quantitat de “papers” és proporcional a l’antiguitat de la construcció, així si som una mica curioses podem trobar parts de fotografies, certificats mèdics, contractes, factures, cartes personals o d’empreses. Retalls bruts i arrugats de vides que van transcórrer en els espais delimitats per envans i sostres que ja no hi són.

Moltes hem estat testimoni d’aquestes eliminacions definitives de records i de memòries, fins i tot hem rescatat, d’amagat, algun d’aquells “papers” sense saber ben bé què és o per què ho fem.

Això és més greu quan l’edifici ha estat seu d’una empresa o d’una entitat pública o privada. La gravetat és proporcional a la seva importància, el temps que ha estat en actiu i la seva implantació social al territori i tanmateix, succeeix molt sovint que després d’uns anys del cessament d’activitat, la seu es buida per persones diferents als que van ser els responsables que en el seu dia van desaparèixer abandonant mobles i sobretot arxius.

Sí, els arxius solen patir aquesta situació perquè tant si es clausura l’activitat com si la seu es trasllada, els “papers vells” no tenen lloc en la planificació de les tasques de finalització o trasllat. És una situació que es repeteix per part d’organitzacions privades, però també públiques contravenint la legislació en matèria de patrimoni documental i l’obligació de custòdia que els imposa.

Aquest és el cas de la destrucció sobtada dels edificis de l’estació de la Vilanoveta a Lleida -la nova i la vella- on, ara hem descobert, encara hi havia documentació d’empresa datada des del seu origen a principis del segle XX. Si era greu la destrucció dels edificis, elements patrimonials ferroviaris de la ciutat i del país, més greu és la deixadesa del deure legal de conservar i preservar la documentació que pel seu contingut i la seva cronologia forma part del conjunt patrimonial del nostre país i de la memòria històrica de les nostres contrades.

Ens preguntem com és possible que davant d’aquestes accions que contravenen de forma flagrant la legislació que no hi hagi mai reaccions contundents de les administracions encarregades de protegir allò que és de totes i els culpables, que n’hi ha, ni tan sols temin cap conseqüència.

De què serveix una Llei d’Arxius o de Patrimoni Històric que ningú ni coneix ni compleix i per a què serveixen uns arxius que només poden conservar allò que se salva de la incompetència de gestores i administradores i que han de bregar amb la dimissió de responsabilitats que fan governs i representants polítiques?

Servirà el futur Pla d’Arxius -d’elaboració lenta i pausada- i la futura Llei d’Arxius per preveure aquestes situacions? No ho creiem.

Recordem totes que no parlem de “papers vells” sinó de la nostra memòria documentada que serveix per protegir drets i reclamar deures.

Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Segona part


En aquesta segona part ens ocuparem de les característiques específiques dels fons d’empresa. Aquests fons s’han de sotmetre, com tots els fons d’organitzacions, al criteri del principi de procedència. La seva especificitat no deriva dels innombrables canvis que hi ha hagut històricament en les organitzacions (també existents en els departaments de l’Administració) sinó de les tipologies documentals.

 Aquestes tipologies documentals es poden contemplar des del criteri d’en Michel Roberge (documents de gestió, documents d’explotació) que ja fa uns anys va dissenyar, o bé des del criteri de la gestió empresarial (òrgans de presa de decisió, alta direcció, funció tècnica i funció administrativa). No existeix cap grup a Espanya d’arxivers d’empresa, per a la posada en comú de problemes o el disseny d’un programa de normalització. Tot i així hi hagut diferents iniciatives entre les que podem ressaltar les més properes com el grup de treball del Col·legi de Bibliotecaris i Documentalistes, o el que recentment s’ha creat en l’Associació d’Arxivers i Gestors Documentals de Catalunya. També s’han organitzat jornades i congressos en aquest sentit com el celebrat a la tardor del 2010 en Tarragona o el postgrau que s’ha iniciat aquest octubre en la Universitat de Barcelona.

 Quant a la conservació dels documents, els arxius d’empresa se solen situar en zones industrials amb un alt grau de degradació mediambiental i han d’afrontar els elevats costos que suposen els processos de desinfecció, conservació i restauració.

 Els arxius d’empresa són els que pateixen la destrucció no reglada de documents. A més de la destrucció per ignorància o falta de sensibilitat, comunes a altres arxius, s’afegeix l’efecte dels conflictes. Són molt pocs els arxius d’empresa que conserven documentació des del segle XIX. Històricament, el component social de la unitat de producció a Espanya ha viscut èpoques de forta proletarització que derivava en radicalismes i com a conseqüència en la destrucció dels fons documentals. Almenys en dos moments, podem constatar la destrucció d’arxius d’empresa en Espanya: amb la revolució de 1934 i amb la guerra civil de 1936.

 L’empresa és un entorn on no existeixen arxivers professionals. Un costum arrelat en l’empresa espanyola ha estat destinar al lloc d’arxiver a empleats interns amb un cert grau d’experiència en pràctiques administratives i formació cultural. Això ha provocat, amb la millor intenció, la posada en pràctica de solucions errònies o inadequades en l’organització arxivística dels fons. Per contra, ha estat l’única manera de conservar fons documentals que, d’altra forma, haurien estat destruïts. Són excepcionals les empreses que en la seva relació de llocs de treball inclouen el d’arxivers.

 El desenvolupament de la labor professional de l’arxiver d’empresa és una tasca solitària i  aïllada, donada la inexistència de grups de contacte on exposar problemes comuns. L’intercanvi d’experiències es limita al nivell dels contactes personals. Cal constatar que, tradicionalment, l’arxiver a Espanya només era considerat si era arxiver d’organisme públic i per oposició. Encara avui, aquesta desproporció es projecta en totes les associacions professionals. A més, ha d’afrontar la falta de consideració interna del servei d’arxiu quant a dotació humana i pressupostos, al creure des de l’empresa que no està implicat directament en la producció. No obstant això, és l’únic departament de l’empresa que aporta una perspectiva completa del sistema de producció i de tota   l’organització, i també, no ho podem oblidar, de la seva evolució històrica com empresa i de les seves relacions amb el seu entorn.

 Respecte al lloc de l’Arxiu dintre de l’organigrama, l’empresa pot considerar a l’Arxiu des de dos punts de vista: l’administratiu, com instrument de racionalització de la informació i de l’espai; i el cultural, com instrument de mecenatge cultural o “màrqueting amb causa”. Cada cop més es tendeix a dissenyar sistemes informatius amplis i globals, on és tendeix a incloure a l’Arxiu i a fer que aquests sistemes siguin estratègics. Altres serveis que s’inclouen són els centres de documentació, els serveis d’estudis, les fundacions, l’obra social etc. El perill és perdre l’especificitat en el conjunt de tota la informació tècnica especialitzada i de la ciència amplíssima de la Documentació.

 La revaloració del patrimoni industrial és un dels camins per aconseguir inserir la gestió documental en les empreses. En els últims anys, se succeeixen les aportacions i experiències per a mediatitzar el patrimoni industrial, entès com restes d’una cultura industrial. Com exemple d’això són les activitats desenvolupades per diversos grups. En aquest context, cal incloure la necessitat que el patrimoni documental sigui considerat patrimoni industrial, com testimoniatge d’una determinada organització de la societat. De la mà d’aquestes iniciatives, alguns arxius d’empresa s’estan recuperant, per a integrar-se en les rutes de turisme industrial i participar en activitats museístiques. Els esforços per a aquesta divulgació corresponen a l’arxiver d’empresa.

 La inexistència d’una legislació i normativa respecte als arxius d’empresa. Les lleis nacionals i autonòmiques en matèria d’arxius inclouen als arxius d’empresa en la categoria, més àmplia, d’arxius privats. A més, donada la gran varietat de tipus documentals de diversos àmbits (fiscal, laboral, mèdic, etc.), l’arxiver d’empresa ha d’acudir a normes molt diferents, alhora que ha de tenir una sòlida formació en legislació mercantil i fiscal.

 Les condicions d’accés les marca cada empresa sense atendre a criteris professionals ni objectius, on hi ha llacunes evidents segons els tipus documentals (expedients personals, documentació tècnica) provocant els dubtes de l’arxiver davant de determinades consultes. En aquest sentit, les empreses poden optar per articular una normativa d’accés  que reculli les excepcions en compliment de la llei, quedant així preservat el dret de l’empresa sobre la documentació privada (accés lliure amb autorització prèvia) o poden optar per un bloqueig total a la investigació.

La inexistència d’un sistema d’arxius en les empreses és un fet que dificulta l’accés de l’arxiver i la constatació de la situació en la que es troba la documentació d’aquests fons. En general, sol haver una manca de coordinació entre els arxius de les oficines, l’arxiu central i l’arxiu històric. L’empresa respecte a l’arxiu sol considerar que la seva funció finalitza quan es preserva la memòria corporativa, però la producció documental segueix realitzant-se i tot forma part del mateix procés. En els arxius d’oficina, se solen posar en pràctica solucions avantguardistes d’emmagatzematge d’imatges i work-flow, però totalment descoordinades d’allò que hauria de ser el sistema d’arxius i per tant sense criteris arxivístics. Ha de ser tasca de l’arxiver la implantació d’una política de transferències regulars de documentació des de les oficines, com primer pas per a un funcionament en xarxa. Però per al manteniment d’un arxiu intermedi es necessita espai i personal i això és encara una aposta que no totes les empreses estan disposades assumir.

Arxius d’empresa: els arxius oblidats? Primera part

Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Primera part


Fins fa poc per l’Arxivística els arxius d’empresa formaven part dels arxius patrimonials en el conjunt de fons dels diferents arxius històrics. No és fins els últims temps en els que els arxius administratius, centrals i intermedis han aconseguit ocupar el lloc que els hi correspon en el sistema d’arxius.

Actualment han afegit a la seva imatge tradicional d’arxiu històric, la de ser un instrument important en la gestió dels documents i de la informació dins de la pròpia entitat. És una eina important per a la gestió de la informació interna i externa de l’empresa o organisme, i sobre tot és l’àrea de l’empresa capaç de gestionar el coneixement que es genera en la resta.

L’arxiu d’empresa comparteix amb la resta d’arxius les raons de la seva existència i les funcions, però és en el si de l’empresa on la bona gestió documental suposa una ajuda important en la presa de decisions ja que posa en disposició immediatament els documents principals, aquells que recullen els drets i les obligacions de l’organització.

Si mirem a d’altres països veiem que hi ha tres grans tipus d’arxius d’empreses:

1.- Arxius creats i mantinguts per les empreses que el generen, siguin publiques o privades, en uns casos com arxius històrics dipositaris de la memòria de l’organització i en altres com a un component més del seu Sistema  de Gestió Documental, participant així en els actius de l’empresa, aportant benefici i valor afegit (investigació, màrqueting, gestió documental, gestió de la informació, generació de coneixement).

 2.- Arxius inclosos com a fons documentals en els centres públics a nivell local, regional i nacional que han estat incorporats mitjançant la compra, el llegat, la donació, el dipòsit, etc. Són fons documentals tancats bé perquè les empreses  que els generaren ja no existeixen o bé han patit una transformació tal en el seu àmbit de negoci que ens permet considerar tancat una secció del fons i el seu interès cultural i testimonial és evident.

3.- Arxius gestionats per empreses alienes proveïdores d’aquests serveis. L’arxiu passa a ser el reflex de l’òrgan productor assumint la seva complexitat.

 Els arxius d’empresa tenen una sèrie de característiques pròpies que els diferencien dels de les administracions públiques:

1.- L’estructura empresarial, que és diferent en cada país, en el nostre més de la meitat no tenen cap assalariat i només un 2% te un número igual o superior a 20 empleats. Un terç es dedica a activitats comercials i casi la meitat a serveis, repartint-se la resta entre la indústria i la construcció.

El món empresarial en Espanya es caracteritza per la seva inestabilitat amb una ratio del 10% de disolució anual amb la conseqüent desaparició de la seva documentació.

 2.- La normativa que les regula en tots els seus àmbits de negoci, en la seva producció documental, sobre el caràcter de patrimoni històric dels fons generats, i la pròpia normativa interna de la que es doten per la seva gestió.

 3.- La singularitat de cada una de les empreses i per tant dels seus arxius, la qual cosa ha contribuit a la seva marginalitat. Cada empresa és única per la seva història, la seva organització interna, les seves funcions i les activitats que els hi són pròpies. Gran part de la seva complexitat prové de la mateixa naturalesa de l’empresa com a subjecte històric, subjecte econòmic i subjecte social, una espècie de microcosmos en que es produeixen més interrelacions que en les administracions i més complexes.

Les funcions de l’arxiu d’empresa són probatòries, però, sobre tot, informatives i en la majoria dels casos estratègiques ja que contribueixem a la presa de decisions, predominant  la rendibilitat sobre altra qualsevol consideració.

L’arxiu d’empresa no ha estat protegit per cap legislació específica que determini la seva creació i manteniment. Les disposicions en matèria d’arxius d’empreses es troben implícites a les normes generals que hi ha sobre arxius i patrimoni documental.

I són un element més, junt amb la biblioteca i el centre de documentació dins del Sistema d’informació en qualsevol organització. L’arxiu és una de les divisions logístiques que té com a tasca essencial el proporcionar serveis imprescindibles per la consecució dels objectius estructurals i estratègics de l’empresa.

Això no respon a la realitat de la majoria de les empreses del nostre País, ja que generalment l’arxiu no és considerat una font d’informació estratègica i per tant no es dota de recursos humans ni de recusos materials suficients. El sistema de gestió de la informació no es dissenya com estratègic o simplement no es dissenya, no es dota d’infraestructura suficient a l’arxiu i per tant existeixen problemes endèmics d’espai que provoca la destrucció indiscriminada de documentació al no existir una planificació de l’avaluació i la selecció documental.

Coia Escoda (Escoda, 1995) ens assenyala com a elements externs que podrien potenciar la implantació de la gestió documental en les empreses i la conservació dels seus fons, per una banda el pes de la història total, la influència de les noves tecnologies pel tractament de les dades quantificables econòmiques o estadístiques en les futures investigacions. Tanmateix no hauria de ser l’interés de l’investigador el que marqués la implantació de sistemes de gestió de la informació en les empreses i de retruc de la gestió i tractament arxivístic.

Els arxius d’empresa: els arxius oblidats? Segona part