Els arxivers de les Terres de Lleida en record al Dr. Prim Bertran i Roigé


Prim Bertran_2014.10.18_Monestir de les AvellanesEls arxius són institucions que preserven la memòria, immediata i passada, i que tenen com objectiu aconseguir un accés fàcil i ràpid a la informació. Segurament haurien de ser el paradigma d’aquesta moda que s’està imposant de la transparència… però d’això ja parlarem un altre dia.
Fa uns dies ens sentíem orfes en assabentar-nos de la mort del mestre Marc Taxonera. Mestre perquè va exercir el seu mestratge i guiatge sobre tot el col·lectiu arxiver català i company perquè va compartir amb nosaltres la seva saviesa .
Avui una altra realitat dolorosa ens ha fet mirar a la sala de consulta i ens ha semblat més buida i trista que mai! Ahir morí  el Dr. Prim Bertran, un altre Mestre, savi, generós i investigador incansable. Els arxius ho som per als usuaris i hi som, sobretot, per a aquells que fan del seu ús una experiència gratificant –ho hauria de ser sempre, però no és així malauradament-. El Prim era d’aquesta mena. Els documents parlaven amb ell i ell ens els traduïa, i els feia visibles i, al fer-ho, la nostra feina es convertia en important. Sempre agraït als arxivers que estan en els arxius que ell visitava, correcte, amable, educat… Prim Bertran, 2010

No sempre són així els usuaris, és cert, però sempre són ells els que fan important la nostra feina.
Avui amb la sala de consulta més buida, volem acomiadar l’any, però de cap manera ens volem separar dels nostres mestres i fem propòsit de millorar l’experiència d’arxiu dels nostres usuaris.

En record al Dr. Prim Bertran, vegeu una de les seves últimes conferències en terres lleidatanes:

Quan la satisfacció dels usuaris és la recompensa de l’arxiver


Un dels objectius dels arxius és l’atenció als usuaris i el correcte assessorament per tal de resoldre les seues consultes. Probablement una de les màximes a la que mai no hauríem de renunciar com a arxivers és què cap usuari marxi sense una resposta satisfactòria a la seua consulta.

Fa aproximadament un any vam rebre a l’Arxiu del Monestir de Bellpuig de les Avellanes un correu electrònic provinent del sud de França. L’usuari en qüestió ens explicava que els seus orígens familiars eren a Catalunya, i ho feia amb tot un conjunt d’informació gens menyspreable a l’hora d’ajudar a l’arxiver a resoldre les seves necessitats d’informació. Després de tot, la consulta era prou específica, cercava informació sobre un parent seu mort durant la guerra civil.

Per context vam anar a cercar la informació primer en la sèrie de documents referents a l’Hospital Militar de les Avellanes (1938-1939) i en les llistes d’enterraments al cementiri del monestir durant aquest període. No hi va haver resultats. El següent pas va ser consultar els fons de la Vicepostuladora Marista, allí en els expedients ens va aparèixer en una llista el nom del sacerdot, i amb això vam descobrir que pertanyia al Bisbat de Lleida. Com que el fons de la vicepostuladora disposa d’una biblioteca auxiliar amb nombrosos martirologis, vam consultar-ne el referent al Bisbat de Lleida.

En la resposta a la consulta li vam aportar totes les dades possibles vinculades a la informació que cercava, i a més li vam proporcionar les dades de contacte de l’Arxiu Diocesà de Lleida, ja que molt probablement allí podia ampliar i completar la seua cerca.

El curiós del cas és que un any després, l’usuari en qüestió va venir a passar uns dies a l’Hostatgeria del Monestir de les Avellanes amb l’objectiu de visitar Blancafort, el poble d’on eren originaris els seus familiars, i a la vegada per visitar l’Arxiu Diocesà de Lleida per completar al seua consulta. Finalment, a través de l’Arxiu Gavín, també va poder obtenir més informació sobre Blancafort.

La satisfacció de l’usuari era tan gran que abans de marxar ens deixà una carta escrita que finalitza així “Així és la vida, quan li fem confiança sol donar-nos més del que esperàvem. És la gran lliçó del meu viatge a Blancafort“.

Probablement aquest sigui un cas poc habitual, però la lliçó que n’hem d’extreure els arxivers és que, una de les nostres funcions és facilitar l’accés a la informació i assessorar als usuaris sobre com i on poden trobar allò que busquen. Informar, formar i orientar és igual a satisfacció.

El xat de l’Arxiu Gavín i l’atenció en línia als usuaris dels arxius (2a part)


En la primera part d’aquest text, encetàvem el tema exposant l’experiència d’afegir una aplicació de missatgeria instantània o xat, al web de l’Arxiu Gavín del Monestir de les Avellanes. En aquesta segona part pretenem endinsar-nos una mica més en el tema de l’atenció en línia als usuaris dels arxius.

El servei d’informació i referència d’un arxiu és  definit al Manual  d’Arxivística i Gestió Documental com el conjunt de recursos de què disposa l’arxiu per guiar als usuaris i facilitar-los l’accés a la informació. Es tracta bàsicament de l’assessorament ofert als usuaris que s’adrecen a l’arxiu, tant de manera directa com virtual.

Així doncs, entenem que els arxius han d’anar aplicant les noves tecnologies de la informació també en els seus serveis de referència, i especialment les eines basades en web social, que ens permetin evolucionar cap a l’Arxiu 2.0. De fet, segurament si féssim un anàlisi de l’accés dels usuaris als arxius, descobriríem que el correu electrònic és un dels primers mitjans, utilitzat per contactar amb els arxius. Per tant el cas del xat de l’Arxiu Gavín, o bé la possibilitat d’incloure comentaris al seu web, no són res més que exemples duts a la pràctica de l’atenció virtual dels nostres usuaris.

Oferir però aquestes vies d’accés no té cap sentit, si darrera no hi ha una bona planificació dels serveis d’informació i de referència virtuals. L’experiència de l’Arxiu Gavín, encara poc desenvolupada, ens diu que per emprar aquestes eines de consulta ràpida, fa falta establir, com a mínim, una breu normativa. La normativa és per explicar als usuaris en que consisteix el servei, com el poden utilitzar, quin tipus de consultes poden realitzar, quins compromisos els garantim, etc. D’aquesta manera establim un marc al servei, tant per a nosaltres com per als nostres usuaris. De no ser així en podem trobar que l’usuari no s’atreveix a emprar el servei o que l’empra de forma inadequada.

Però si a banda de pensar en l’usuari concret d’un arxiu, pensem també en l’usuari d’una forma més genèrica, ens trobem que els arxius encara no disposem d’un servei d’atenció de consultes de caràcter més general. Un servei capaç d’atendre i donar resposta a usuaris amb consultes molt variades. Ja què, si bé és cert que cada cop més estem oferint mitjans d’accés en línia, als nostres fons documentals, catàlegs, guies d’arxiu, exposicions virtuals, etc., també és cert que no tots els usuaris estan habituats al nostre vocabulari ni a la nostra metodologia de treball, i que per tant poden trobar a faltar un servei d’atenció més transversal i exhaustiu en relació al món dels arxius.

El xat de l’Arxiu Gavín i l’atenció en línia als usuaris dels arxius (1a part)


Quan vam posar en marxa el lloc web de l’Arxiu Gavín, vam decidir incloure-hi “el xat de l’arxiu”. L’objectiu era i és facilitar l’atenció als usuaris habilitant un canal de comunicació en temps real, entre l’usuari/a i els arxivers de l’Arxiu Gavín.

A nivell tècnic el web de l’Arxiu Gavín (en format beta permanent) utilitza  tecnologies i eines basades en el web social o web 2.0. Aprofitant els avantatges que ens ofereixen les xarxes socials i posant en pràctica una actitud 2.0. És per això que permetem que els visitants del web puguin deixar els seus comentaris o bé, que puguin preguntar-nos directament a través del xat de l’arxiu.

El xat de l’Arxiu Gavín està basat en un giny de la plataforma de comunicació Meebo. Per a posar-lo en marxa vam obrir un compte, vam dissenyar la interfície de comunicació al nostre gust, i finalment vam incrustar el codi al nostre gestor de continuts web. Ara cada cop que algú empra el xat, l’arxiver rep directament el missatge al seu ordinador i pot contestar-lo a l’instant. Meebo permet connectar-se amb altres serveis de missatgeria instàntania (Messenger, AIM, ICQ, Facebook, etc.) i per tant un usuari podria contactar amb nosaltres, per exemple, des del seu Messenger, tot i que tota aquesta vessant de Meebo no l’hem experimentat encara des de l’Arxiu Gavín.

Cal que tinguem en compte que el cas concret aplicat a l’Arxiu Gavín, s’emmarca dintre de les tasques de comunicació externa dels arxius, i concretament dintre de l’atenció als usuaris i l’establiment de serveis o mitjans per a dur a terme aquesta atenció, com el serveis de referència. (continuarà…)