L’avaluació en l’Administració de Justícia. Antecedents històrics


imagesEls antecedents de la normativa sobre arxius i gestió documental en l’Administració de Justícia venen d’antic. El RD de 12 de maig de 1854 preveu una Junta d’Arxius en cada Audiència provincial per tal d’aplicar tot el que en ell es recull. Tan mateix no és fins al RD de 1911 de 29 de maig que es regula específicament la tria i eliminació de la documentació judicial. Hi ha un primer aclariment al 1912 i posteriorment en les Ordes ministerials de 29 de març de 1937 i de 8 d’abril del mateix any. En tots els casos es refereix a les audiències provincials i als procediments que es tramiten en la seva jurisdicció que aleshores era penal.

Els articles 3 i 5 del RD de 1911 es refereixen als assumptes criminals i als expedients governatius arxivat definitivament. Aquesta avaluació ja es preveu que es farà per una Junta d’Expurgació formada per un magistrat de l’Audiència provincial, un representant del Ministeri Fiscal, un advocat en exercici i el secretari judicial de l’Audiència. en aquest moment no es considera la possibilitat de requerir la presència d’un facultatiu d’arxius, qüestió que es corregeix amb les ordes de 1937.

El procés havia de quedar documentat en una acta que havia de recollir la relació dels expedients que es resolia destruir pel seu nul valor i la relació d’aquells que es consideraven que tenien un valor històric i que es conservaria. Aquestes Juntes van tenir una activitat escadussera o nul·la en alguns llocs i les expurgacions van tenir més a veure amb la necessitat de deslliurar espai en els edificis judicials que no pas al seguiment d’un procediment reglat.

Després de la guerra civil, en el marc de la situació de bloqueig econòmic internacional que viu Espanya, una de les mesures que es dur a terme per combatre’l és la recollida de paper de totes les administracions públiques en general i judicial en particular. El 1945 una orde de 28 de novembre adjudica per concurs la concessió de la recollida de paper inútil de tots els jutjats que serà recollit per les respectives audiències provincials. A això responen diferents circulars des del Ministeri de Justícia des de l’any 1949 fins al 1960, en el que es demana a tots i cada un dels òrgans judicials quants quilos de paper tenen en els seus arxius per enviar per fer pasta de paper. En aquesta Orde en el seu article 5é es preveu que per part dels presidents de les audiències designessin un dels seus funcionaris que junt al que designés el Ministeri d’Educació Nacional, havien d’exercir la funció inspectora que permetés la conservació dels documents que poguessin tenir algun valor històric, jurídic o administratiu.

Malgrat la normativa dictada no s’aconsegueix una aplicació sistemàtica, de fet, hi ha províncies en les que no tenim constància de la seva aplicació, més enllà de l’intercanvi d’oficis en relació a la recollida de “documentació inútil” i que, en la província de Lleida, no sembla que acabés recollint-se, tot i que es van enviar les respostes amb els quilos de paper que el jutge i secretari corresponent de cada jutjat van considerar. En el fons de l’Audiència provincial es conserven les còpies dels oficis enviats des de les instàncies superiors com els que es van remetre des dels jutjats de la provínciaDSCF1133

Posteriorment el 1947 en el Decret de 24 de juliol del Ministeri d’Educació Nacional, sobre ordenació dels arxius i biblioteques del tresor històric documental i bibliogràfic, a l’article 34 es recull per primera vegada que en els Arxius Històrics Provincials es depositarà la documentació històrica d’audiències i jutjats. Aleshores sembla fixat ja el sistema d’arxius judicials establint l’Arxiu Històric on romandrà definitivament la documentació judicial. Tanmateix cal esperar el 24 de juliol de 1974 quan es dicta un Decret sobre l’ordenació d’Arxius i Biblioteques judicials pel qual s’ordena que la documentació històrica de les audiències i jutjats es dipositi en els Arxius històrics provincials. Havien passat 27 anys entre un i altre decret, temps en el qual no s’aplica la disposició de transferir al arxius històrics. Cal dir que tot i la normativa recollida fins aquí només algunes Audiències territorials, actuals Tribunals Superiors de Justícia, tenien plaça d’arxiver en la seva plantilla i menys encara la tenien coberta per facultatius del cos d’arxivers.

En relació a l’avaluació i a la eliminació documental ni al Decret de 1947 ni al de 1974 es fa esment, tot i que el volum del paper creix amb les reformes judicials de 1973, l’aparició de nous procediments i l’augment de la judicialització de la vida quotidiana. A pesar d’aquesta manca de regulació la realitat imposava en molts casos mesures d’urgència. L’augment dels òrgans judicials i de plantilles, van fer necessari desallotjar documentació arxivada d’allà on era, aleshores les solucions van tenir molt a veure amb la sensibilitat que els responsables dels jutjats i de la documentació tinguessin en vers a la qualitat de patrimoni documental que els fons judicials tenen per pertànyer a una administració pública. Així fent una ullada als fons judicials recollits en els arxius històrics i la seva forma d’ingrés podem veure que en general els fons judicials van ingressar cap els anys 80 i ho van fer sempre de forma extraordinària i amb unes relacions documentals que no han permès, determinar ni la quantitat ni la qualitat fins acabar el seu inventari. Ara ja podem parlar de buits cronològics alguns significatius i altres simplement perquè calia fer lloc, als que cal afegir aquells que s’han produït per diferents accidents, inundacions, incendis o plagues que han provocat la destrucció i desaparició de parts de fons o de fons sencers, tant d’expedients judicials com de llibres de sentències i registre.

Quan finalment es pren consciència que l’Administració de Justícia precisa d’un sistema d’arxius i d’un sistema de gestió documental és ja a principis dels 90, aleshores la preocupació dels primers treballs és, per una banda, l’organització d’aquest sistema i la seva informatització i per l’altra, les qüestions d’accés a la documentació judicial. Eren els dos neguits més importants tant dels operadors jurídics sensibilitzats per la qüestió com dels professionals arxivers que arriben a aquesta Administració. Recordem que a finals dels 80 i durant els 90 la quantitat d’estudiosos i investigadors que tractava l’època de la guerra civil augmentà any rere any, i bona part de la seva recerca es centrava, i es centra, en els fons judicials d’aquella època i de la postguerra, aleshores es van trobar amb uns fons desorganitzats, sense descriure, amb una instal·lació deficient que junt amb la manca d’una normativa clara fa l’accés difícil, de vegades impossible. Així es posa de manifest i es fa pública la situació de la documentació i dels arxius judicials.

Maria Jesús Llavero

Responsable Arxiu Central de l’Audiència provincial i jutjats de Lleida

 

Anuncis

El gran volum de documentació en els arxius judicials


La documentació judicial està present en els arxius judicials, com és lògic, però també ho està en els arxius municipals, en els diocesans i en els nobiliaris o patrimonials i, com no, en els diferents arxius històrics que de forma regulada o extraordinària han acollit aquesta mena de documentació. En tots els casos conformen fons específics al ser la conseqüència d’una funció concreta, la d’impartir Justícia a través d’un òrgan constituït per exercir aquesta competència. Però és aquella docuemntació que es troba instal•lada en els arxius judicials la què és en aquest moment objecte de més preocupació per la seva conservació i el tractament adequat.

Amb la publicació del Reial Decret 937/2003, sobre la modernització dels arxius judicials semblava que es posava fil a l’agulla dels diferents problemes que presentaven els arxius judicials, però a punt d’arribar al desè aniversari de la seva publicació la veritat és que poques coses han millorat, i gosaria dir que fins i tot l’augment de litigiositat durant els darrers tres anys ha empitjorat la situació.

L’expedient judicial és la documentació que es genera la llarg d’un conflicte fins a la seva resolució, i si analitzem globalment aquest conjunt d’expedients obtindrem una visió acurada de la conflictivitat en un moment concret de la nostra societat.  Si el conflicte o desavinença es produeix en l’àmbit privat es substància per a  la jurisdicció civil; si és amb una administració ens trobarem en l’àmbit contenciós administratiu; si és en el camp laboral o la Seguretat Social la jurisdicció Social i per últim si el conflicte prové de contravenir una de les normes penals la jurisdicció en la què ens trobarem és la penal. De forma sintètica i simplificant molt aquests serien els àmbits en què la documentació judicial, com a concepte general, es produïda, després cada un d’ells té diferents matissos que com és natural reflecteixen els procediments que li són propis i per tant els expedients en els què es documenten.

Sembla mentida que un sistema judicial com el nostre que té majoritàriament com a característica l’oralitat del procediment pugui produir tanta i tanta documentació prèvia a l’acte de la vista, durant el propi acte i amb posterioritat a la sentència. Altra cosa que sembla impossible en procediments tant absolutament reglats com la majoria dels judicials, és que n’hi hagi tan poca normalització en els documents des del punt de vista de la diplomàtica i, sobre tot, que pugui existir tanta flexibilitat a l’hora de aplicar aquestes regulacions procedimentals. Trobem variacions d’un Jutjat a altre. de la mateixa classe i fins i tot del mateix partit judicial, en la nomenclatura dels tipus d’expedient, en com cal  numerar-los i quins són els documents (o elements) que conformen un expedient o l’ordre en què han de anar.

Per poder fer-se una idea del que suposa tot això hem de recordar que els expedients judicials poden tenir alguns milers de folis i que la conformació de l’expedient en diferents volums no és una de les pràctiques més esteses. En l’actualitat podem dir, que a la província de Lleida ens trobem davant d’una mitjana de creixement anual de 10 metres lineals per òrgan judicial. Cal afegir que es creen nous òrgans judicials que ocupen els escassos espais existents en els edificis judicials i que no es doten d’arxiu de gestió. En Lleida els últims quatre òrgans creats, no tenen aquest arxiu, la qual cosa produeix l’acumulació típica d’una oficina judicial.

 El problema greu és que si ve en el esmentat RD 937/2003 s’estableix un sistema d’arxiu que no sempre existeix, començant pel més bàsic l’arxiu de gestió, tampoc no existeix l’arxiu intermedi en la majoria dels territoris i les Juntes d’Esporgo, tal i com s’estableix en la normativa, avalua expedients no sèries i cal amb la proposta d’avaluació que tots coneixem adjuntar un inventari exhaustiu a nivell d’expedient amb 15 camps imprescindibles. Les xifres en Lleida mostren que en els òrgans judicials que tenen arxiu de gestió la seva ocupació és d’un 210% de mitjana (imagineu els que no ho tenen), per la qual cosa no ens poden sorprendre quan en la premsa apareixen dipòsits d’arxiu amb el terra folrat d’expedients.

És cert que ja fa un temps que s’estan introduint les TIC en les oficines judicials, qüestió que donaria per un altre article, però el volum de documentació en paper és tan gran que requereix d’una solució integral i ràpida. Els metres lineals són tants milers que plantejar la digitalització és demostrar que no se sap de que s’està parlant, el que requereix és un Sistema d’Informació integral que integri el tractament de la documentació en arxiu i que promogui un sistema d’avaluació ràpid i àgil que permeti desbloquejar el circuit natural del sistema d’arxius fins a l’Arxiu Històric i s’asseguri la preservació de la documentació essencial reconeixent-li així el seu caràcter de patrimoni històric.

 

Maria Jesús Llavero Porcel.  Llicenciada en Geografia i Història, i en Documentació. Master en Arxivística. És responsable de l’Arxiu Central de l’Audiència provincial i Jutjats de Lleida, i atén la coordinació dels arxius judicials de la província. És membre fundador del Grup d’Arxivers de Lleida i del Centre d’Estudis Comarcals del Segrià.

L’eliminació dels documents a l’arxiu central administratiu de la Delegació del Govern a Lleida.


La Documentació de la Generalitat està subjecta a uns períodes d’utilització segons el procediment administratiu, de consulta, de permanència a les  unitats i serveis i, com a conseqüència, també a uns terminis de conservació o d’eliminació, segons el seu valor permanent o temporal.
El Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents,  preveu entre altres aspectes, els mecanismes d’avaluació documental i estableix les bases per elaborar  els calendaris de conservació dels documents.
L’aplicació de la selecció i eliminació de la documentació a l’Arxiu Central Administratiu de la Delegació del Govern a Lleida s’expressa en uns mecanismes de control que garanteixen la destrucció dels documents sobrers i la conservació d’aquells que tenen un valor testimonial per a la recerca i per a la història. Amb aquesta finalitat s’han establert tres categories de documents que es podran eliminar  i que tenen com a objectiu, d’una banda, alliberar els documents  caducats de les unitats i, de l’altra, evitar la transferència d’aquesta documentació a l’Arxiu. Com a norma general, per procedir a la destrucció de documentació s’ha de seguir la normativa vigent i s’utilitza el formulari d’autorització per a destrucció de documents i les instruccions contingudes a la circular d’eliminació de l’Arxiu Central.

G0147 N- ELIMINACIÓ 2012

G0147 N- ELIMINACIÓ 2012

1. Documents que s’han d’eliminar tan bon punt s’hagin utilitzat.

Es podran eliminar després de la seva utilització per a la gestió i la consulta als diferents òrgans administratius, els següents documents:
1.1. Les còpies i els duplicats de documents originals que estiguin perfectament localitzats i en bon estat de conservació.
1.2. Les notes interiors, quan no són de tràmit i no contenen cap actuació inclosa en un procediment administratiu.
1.3. Els missatges electrònics que expressen una comunicació no inclosa en cap procediment, l’equivalent a una comunicació telefònica o els correus de tramesa amb documentació adjunta, el valor dels quals no sigui permanent, a diferència del document associat, que pot fer referència a un procediment.
1.4. Les versions anteriors de documents originals o definitius, així com els esborranys que s’hagin utilitzat en la seva elaboració.
1.5. La propaganda i els documents informatius o impresos diversos d’activitats d’entitats externes, la utilitat dels quals sigui purament informativa i de referència.
1.6. El dossier de premsa , amb l’única excepció d’aquelles notícies publicades sobre la Generalitat, que es conserven al Gabinet del Delegat del Govern.
1.7. Els catàlegs i les publicacions comercials.
1.8. Els documents impresos i les publicacions institucionals de la Generalitat(memòries, vídeos, etc.) que siguin duplicats o sobrers.
1.9. Els faxs, sempre que es conservin els originals del document o que no estiguin inclosos en cap procediment administratiu establert.
1.10. Les notes i els esborranys diversos de documents originals que estiguin en perfecte estat de conservació i localitzats.

2. Documents que es poden eliminar en substitució de la versió actualitzada.

Hi ha una sèrie de documents que, en ser substituïts per un nou exemplar, es poden eliminar, llevat del document principal emès per la unitat d’origen, que l’haurà de conservar com a testimoniatge de les seves funcions:
2.1. Les còpies dels acords de les Comissions i Consells de la Generalitat l’original del qual restarà a l’acta corresponent de l’òrgan emissor, llevat de la còpia que sigui necessària per a la gestió dels diferents procediments a les unitats i serveis.
2.2. Les comunicacions i les còpies de les resolucions dels òrgans de govern de la Generalitat referents als nomenaments i als cessaments de càrrecs, llevat de la còpia original, que es conservarà a l’expedient de personal, i la còpia personal de l’afectat.
2.3. Les instruccions i les circulars de la Generalitat que es trameti per mitjà electrònic a diverses unitats  administratives, llevat de l’exemplar principal de l’òrgan emissor, que el conservarà en suport electrònic i en suport paper.
2.4. Els documents fruit de l’elaboració de la Memòria dels Departaments de la Generalitat, així com els documents fruit de l’elaboració  les memòries dels  Serveis Territorials, atès que el seu contingut es publica anualment.

3. Documents que s’han d’eliminar d’acord amb el calendari de conservació.

La Comissió Nacional d’Avaluació, Accés i Tria Documental (CNAATD) de la Generalitat de Catalunya aprova les taules d’avaluació documental, les quals determinen el període de conservació de les sèries documentals de l’Administració de la Generalitat de Catalunya, l’Administració local i les universitats públiques. Per tant, d’acord amb les taules d’avaluació documental  es podrà procedir a l’eliminació controlada de la documentació en els terminis previstos en les distintes Ordres publicades al Diari Oficial de la Generalitat.
La documentació amb un termini de destrucció igual o inferior als cinc anys no ingressa ja a l’Arxiu Central i són les unitats administratives les encarregades de la seva destrucció. Ara bé, qualsevol eliminació és sempre comunicada a l’Arxiu Central, atès que és qui controla els terminis de destrucció dels documents i registre totes les  dades. Al mateix temps, l’Arxiu Central aplica sistemàticament les taules d’avaluació per procedir a la destrucció dels documents caducats  ubicats en els seus propis dipòsits.
El volum de documentació destruïda, d’acord amb les taules d’avaluació publicades per la Generalitat de Catalunya en els 16 anys de funcionament de l’Arxiu Central és  de 2529, 23 ml i s’han aplicat un total  de 90 taules d’avaluació.

4. Conclusió.

Una de les fites més importants assolides al llarg d’aquests anys de funcionament de l’ Arxiu Central de la Delegació del Govern, és que  en aquests moments no es destrueix documentació  en els arxius  de gestió de les unitats administratives dels distints Serveis Territorials de la Generalitat al marge de les disposicions dictades per la CNAATD.
La valoració global de la experiència portada a terme a l’Arxiu Central en l’aplicació de les taules d’avaluació documental és molt positiva, atès l’important volum de documentació eliminada o transferida a l’Arxiu Històric (625 ml), en el cas de documentació de conservació permanent.
Ara bé, cal insistir en la necessitat de potenciar i continuar avançant en els treballs l’avaluació documental ja que si es paralitza el calendari de conservació dels documents, el sistema de gestió deixarà de funcionar en un termini relativament curt. Finalment cal abordar sense més demora el fet de  com incideixen les noves tecnologies en l’avaluació de la documentació. Ja ha arribat el moment de replantejar qüestions entorn a la formulació de les noves series documentals sorgides com a conseqüència  de la implantació de dites tecnologies. Cal considerar  la necessitat d’avaluar dades a més de sèries i documents.
És un fet remarcable que el desenvolupament de les garanties jurídiques sobre la validesa dels documents electrònics obre les portes a noves formes de gestionar la informació i els documents i, conseqüentment, també d’efectuar l’avaluació i selecció documental.

M. Carme Capdevila i Guarro
Responsable de l’Arxiu Central de la Delegació del Govern a Lleida