L’accés a informació des de plataformes de telefonia mòbil s’ha estés, fins i tot les persones que no tenen un coneixement informàtic elevat i que tenen dificultats a l’hora d’utilitzar les aplicacions ofimàtiques, es mouen pel bast món dels cercadors amb una gran habilitat, la mateixa que despleguen per la utilització de les eines d’edició de so i d’imatge. Les xarxes socials són l’altre món en el que s’ha generalitzat l’accés a tot tipus de públic i tenen el predicament que no han tingut mai altre tipus de plataformes.
Per tot això sembla una barbaritat no utilitzar totes aquestes eines des dels arxius, tant en els processos interns, a l’hora de compartir experiències amb l’objectiu de crear coneixement; però sobre tot com a eines de difusió i accés als diferents serveis que ofereixen els arxius.
És cert que no tothom té el mateix ritme a l’hora d’introduir-se en el món de les Tecnologies de la Informació i de la Comunicació (TIC), però ara ja no pot haver cap excusa per a què a un professional de la documentació i de la informació no conegui els instruments més adients per a la bona gestió dels fons i del centre, com no pot ignorar els millors entorns i plataformes per oferir un servei a través de les diferents xarxes i eines per compartir i difondre la informació.
Així les aplicacions que ens permeten recollir aquelles cerques d’informació per a documentar les nostres eines tradicionals (guies d’arxiu, de fons o fitxes de descripció) no només les hem de conèixer sinó que les hem de dominar tant les de sindicació que ens permet seguir el fil dels continguts interessants, a través de les aplicacions RSS o Atom. També en tenim de marcatge o addició a les nostres “prestatgeries”, tal i com fèiem abans amb les publicacions especialitzades, els manuals o les separates, podent-les filtrar a través dels termes claus utilitzats per a la seva descripció, o millor per a possibilitar la recuperació fàcil, una de les més potents i més utilitzades és l’Evernote, ara també Zotero, ambdues ens permeten ara guardar conjuntament els continguts que ens són necessaris, les notes que hem elaborat a partir d’ells i altres informacions que no ens han arribat ni per Internet ni en suport informàtic, ja que ens permeten afegir digitalitzacions. També ofereixen la possibilitat de marcar i afegir tota classe de continguts, textuals, d’imatge o de so, o continguts multimedies.
Per recollir els nostres enllaços preferits tenim eines com Delicious i, també, altres com Diigo que combina la possibilitat d’agregar contingut de pàgines web i conservar enllaços que ens remeten a elles. En el cas de les nostres institucions aquestes eines haurien de recollir els enllaços de referència, els relacionats amb la legislació, les de diccionaris, enciclopèdies, vocabularis i tesaures especialitzats i els que tenen a veure amb les institucions productores dels fons, per exemple. L’avantatge sobre el marcatge de preferits del nostre navegador o el Reader de Google, és la possibilitat d’afegir una descripció a mena de resum descriptiu i marcar-lo amb termes claus o etiquetes que milloren les nostres cerques.
El món de les biblioteques i de la documentació ja fa un temps que les han incorporat a les seves eines de difusió dels seus fons, la Biblioteca de Catalunya, el Centre de Documentació Europea en la Universitat Autònoma de Barcelona, La Biblioteca Sant Pau –Santa Creu de la xarxa de Biblioteques de Barcelona, són uns pocs exemples entre molts. En canvi no hem trobat ni un sol exemple d’un arxiu, potser alguns l’utilitzen de forma privada, però no el tenen obert al públic o potser sí que hi ha algun exemple i no l’hem sabut trobar.
Netvibes és un exemple de web 2.0 que ens permet accedir des de qualsevol terminal a un escriptori en línia personalitzat que agrupa en un únic espai web diferents recursos, aplicacions i informació de manera personalitzada. Té una part pública i una altra de privada que es gestiona des d’un únic entorn. Ens permet tenir la informació recollida o la que oferim distribuïda en diverses pestanyes classificades segons ens sembli més convenient, la qual cosa facilita l’accés. A més és una eina dinàmica que s’actualitza automàticament, que ens deixa afegir, eliminar o editar els continguts i compartir-los amb gran facilitat ja sigui en obert o a través de subscripció.
També en aquest cas trobem exemples de biblioteques que ho han incorporat a les seves eines de difusió com la Biblioteca del CEFJE o la Biblioteca Pública de Tarragona; en aquest supòsit també hi trobem algun exemple d’arxiu com el de l’Arxiu Municipal de Barcelona.
Des dels arxius hem de considerar aplicacions com a eines potents de difusió dels fons i dels serveis i com a un mitjà per apropar potencials usuaris als arxius, aprofitant la gratuïtat de les aplicacions bàsiques i les possibilitats casi il·limitada de consulta des de qualsevol plataforma des de les que els usuaris accediran a la informació del nostre arxiu.
La utilització d’aquestes eines requereix d’un mínim de planificació de quins tipus de continguts i serveis s’oferiran i cal assegurar que l’usuari potencial arribarà a la “nostra pantalla”, bé perquè ha fet una cerca concreta sobre l’arxiu o bé perquè la seva estratègia de cerca li apropa fins a algú dels continguts que es troben en ell. Això ens obliga a conèixer tots els tipus de cercadors i motors de cerca i la seva forma de treballar per tal d’utilitzar al cent per cent els recursos que ens ofereixen per assegurar-nos que la informació arribarà a aquell que la cerca i a aquell que li interessa. Per això la utilització de les metadades és imprescindible i per tant la seva definició i la seva classificació. Les eines que ens permeten crear i editar continguts per a publicar en Internet també ens permeten una descripció acurada i la utilització de metadades, però sobre tot hem d’incloure eines RSS o Atom i les possibilitats de compartició de continguts (amb les limitacions oportunes) a través de les eines que ens porten a les webs socials. Malgrat tot, el treball que requereixen en relació al seu retorn potencial fa que siguin les eines més eficients de les que elaborem a l’arxiu i la seva posada en circulació comporta una mínima despesa inicial.
Grup d'Arxivers de Lleida 