El pla de seguretat de l’arxiu (II). Mesures de prevenció


Com ja vam publicar en una entrada setmanes enrrera els plans de seguretat són de vital importància per a les nostres institucions.

Els arxius haurien de tenir una prevenció de riscos adequada, reflectida en el Pla de Seguretat. Entre tots els riscos existents, destacaríem els riscos higiènics, ja que aquests són els més comuns en qualsevol arxiu.

Els riscos higiènics són els derivats d’agents contaminants (químics, físics i biològics) en el nostre lloc de treball.

En el cas dels contaminants químics, als quals estem exposats quan manipulem productes químics, realitzem una desinfecció ambiental o tractem un control de plagues, s’han d’atendre a unes mesures preventives. No hi ha dubte que el fet que hi hagi una empresa autoritzada i un protocol d’actuació són de vital importància, així com també la ventilació (segons els casos) i els equips de protecció individual (EPI’s) adequats (guants de nitril, mascareta, etc).

Respecte als contaminants físics, cal esmentar l’exposició a camps electromagnètics i a la radiació lumínica. En aquest cas s’hauria d’evitar l’acumulació d’aparells elèctrics en la nostra àrea de treball i evitar estar a prop de zones emissores, com quadres elèctrics. La radiació lumínica, produïda fonamentalment per l’escàner o fotocopiadora, s’hauria d’evitar i, si és el cas, protegir-se amb guants de cotó o ulleres de sol.

Per últim, els contaminants biològics són una constant en els nostres arxius. Normalment la seva aparició és en forma de fong i cal tenir en compte les mesures preventives per evitar la seva propagació. Les mesures anirien encaminades a revisar la documentació per detectar els fongs, la separació i neteja de la documentació infectada, la ventilació, els EPI’s adequats (guants, mascaretes, etc.) i l’existència d’un protocol de neteja i desinfecció.

També és important que les mesures de prevenció s’estenguin a les nostres instal·lacions i es tinguin en compte en la ubicació dels dipòsits, així com en la utilització de materials per mantenir estables les condicions de temperatura, humitat i renovació d’aire. És important evitar els sistemes de pas d’aire en les prestatgeries que contenen documentació i utilitzar sistemes de climatització per controlar la temperatura en el dipòsit (18-20º) i la humitat (50-65% HR). Finalment, destacar que el sistema de ventilació hauria de permetre l’entrada d’aire exterior i extreure l’aire interior per evitar l’acumulació d’agents.

Com a reflexió final sobre el tema, m’agradaria destacar que gairebé tots els arxivers tenen coneixement sobre les mesures preventives ideals, però la seva aplicació no és possible per altres motius, com la falta d’espai, l’assignació econòmica, etc. No hi ha dubte que la prevenció de riscos és clau, tot i que tots coneixem casos de dipòsits que no compleixen amb aquestes directrius (dipòsits ubicats en soterranis, dipòsits sense control d’humitat i temperatura, etc.)    Per aquest motiu, cal que exigim a les nostres institucions, en la mesura del possible, per tal que es prenguin les mesures preventives adequades per evitar danys innecessaris.  

 

Jonás Suárez i Mònica Sesma
Arxiu Municipal de Lleida

 

Anuncis

El pla de seguretat de l’arxiu (I)


Quan ens trobem davant del repte de redactar el pla de seguretat del nostre arxiu hem de tenir present que aquest s’ha d’adaptar a les seves necessitats específiques, i que serà un pla individualitzat per a cada institució. Així doncs, per a la seva elaboració, tan sols es poden donar unes pautes generals orientatives que caldrà interpretar, desenvolupar o concretar convenientment segons les característiques de cada una de les institucions.

Tot pla de seguretat d’arxiu ha de garantir la seguretat de les persones, tant dels treballadors com dels usuaris, i de la documentació que custodia. Per altra banda, s’ha d’aplicar una política de prevenció i de protecció després d’haver analitzat i avaluat els riscos potencials. Així com, contenir una planificació i coordinació de la vigilància i generar un pla d’emergència i evacuació –breu i amb consignes d’actuació molt clares-, que ha de conèixer i assajar tot el personal de l’arxiu. Finalment, ha d’establir els mecanismes adequats per evitar la relaxació progressiva de la seguretat.

Aquests objectius s’assoleixen partint d’un anàlisi de les característiques individuals de cada institució i de les activitats que s’hi porten a terme. Cal tenir molt clars quins són els factors de risc i adoptar la política de prevenció més apropiada per a cada situació.

Amb l’objectiu de minimitzar els danys s’han d’organitzar mecanismes d’intervenció des del moment de la seva detecció fins al de la intervenció. Cal tenir en compte que la intervenció és el darrer anell de la cadena de seguretat i que aquesta ha de ser ràpida i eficaç.

Un arxiu, una biblioteca, un museu són espais en què la seguretat és vital, tant per a les persones com per al patrimoni. Tot el personal ha d’estar implicat en la prevenció de Riscos Laborals per poder respondre correctament davant dels riscos s’ha d’estar ben informat i haver rebut la correcta formació preventiva general i la formació preventiva específica per a cada lloc de treball.

El pla de seguretat s’ha de revisar periòdicament, s’ha d’actualitzar i s’ha d’adaptar a les necessitats canviats de l’arxiu.

Jonás Suárez i Mònica Sesma
Arxiu Municipal de Lleida